[Hé lộ] Bản mô tả công việc Trưởng phòng hành chính nhân sự

Tìm việc làm nhân sự

1. Tổng quan chung về vị trí

Nhắc đến sự thành công của một tổ chức hay doanh nghiệp, người ta không thể không nhắc đến một vài yếu tố về nguồn lực. Trong đó, con người được khẳng định là nguồn lực quan trọng nhất, nó quyết định sự thành bại, thịnh suy của một tổ chức. Đó cũng chính là lý do, từ bao lâu nay, công tác tuyển dụng và đào tạo nhân tài vẫn được các công ty chú trọng và quan tâm.

Bên cạnh nhân sự, công tác ghi chép, lưu trữ văn thư, giấy tờ, quản lý tài sản văn phòng trong công ty,... cũng quan trọng không kém. Hai nhiệm vụ đó vẫn luôn song hành cùng nhau trên chặng đường đưa doanh nghiệp phát triển. Trưởng phòng hành chính nhân sự chính là người có trách nhiệm cao nhất trong bộ phận hành chính - nhân sự. Họ là người đảm nhiệm sự điều hành, quản lý và chỉ đạo cho mọi hoạt động liên quan đến tuyển dụng, phát triển, quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Đồng thời, cũng chính là người có nhiệm vụ giám sát, theo dõi và hoạch định những chính sách, kế hoạch quản lý công tác hành chính trong công ty.

Tựu chung, đối với những ai đang theo đuổi một sự nghiệp về nhân sự - hành chính, chắc chắn Trưởng phòng hành chính nhân sự là một điểm đến mục tiêu của nhiều người. Nhưng liệu, bạn đã thực sự hiểu hết chức năng và nhiệm vụ của vị trí quan trọng này trước khi ứng tuyển hay chưa? Nếu chưa, hãy nằm lòng thông tin được viecday365.com chia sẻ sau đây về bản mô tả công việc Trưởng phòng hành chính nhân sự nhé!

2. Mô tả công việc Trưởng phòng hành chính nhân sự

Được ví von với biệt danh “dâu trăm họ”, thoạt nghe cũng có thể cảm nhận được sức nặng về nhiệm vụ và vai trò của Trưởng phòng hành chính nhân sự. Trên thực tế, ở các doanh nghiệp lớn, Trưởng phòng hành chính nhân sự còn là người nắm giữ trong tay sự điều hành của hàng trăm nhân sự lớn nhỏ khác.

2.1. Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự cho công ty

Con người luôn là một chiến lược quan trọng mà các công ty không thể lơ là. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày nay, chất lượng nhân sự chính là một sức mạnh mang tính tổng hợp, có thể khiến họ bứt phá và đánh bại đối thủ. Mục tiêu của Trưởng phòng hành chính nhân sự là xây dựng - phát triển đội ngũ nhân sự cho doanh nghiệp một cách hùng mạnh nhất có thể. Là người đứng đầu bộ phận, họ chịu trách nhiệm cao nhất trong mọi khâu lập kế hoạch, tuyển dụng, tiếp nhận, hướng dẫn, đào tạo phát triển, tạo cơ hội cho nhân sự,...

Cụ thể những nhiệm vụ chính trong chức năng này của Trưởng phòng hành chính nhân sự như sau:

- Thứ nhất, hoạch định chiến lược nhân sự, thiết lập kế hoạch tuyển dụng căn cứ trên nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

- Thứ hai, làm việc với các quản lý, trưởng phòng của những bộ phận khác trong công ty để thực hiện việc xây dựng và thiết kế lập lại mô tả công việc, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn,... của từng phòng ban, bộ phận và từng vị trí.

- Thứ ba, làm việc với các quản lý, trưởng phòng của những bộ phận khác để thiết lập là khung đánh giá năng lực làm việc (KPIs) và các tiêu chí nhìn nhận nhân viên.

- Thứ tư, xây dựng KPIs, trực tiếp giám sát, theo dõi và tiến hành đánh giá năng lực định kỳ theo tuần, tháng, quý,... của từng nhân viên.

- Thứ năm, trên cơ sở nhu cầu phát triển của doanh nghiệp, thực hiện việc lập kế hoạch tuyển dụng, tiếp nhận, hướng dẫn, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự theo định kỳ.

