Cập nhật bản mô tả công việc Trưởng phòng kho vận chuẩn nhất!

Việc làm xuất nhập khẩu

1. Giới thiệu chung về vị trí việc làm Kho vận

Bạn đang tìm hiểu và dự đoán công việc ở vị trí Trưởng phòng vận tải, nhưng trên thực tế bạn không thực sự hiểu rõ những trách nhiệm mà vị trí này cần thực hiện. Dưới đây là một vài thông tin hữu ích, giúp bạn có cái nhìn chi tiết và có thể tốt hơn về công việc này!

Kho vận là một bộ phận, phòng ban không thể thiếu trong các doanh nghiệp, đặc biệt có quy mô lớn ở những doanh nghiệp sản xuất và phân phối thành phẩm. Nói chính xác, bộ phận này đề cập đến rất nhiều hoạt động xoay quanh các công tác chuẩn bị và xử lý kho hàng, lên kế hoạch vận chuyển, quản lý hàng tồn, hàng mới,... Do đó, Trưởng phòng kho vận - người đứng đầu ở bộ phận này là người chịu trách nhiệm chính trong việc điều hành, giám sát, quản lý tất cả hoạt động của bộ phận.

Điều này cũng bao gồm cả việc họ trực tiếp xây dựng kế hoạch làm việc, phân công nhiệm vụ cho nhân viên. Là người chịu trách nhiệm chính trong hoạt động kho bãi, hàng hóa trước ban lãnh đạo của doanh nghiệp.

2. Mô tả công việc Trưởng phòng kho vận chi tiết

- Xây dựng kế hoạch giám sát quản lý và điều hành chung toàn bộ hoạt động trong bộ phận. Tổ chức, triển khai và thực hiện những nhiệm vụ liên quan đến hoạt động vận chuyển, chuẩn bị hàng hóa, phân bổ nguồn lực,.... của bộ phận.

- Dựa trên kế hoạch giao hàng nhận được từ bộ phận kinh doanh, Trưởng phòng kho vận đã trực tiếp chỉ đạo công việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa theo đúng yêu cầu.

- Chủ động lập kế hoạch và báo cáo về nhu cầu nhân lực cho bộ phận nhân sự. Kết hợp và làm việc với bộ phận nhân sự để triển khai công tác tuyển dụng, phỏng vấn, tiếp nhận, hướng dẫn, đào tạo,... cho nhân viên mới.

- Thiết lập kế hoạch làm việc định kỳ, phân công và chỉ đạo nhiệm vụ cho từng nhân viên trong bộ phận. Hỗ trợ và hướng dẫn trong quá trình nhân viên làm việc, tối ưu môi trường và không gian làm việc cho nhân viên.

- Giám sát và triển khai quản lý toàn bộ vật tư, thiết bị máy móc trong bộ phận. Thực hiện các công tác mua mới, sửa chữa, lắp đặt,... máy móc vật tư, đảm bảo hệ thống kho vận được vận hành một cách ổn định và hiệu suất.

- Ứng dụng và triển khai thực hiện biện pháp 5s cho bộ phận. Cụ thể là: Lựa chọn và loại bỏ những vật dụng không cần thiết; Sắp xếp hàng hóa và vật tư một cách khoa học; Vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc; Duy trì sự săn sóc đặc biệt đối với văn hóa trong phòng ban; Thực hiện các biện pháp một cách sẵn sàng và kỷ luật.

- Chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng kế hoạch đặt hàng thương mại, hàng sản xuất. Cố vấn về vấn đề dự trữ, quản lý hàng tồn định kỳ từng giai đoạn.

- Xây dựng kế hoạch quản lý và giám sát hàng hóa: Số lượng nhập xuất, hoạt động nhập xuất, bảo quản hàng hóa, sắp xếp hàng hóa,.... Thực hiện chuẩn bị công tác làm hàng, đóng hàng và vận chuyển theo đúng quy trình.

- Trực tiếp chỉ đạo hoạt động tiếp nhận đơn hàng, đóng gói, vận chuyển hàng cho khách hàng theo đúng quy định và yêu cầu. Trực tiếp theo dõi và giám sát hành trình hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận.

- Trực tiếp chỉ đạo hoạt động và quản lý đội xe của doanh nghiệp.

- Chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các vấn đề phát sinh, vướng mắc trong kho. Bao gồm cả việc đứng ra giải quyết những trường hợp nhân viên cấp dưới không thể giải quyết do vượt quá quyền hạn.

- Có nhiệm vụ thực hiện các báo cáo chi tiết cho ban lãnh đạo về thực trạng, tình hình, năng suất hoạt động của bộ phận.

- Một số nhiệm vụ khác có thể được chỉ đạo trực tiếp từ ban giám đốc.

>>> Tải bản mô tả công việc Trưởng phòng kho vận tại đây:

Truong_Bo_Phan_Kho_Van.pdf

3. Chức năng và nhiệm vụ của Trưởng phòng kho vận

Thông qua những thông tin từ bản mô tả công việc, chúng ta có thể đúc kết tổng quan chức năng và nhiệm vụ của Trưởng phòng kho vận như sau:

3.1. Nhiệm vụ quản lý hàng hóa

Trưởng phòng kho vận (logistics manager) là một trong những vị trí làm việc liên quan trực tiếp đến công tác vật tư, vật liệu và hàng hóa của các công ty. Do đó, nhiệm vụ chính của họ chính là quản lý toàn bộ mọi hoạt động liên quan đến những chủ thể này. Đó là việc theo dõi và quản lý các bộ phận tiếp nhận vật tư, vật liệu, nguyên liệu từ bên ngoài vào doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, Trưởng phòng kho vận cũng là cá nhân có trách nhiệm trong công tác giám sát các hoạt động vận chuyển, các bộ phận lưu kho,... Đó cũng là chức danh được doanh nghiệp tuyển dụng để chịu trách nhiệm chính về vấn đề hàng tồn. Họ cần thực hiện các nghiên cứu, phân tích và dự báo về nhu cầu hàng hóa của công ty, điều chỉnh số lượng thành phẩm cần đặt trên cơ sở các thống kê thực tiễn.

3.2. Nhiệm vụ phân bổ nguồn lực

Nguồn lực cần được Trưởng phòng kho vận phân bổ hiệu quả, vì chính nó sẽ là yếu tố giúp họ theo dõi hàng tồn kho thuận lợi hơn. Cụ thể, những tài nguyên như con người, thiết bị, môi trường làm việc,... cần được sắp xếp một cách tối ưu, phù hợp nhất có thể để hoàn thành các mục tiêu đề ra theo định kỳ. Phụ trách chính trong hoạt động vận chuyển, từ khâu tiếp nhận đơn hàng, làm hàng, đóng hàng và chỉ đạo đội xe giao hàng,...

3.3. Nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa

Tất cả những yếu tố có mặt bên trong chuỗi cung ứng phải được Trưởng phòng kho vận chịu trách nhiệm đảm bảo trong tư thế sẵn sàng đến vận chuyển. Ngoài ra, cũng đảm bảo hoạt động nhận nguyên liệu đúng thời hạn như yêu cầu. Tiến độ là một yếu tố cần cam kết nhằm đảm bảo các bên không phải đền bù việc tổn thất nào sẽ phát sinh do chậm tiến độ.

Do đó, Trưởng phòng kho vận cần là người làm việc chặt chẽ với các bên liên quan để đảm bảo quá trình vận chuyển được tối ưu nhất có thể.

3.4. Nhiệm vụ quản lý nhân viên và vật tư thiết bị

 - Quản lý nhân viên: Đối với tất cả các chức danh trưởng phòng, quản lý nhân viên là một trong những chức trách không thể thiếu. Trưởng phòng kho vận là người trực tiếp tiếp nhận, hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ cho các nhân viên. Là người trực tiếp phân công nhiệm vụ, chỉ đạo thực hiện và giám sát toàn bộ quy trình làm việc của nhân viên. Đảm bảo họ không phải vướng mắc hay vi phạm luật lệ, quy định làm việc của phòng ban. Đánh giá hiệu suất làm việc và thái độ của nhân viên định kỳ.

- Quản lý vật tư: Trưởng phòng kho vận cũng là người đảm bảo cho mọi hàng hóa, vật tư nguyên liệu luôn ở tình trạng tốt nhất trước khi được vận chuyển. Điều này bao gồm cả việc cần có phương án tốt nhất cho hình thức vận chuyển, lưu trữ, bảo quản và sắp xếp hàng hóa.

