Những thông tin cụ thể về quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

1. Tổng quan về hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự

Quản lý hồ sơ nhân sự được hiểu là hoạt động kiểm tra, bảo quản, lưu trữ các giấy tờ hồ sơ nhân sự tại doanh nghiệp. Thông thường, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện tuyển dụng và thu thập hồ sơ nhân sự để có thể tiến hành quản lý phục vụ cho mục đích sử dụng sau này.

1.1. Loại giấy tờ hồ sơ nhân sự cần được quản lý

Các giấy tờ trong hồ sơ nhân sự có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định của công ty nhưng thông thường thì sẽ có những giấy tờ cơ bản đối với nhân viên làm việc tại công ty ví dụ như:

- Bản khai sơ yếu lý lịch, tờ khai thông tin cá nhân có trong hồ sơ xin việc. Các giấy tờ CV xin việc, đơn xin việc của ứng viên được tuyển dụng.

- Bản hợp đồng lao động, các chế độ phúc lợi áp dụng cho nhân viên hoặc các thông tin về quy định chấm dứt hợp đồng lao động, các quyết định nghỉ việc (nếu có).

- Bản thông tin quá trình làm việc tại công ty như: Hợp đồng thử việc, hợp đồng đào tạo, hợp đồng làm việc chính thức, hợp đồng thăng chức, giấy tờ quyết định tăng lương.

1.2. Tại sao cần phải quản lý hồ sơ nhân sự?

Trước hết, việc lưu trữ hồ sơ thông tin của nhân viên là một yêu cầu bắt buộc mà doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện. Vì theo quy định pháp luật hiện hành thì thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự sẽ là 5 năm tính từ khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Đối với hồ sơ lưu trữ điện tử khi đã được số hóa thì doanh nghiệp không được xóa hồ sơ, và các hồ sơ được lưu trữ số hóa có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là cơ sở để sử dụng thông tin cho các đợt thanh tra, kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả để có thể quản lý tốt hơn nguồn nhân lực và có thể đưa ra các quy định, chính sách phù hợp hơn cho từng đối tượng nhân viên.

Trong trường hợp có những vấn đề xảy ra với người lao động hoặc có xảy ra tranh chấp ngoài ý muốn giữa công ty và người lao động thì doanh nghiệp có thể dựa vào hồ sơ nhân sự được lưu trữ để giải quyết vấn đề, đảm bảo tính công khai minh bạch.

2. Những cách thức quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

Để có được một quy trình quản lý hồ sơ nhân sự khoa học thì bạn cần tổ chức thực hiện theo trình tự hợp lý. Thêm nữa, việc sử dụng cách thức quản lý phù hợp cũng tạo nên hiệu quả trong việc trích xuất hay lưu trữ hồ sơ nhân sự.

2.1. Thực hiện quản lý theo trình tự hệ thống

Hệ thống trình tự quản lý hồ sơ nhân sự khoa học có thể được thực hiện theo các bước bắt đầu từ giai đoạn tiếp nhận hồ sơ từ người lao động. Việc kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự cũng nằm trong trình tự quản lý hồ sơ.

2.1.1. Phân loại hồ sơ

Khi nhận được hồ sơ từ cán bộ nhân viên, phòng ban chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ cần thực hiện công tác phân loại hồ sơ, giấy tờ. Phân chia một số nhóm giấy tờ nhân sự như giấy tờ lý lịch nhân viên, hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác.

Hoặc bạn có thể lựa chọn phân loại hồ sơ nhân sự theo từng phòng ban, theo mốc thời gian tiếp nhận hồ sơ hoặc theo chữ cái, vùng miền. Tùy vào tính chất hoạt động của doanh nghiệp cũng như quy mô nhân sự mà bạn có thể lựa chọn cách phân loại hồ sơ phù hợp để dễ dàng quản lý.

Quá trình sắp xếp hồ sơ ban đầu sẽ giúp bạn hiểu rõ cách tổ chức lưu trữ hồ sơ, từ đó có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.

2.1.2. Lựa chọn địa điểm lưu trữ

Thông thường các doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ hồ sơ tại chính văn phòng của doanh nghiệp. Một số trường hợp khác như những doanh nghiệp lớn, nhiều chi nhánh, nhân viên thì họ có thể thực hiện lưu trữ hồ sơ nhân sự tại kho lưu trữ dữ liệu hành chính.

