Những lưu ý cần tuân thủ chính xác khi lập phiếu xuất kho

Việc Làm Sản Xuất

1. Khái quát về mẫu phiếu xuất kho

1.1. Khái niệm phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho là mẫu giấy chứng từ kế toán được dùng để theo dõi kiểm soát được số lương ra còn trong kho của mình. Các doanh nghiệp thường dùng mẫu phiếu này để kiểm kê các chi phí và hạch toán những chi phí sản phẩm chi tiêu của sản phẩm trong một thời gian nhất định thông thường là theo năm theo nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.

Phiếu xuất kho được viết ra khi các cơ quan tổ chức các hoạt động xuất hàng hóa, xuất vật tư,… cho các đơn vị nhập hàng hóa của công ty mình.

Mẫu phiếu xuất kho được coi như là một trong những mẫu phiếu được áp dụng và được áp dụng nhiều nhất khi mà doanh nghiệp cần viết kiểm kê đơn hàng. Một mẫu phiếu xuất kho đúng chuẩn theo quy định cần đảm bảo đúng theo form về chất lượng, hình thức cũng như nội dung văn phong trang trọng.

1.2. Phiếu xuất kho có tác dụng gì trong các doanh nghiệp

Được xem là một giấy phiếu ghi chép lại tất cả những thông tin liên quan đến việc xuất, lấy vận chuyển hàng từ kho đi của các doanh nghiệp như là ghi lại tên của sản phẩm, số lượng, đơn giá, kho xuất,… những sản phẩm này có thể là những nguyên vật liệu, những sản phẩm dùng trong thường ngày, dụng cụ, vật tư, hàng hóa,….

Chính vì vậy, ta có thể theo dõi kiểm soát được số lượng hàng, sản phẩm của mình đã được xuất kho bao nhiêu, trong kho còn bao nhiêu thông qua giấy xuất kho này. Đây chính là một trong những giấy tờ quan trọng trọng việc giúp công ty doanh nghiệp xác định chính xác toàn bộ chi phí cũng như kiểm soát, đánh giá được thực trạng, nhu cầu tiêu dùng sản phẩm này của khách hàng để từ đó đưa ra mức chiến lược mục tiêu kinh doanh rõ ràng về dòng sản phẩm này.

Với mỗi phiếu xuất kho này chúng ta có thể ghi nhiều loại sản phẩm trên đó mà không nhất thiết yêu cầu là 1 loại. Việc ghi được nhiều loại sản phẩm cùng một lúc như này sẽ thuận tiện hơn rất nhiều trong việc kiểm kê hạch toán các chi phí. Nói chung là phiếu xuất kho đóng một vai trò rất quan trọng và là một yếu tố không thể trong mỗi doanh nghiệp khi mà xuất hàng hóa để bán, để chuyển kho hay sản xuất,....

2. Cách viết giấy xuất kho đúng chuẩn nhất

Là một giấy tờ hành chính nên vì thế bạn cần viết đúng theo những khung yêu cầu chuẩn cần có của một thủ tục hành chính cần có mà không được phép sáng tạo riêng khi viết chúng ta cần tiến hành tuần tự theo các bước như sau. Cụ thể là:

Bước 1: người mà có thẩm quyền, có quyền hành quyết định thì sẽ là người có quyền lập giấy chứng nhận xuất kho giấy chứng nhận xuất sản phẩm hàng hóa. Người nhập hàng hóa này cần làm theo đúng quy trình và thủ tục cần thiết.

Bước 2: người lập giấy xuất kho này sẽ đưa và chuyển giấy chứng nhận này cho người phụ trách hay Giám đốc để duyệt văn bản  và cấp phép xuất kho đi.

Bước 3: người được ủy quyền giao nhiệm vụ trọng trách lập phiếu cần chịu toàn bộ trách nhiệm về  tính xác thực, cần chịu trách nhiệm về hàng hóa vật tư căn cứ vào đề nghị xuất kho để từ đó tiến hành các thủ tục và quy trình lập phiếu.