- Thứ sáu, thường xuyên cập nhật xu hướng kinh doanh, xu hướng phát triển dựa trên lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Nhằm tìm ra các giải pháp mới trong phát triển quy mô nhân sự, quy mô phòng ban.

- Thứ bảy, trực tiếp hỗ trợ và chỉ đạo nhân sự cấp dưới trong quá trình tuyển dụng và tiếp nhận ứng viên.

- Thứ tám, thiết lập các chính sách phúc lợi, quy chế về lương thưởng cho công ty, xây dựng các phương án có thể kích thích thái độ, tinh thần làm việc của nhân viên.

- Thứ chín, thiết lập các chính sách cụ thể về quy trình thăng tiến cũng như điều chỉnh, làm mới nhân sự.

- Thứ mười, xây dựng và quản lý ngân sách tài chính nhân sự, thiết lập chương trình phát triển nghề nghiệp cho toàn thể nhân viên.

- Thứ mười một, đảm bảo nhân sự được hoạch định hướng đến đáp ứng chiến lược phát triển và quy mô sản xuất của công ty.

Xem thêm: Mô tả công việc giám đốc điều hành

2.2. Quản trị hành chính nhân sự

Nếu như một trưởng phòng nhân sự chuyên chú trọng vào công tác phát triển nguồn lực con người cho công ty. Thì Trưởng phòng hành chính nhân sự lại là người kiêm luôn chức năng quản trị hành chính. Công việc của Trưởng phòng hành chính nhân sự mang tính đa nhiệm, đòi hỏi ở một tinh thần làm việc luôn không biết mệt mỏi là gì? Ở nhiệm vụ này, Trưởng phòng hành chính nhân sự thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Trên cơ sở đã được phân định về chức năng nhiệm vụ, trực tiếp tổ chức và triển khai thực hiện các công tác về hành chính trong công ty.

- Tham gia chính vào công tác thiết lập, làm mới quy định, nội quy làm việc, các quy định, quy trình,... và đồng thời là người có trách nhiệm giám sát, theo dõi và đánh giá việc nhân sự thực thi các nội quy đó.

- Ra quyết định về các phương án, giải pháp thúc đẩy và đảm bảo việc duy trì, thực hiện tốt các quy định và nội quy trong công ty.

- Trực tiếp điều hành, chỉ đạo và giám sát thực hiện các hoạt động hành chính có liên quan như: quản lý tài sản vật tư văn phòng, quản lý tài liệu hồ sơ, quản lý đội xe, hỗ trợ trong khâu tổ chức và lập kế hoạch cho các hoạt động hội thảo, sự kiện của công ty.

- Tham gia vào công tác quản trị mảng Công nghệ thông tin, như thiết bị máy tính, di động, mạng internet,... của công ty. Nhằm đảm bảo những dịch vụ hỗ trợ về vật tư, thiết bị, dịch vụ liên quan đến công cụ làm việc cho nhân viên.

- Thiết lập các kế hoạch, quy định, quy trình,... liên quan đến việc sử dụng, bảo quản, quản lý trang thiết bị, máy móc hay tài sản chung của công ty.

- Thiết lập các chương trình kế hoạch, chỉ đạo và giám sát việc triển khai thực hiện về vấn đề an toàn lao động, trật tự an ninh, phòng cháy chữa cháy, y tế,...

- Nghiên cứu, phân tích và trực tiếp xây dựng nội dung cho các khung quy định, xây dựng cơ cấu tổ chức và sơ đồ tổ chức cho từng bộ phận trong doanh nghiệp nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung. Đồng thời, đưa ra những đề xuất về tinh chỉnh, thay đổi, làm mới bộ máy điều hành, cơ cấu tổ chức cho công ty.

- Thiết lập các quy định, chính sách và trực tiếp tham gia vào quá trình giám sát các hoạt động có liên quan đến nhân viên, nhân sự mới như: nghỉ phép, lương thưởng, kỷ luật, chế độ thử việc, học việc,... và các chế độ khác dành cho nhân sự như trợ cấp, phụ cấp, bảo hiểm, thuế, tính toán lương, chấm công, nghỉ việc, thai sản,...