3.5. Nhiệm vụ quản lý rủi ro và ngân sách bộ phận

Đối với một vị trí lãnh đạo như Trưởng phòng kho vận, nhiệm vụ của họ không chỉ là thiết lập các mục tiêu dài hạn ở tương lai. Mà trên thực tế, trách nhiệm của họ còn là lường trước những tình huống, trường hợp rủi ro mà bộ phận có thể phải đối mặt. Trên cơ sở đó, họ có thể đưa ra những giải pháp giải quyết có hiệu quả, không để doanh nghiệp phải chịu một tác động xấu từ chúng.

Bên cạnh quản lý rủi ro, Trưởng phòng kho vận cũng là người chịu trách nhiệm trong hoạt động quản lý ngân sách. Theo đó, họ cần đảm bảo yếu tố tiết kiệm, tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo tính chất lượng của công việc,...

Xem thêm: Mô tả công việc nhân viên giao nhận

4. Yêu cầu công việc đối với Trưởng phòng kho vận

Có thể nói, Trưởng phòng kho vận là một cá nhân có tầm ảnh hưởng và vai trò khá lớn trong các doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp thường rất chú trọng và quan tâm đến hoạt động tuyển dụng vị trí công việc này. Đó chính là lý do, yêu cầu công việc đối với Trưởng phòng kho vận cũng khá cao. Cụ thể như sau:

- Chuyên môn: Cử nhân Đại học trở lên các chuyên ngành về xuất nhập khẩu, logistic, quản trị kinh doanh,...

- Kinh nghiệm: Tối thiểu hai năm

- Biết sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý, các phần mềm cơ bản về tin học văn phòng.

- Có trách nhiệm trong công việc, biết thận trọng và luôn trung thực trong các báo cáo.

- Kỹ năng xây dựng kế hoạch, thiết lập mục tiêu.

- Kỹ năng quản lý điều hành, kiểm soát theo dõi,...

- Kỹ năng ra quyết định và giao tiếp

- Kỹ năng quản lý thời gian và ngân sách

- Kỹ năng giải quyết vấn đề, đàm phán và thương lượng

Tìm việc làm thủ kho

5. Quyền lợi và mức lương

- Được hưởng các quyền lợi về bảo hiểm dành cho lao động

- Được hưởng phúc lợi tùy chỉnh theo chính sách nhân sự của doanh nghiệp

- Được làm việc trong môi trường văn minh, đoàn kết, phát huy được năng lực cá nhân

- Được tuyên dương và thưởng nóng khi hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ

- Lương tháng 13, chế độ phép theo quy định, thưởng lễ Tết và một số trợ cấp, phụ cấp cho các chức danh lãnh đạo,...

- Mức lương trung bình: 15 triệu/tháng

- Mức lương phổ biến: 13 - 20 triệu/tháng

Tìm việc làm trưởng phòng kho vận

6. Cơ hội tìm kiếm việc làm vị trí Trưởng phòng kho vận

Có thể khẳng định, Trưởng phòng kho vận là một trong những vị trí đáng mong ước đối với những ai đang theo đuổi và làm việc ở ngành hậu cần, logistic, cung ứng,... Vị trí này không được tuyển dụng khá thường xuyên, nhưng trên thực tế lại có cơ hội ở rất nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, tỷ lệ cạnh tranh với công việc này là không hề nhỏ. Bạn phải làm gì để “đánh bại” những ứng viên ngoài kia. Kinh nghiệm của viecday365.com cho thấy, đừng “huênh hoang” về chuyên môn và kỹ năng làm việc của bạn.

Mà quan trọng, hãy thực sự khôn ngoan và khéo léo trong quá trình ứng tuyển, cũng như chinh phục nhà tuyển dụng. Khởi đầu bằng việc tìm kiếm thông tin tuyển dụng Trưởng phòng kho vận đáng tin cậy ở trang web viecday365.com. Sau đó, tạo hồ sơ ứng tuyển và gửi liên hệ đến nhà tuyển dụng.

Công ty mô tả Trưởng phòng kho vận là một tài liệu nên được các thành viên tìm hiểu, nghiên cứu và nắm chắc trong lòng bàn tay. Chắc chắn, bạn sẽ phải sử dụng chúng trong quá trình viết CV xin việc, trao đổi trực tiếp với nhà tuyển dụng trong vòng lặp vấn đề. Chinh phục nhà tuyển dụng với mức độ hiểu biết về công việc của bạn!