Bước 4: sau đó sẽ thực hiện các công việc liên quan đến việc xuất những vật tư sản phẩm như đã có trong phiếu xuất đã ghi. Sau đó làm các thủ tục  xuất kho, ký và bàn giao các thủ tục cho kế toán viên hạch toán lại những hàng hóa đã xuất kho để cuối tháng kiểm kê.

Bước 5: phiếu xuất kho sau khi được kế toán hạch toán ghi lại xong, sau đó sẽ được chuyển tới kế toán trưởng để phê duyệt và thực hiện ghi chép sao kê vào sổ kế toán, và người kế toán viên sẽ phải chịu toàn bộ những trách nhiệm liên quan đến pháp lý cũng như tính xác thực về việc lập phiếu.

Khi mà đã hoàn thiện hoàn thành được 5 bước trên, thì các bạn đã hoàn tất được các thủ tục để hoàn tất việc xuất kho hàng hóa của doanh nghiệp mình đi tới nơi khác một cách đúng đủ nhanh chóng và hiệu quả nhất.

3. Nội dung cần có trong mẫu phiếu xuất kho

Được biết đến như là một trong những giấy tờ mẫu đơn được sử dụng nhiều trong việc xuất kho hàng hóa đi cần có trong tất cả công ty doanh nghiệp để gửi tới cho ban lãnh đạo hoặc bộ phận kế toán viên có thẩm quyền để  phê duyệt và ghi chép lại, thì thông thường một mẫu đơn hành chính như này sẽ có bố cục chia làm ba phần chính:

3.1. Lời mở đầu

Chỉ cần là một mẫu đơn thì chắc chắn không thể thiếu đến việc viết Quốc hiệu, tiêu ngữ; địa điểm thời gian, tên của công ty, tên kho hàng cũng như số hiệu của chúng, và đây là phần không được phép bỏ qua hay quên viết tới. Và một điều dễ hiểu là phiếu xuất kho cũng cần và cũng cần đảm bảo các nội dung đó.

Và một trong những thứ không kém phần quan trọng đó chính là tên mẫu đơn, tên mẫu đơn cần viết đúng chữ in hoa, in đậm và ở giữa dòng “Phiếu xuất kho”, để từ đó người xem có thể nhận biết và tiến hành các thủ tục cần thiết cho bạn một cách nhanh chóng nhất có thể. Vì đơn giản bạn có thể hiểu là nếu tiêu đề mà bạn viết sai thì coi như nội dung bên dưới của bạn không còn ý nghĩa gì nữa.

3.2. Nội dung phiếu xuất kho

Sau khi viết xong phần một, chúng ta bắt đầu đi vào phần quan trọng tiên quyết của bài, đó chính là phần nội dung:

Trước khi viết tên ra, bạn cần thêm bổ sung vào trước đó hai chữ "Kính gửi" để tăng phần trang trọng và lịch sự cho đơn của mình.

Thông tin cá nhân người lập đơn: bao gồm họ tên, mã số nhân viên

Tiếp đó cần nêu cụ thể lý do cho việc lấy hàng xuất kho là gì, tùy theo mục đích nhu cầu được chỉ thị người lập đơn sẽ ghi vào, có thể là xuất hàng đi bán, xuất vật tư phục vụ quá trình sản xuất,…

Sau đó, sẽ ghi rõ hàng hóa được xuất đi từ khi nào, và tại kho nào

 Và các cột A, B, C, D cần điền thứ tự lần lượt đúng trình tự theo: số thứ tự, tên hàng hóa xuất, vật tư dụng cụ hay công cụ và đơn vị tính của từng loại hàng hóa được xuất vận chuyển đi đó

 Tiếp đến cột  1 2 sẽ là phần để chúng ta ghi số lượng vật tư thành phẩm hàng hóa mà chúng ta xuất ra và cách thức xuất như thế nào.