Việc lựa chọn địa điểm lưu trữ hồ sơ bằng giấy cần đảm bảo những yếu tố cơ bản để tránh rủi ro thất lạc hay bị hư hỏng hồ sơ. Nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự cần là nơi đủ rộng, thông thoáng, không có côn trùng, ẩm mốc.

2.1.3. Thực hiện công tác lưu trữ

Sau khi đã phân loại hồ sơ nhân sự thì bạn có thể tiến hành sắp xếp và phân bổ các giấy tờ hồ sơ về đúng thư mục, vị trí của từng loại hồ sơ. Chú ý bạn cần ghi tên, đánh dấu trên các hồ sơ và phân bổ sắp xếp vào tủ hồ sơ theo thứ tự dễ quản lý nhất.

Thêm nữa, trước khi lưu trữ hồ sơ bản cứng bạn cũng nên thực hiện nhập hồ sơ nhân sự trên phần mềm máy tính nếu doanh nghiệp bạn sử dụng các thức quản lý dữ liệu nhân viên trên máy tính.

2.1.4. Kiểm soát hồ sơ lưu trữ

Quản lý hồ sơ nhân sự cần thực hiện bước kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên. Việc cập nhật hồ sơ nhân sự là để bổ sung những giấy tờ cần thiết hoặc thay đổi hồ sơ của các đối tượng lao động.

Bạn nên đề ra kế hoạch kiểm tra hồ sơ nhân sự định kỳ để đảm bảo chất lượng hồ sơ lưu trữ cũng như kịp thời phát hiện ra lỗi sai hay thất lạc hồ sơ để có thể sửa chữa và giải quyết vấn đề kịp thời.

2.2. Lựa chọn phương thức quản lý hồ sơ nhân sự phù hợp

Hiện nay, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự có thể thực hiện theo hai cách phổ biến đó là lưu trữ thủ công hồ sơ bản cứng và cách lưu trữ hồ sơ bản mềm trên phần mềm trong máy tính.

2.2.1. Lưu trữ truyền thống

Việc quản lý hồ sơ truyền thống là thực hiện quản lý và lưu trữ hồ sơ bản gốc, giấy tờ tại các văn phòng, địa điểm lưu trữ hồ sơ. Cách thức lưu trữ này được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng.

Lưu trữ bản gốc hồ sơ nhân sự sẽ giải quyết được nhiều vấn đề khi người lao động cần bằng chứng cụ thể về giấy tờ lao động hoặc cung cấp cho các cơ quan kiểm tra bản gốc của hồ sơ nhân sự.

2.2.2. Kết hợp quản lý hồ sơ nhân sự trên phần mềm

Để có một hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả và khoa học thì doanh nghiệp nên kết hợp phương pháp lưu trữ hồ sơ truyền thống và lưu trữ dữ liệu nhân sự trên hệ thống phần mềm. Bạn có thể sử dụng phần mềm excel hoặc các ứng dụng phần mềm quản lý nhân viên, phần mềm chấm công để quản lý dữ liệu hồ sơ nhân sự. 

Việc kết hợp cách thức quản lý hồ sơ nhân sự sẽ tạo nhiều thuận lợi hơn cho quá trình trích xuất, kiểm tra và cập nhật thông tin của nhân sự, giảm thiểu được nhiều rủi ro và mang lại một hệ thống quản lý hồ sơ chuẩn hơn cho doanh nghiệp.

3. Một số lưu ý trong hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự

Hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự cần được thực hiện một cách có hiệu quả để tạo tiền đề cho doanh nghiệp mở rộng quy mô thu hút nhiều nhân sự. Doanh nghiệp cần chú trọng nâng cao hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự, tận dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình quản lý hồ sơ nhân sự cũng mang lại nhiều lợi ích thiết thực hơn. 

Khi thực hiện quản lý hồ sơ nhân sự các bên chịu trách nhiệm thực hiện không được bỏ qua các bước cơ bản trong quy trình để tránh sai sót có thể xảy ra. Bạn cần phải tuân thủ các nguyên tắc trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Bên cạnh đó bạn cũng có thể đề xuất các phương án để nâng cao hiệu quả của hoạt động này tại doanh nghiệp mình.

Trên đây là những thông tin cụ thể về quản lý hồ sơ nhân sự tại doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết bạn đọc biết được tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự khoa học cũng như cách thức để có thể thực hiện hoạt động này một cách hiệu quả.