 Cột 3: đơn giá, giá thành cho từng sản phẩm, hàng hóa được xuất đó, và việc ghi chép này cần tuân thủ đúng các quy trình thủ tục hạch toán sau này.

Cột 4: tổng thành giá trị của hàng hóa đang được chuẩn bị xuất kho với công thức tính là tổng thành tiền = đơn giá * số lượng hàng xuất.

Và phía cuối của bảng là phần tổng cộng tổng giá trị đơn hàng xuất kho đã được liệt kê ở trên. Số tiền đó sẽ được ghi bằng cả chữ và số cùng với các chứng từ cần thiết.

3.3. Phần kết phiểu xuất kho

Ở phần này chúng ta cần ghi rõ thời gian lập phiếu chính xác theo từng ngày tháng năm, và tiếp đó cần kèm theo chữ ký của những người như sau: người lập, người nhận, thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc. Và họ sẽ cần ký và ghi rõ họ tên của mình.

Tìm việc làm thủ kho

4. Tải mẫu phiếu xuất kho chuẩn xác mới nhất 2024

Việc lập phiếu xuất kho để xin lấy hàng hóa ra là việc làm thường xuyên không thể thiếu cũng như không thể bỏ qua trong hoạt động kinh doanh sản xuất của các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Nắm được việc làm này là hoàn toàn cần thiết vì thế để nhanh chóng và thuận tiện nhất cho công việc của bạn không những tiết kiệm được nhiều thời gian của mình mà lại sẽ có được bộ phiếu xuất kho chính xác, mới nhất và đầy đủ thì chắc chắn bạn không nên bỏ qua mà chúng ta cần tham khảo và tải ngay cho mình mẫu phiếu xuất kho chính xác nhất  về mới nhất đầy đủ nhất 2024 tại đây nhé.  

Tải mẫu phiếu xuất kho tại đây: 

Phiếu-xuất-kho-mẫu-số-02-VT-Thông-tư-200.doc

5. Những lưu ý cần lưu tâm khi lập phiếu xuất kho

Phải lập ít nhất là 3 liên giống nhau, không được ít hơn bởi các liên này cần được lưu giữ tại từng bộ phận riêng

 Một liên cho bộ phận lập phiếu

Một liên cho người phụ trách lưu giữ hàng hóa hay còn gọi là thủ kho

Tìm việc làm giám sát kho

Liên cuối, sẽ được chuyển cho người phụ trách nhận hàng, để nếu có trường hợp rủi ro thì sẽ lấy phiếu xuất này ra để xác nhận chứng thực.

Sau khi hoàn thành xong các bước các công đoạn cần thiết cho việc lập phiếu, người mà đứng ra chịu những trách nhiệm sẽ có nhiệm vụ chuyển tất cả những liên kia tới cho kế toán trưởng sau là ban lãnh đạo giám đốc để thực hiện việc xác nhận, khi đó chúng ta mới có quyền được lấy hàng ra khỏi kho.

Như vậy để hoàn tất được việc lập phiếu xuất kho này chúng ta chỉ cần nắm chắc cho mình những quy tắc, những quy định về yêu cầu nội dung cũng như hình thức đó là bạn sẽ có được một bản phiếu hoàn chỉnh rồi.

Và bài viết trên đã cung cấp chỉ rõ ra cho bạn những thông tin chủ yếu, cần phải có trong đơn để không còn bỡ ngỡ hay gặp bất kỳ khó khăn về “Phiếu xuất kho”. Mong rằng với bài viết này đã giúp cho bạn nắm rõ được những kiến thức để có thể lập một mẫu phiếu xin xuất hàng hóa một cách đầy đủ và chính xác nhất mà bên công ty yêu cầu. Hiểu được nhu cầu cần thiết và chính xác của bạn đây, nên chúng tôi đã tải lên website đường link hướng  dẫn tải mẫu đơn về, tham khảo nhé!