- Thiết lập quy chế, quy trình giải quyết mâu thuẫn nội bộ trong doanh nghiệp. Trực tiếp đưa ra giải pháp nhằm giải quyết các kỷ luật, sai lầm đối với cán bộ nhân viên, giải quyết các tranh chấp và mâu thuẫn phát sinh nội bộ.

- Làm việc và hỗ trợ các phòng ban khác trong công tác đánh giá và quản lý nhân sự. Là trung gian liên hệ giữa nhân sự trong công ty và Ban giám đốc, Ban lãnh đạo. Hỗ trợ về công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự mới cho các bộ phận, phòng ban khác. Đồng thời, hỗ trợ họ trong các hoạt động hành chính khác, chẳng hạn như lưu trữ, tìm hồ sơ, giấy tờ, soạn thảo biểu mẫu, quyết định,...

Đọc thêm: Hướng dẫn tạo mẫu KPI cho trưởng phòng nhân sự chuẩn nhất

2.3. Xây dựng và phát triển văn hóa công ty

Mô tả công việc Trưởng phòng hành chính nhân sự cũng đề cập đến trách nhiệm phát triển và kiện toàn văn hóa của tổ chức doanh nghiệp. Điều này là rất quan trọng, văn hóa công ty mấu chốt chính là yếu tố định hình nên tư tưởng phát triển và thương hiệu của công ty đó. Như vậy, đứng đầu bộ phận hành chính nhân sự, người trưởng phòng phải là người có những sáng tạo trong tư duy chiến lược, trực tiếp xây dựng các kế hoạch, đảm bảo về cả môi trường, không gian, văn hóa giao tiếp, văn hóa công sở,... cho nhân viên từ cấp trên đến cấp dưới đều phải thuận theo. Cụ thể họ làm các nhiệm vụ như sau:

- Trực tiếp tham gia vào việc cố vấn, tham mưu về xây dựng bộ quy chuẩn ứng xử, văn hóa công sở và đạo đức nghề nghiệp trong công ty cho Ban lãnh đạo.

- Trực tiếp đưa ra những ý tưởng, xây dựng các chương trình và kế hoạch hoạt động nhằm thúc đẩy sự gắn kết, đoàn kết giữa các nhân viên trong công ty.

- Thiết lập văn hóa làm việc, văn hóa chia sẻ, giúp đỡ,... giữa các nhân viên trong công ty. Trực tiếp chỉ đạo và giám sát việc thực thi, tuân thủ văn hóa công ty của các nhân viên.

Tìm việc làm trưởng phòng hành chính nhân sự

2.4. Quản trị nhân viên và nhân tài

Cuối cùng, Trưởng phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm quản trị nguồn lực con người cho doanh nghiệp. Bất kể tổ chức nào cũng vậy, nguồn lực không tự nhiên mà có, và cũng không tự nhiên mà mất đi. Do đó, họ cần đầu tư trong công tác quản trị thật tốt, phát triển và quản trị tốt sẽ phần nào làm cho doanh nghiệp yên tâm hơn về chất lượng con người.

- Thiết lập những tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá nhân viên sao cho phù hợp nhất dựa trên quá trình làm việc và hợp tác với các trưởng bộ phận.

- Thiết lập các chính sách, quy chế thưởng phạt công minh, phù hợp.

- Thiết lập quy trình phát triển, đào tạo nhân lực bên trong lẫn bên ngoài.

- Thiết lập chiến lược, đề ra các kế hoạch giữ chân và chiêu mộ nhân tài.

- Thiết lập lộ trình cụ thể phát triển cho từng vị trí làm việc.

>>> Tải bản mô tả công việc Trưởng phòng hành chính nhân sự chi tiết nhất:

Mô tả công việc Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự.docx

3. Yêu cầu công việc

Thông qua những phân tích trên, có thể thấy Trưởng phòng hành chính nhân sự là một công việc không nhàn rỗi phải không nào? Ngoài chuyên môn, Trưởng phòng hành chính nhân sự yêu cầu các ứng viên rất nhiều phẩm chất và tố chất đặc biệt khác. Dưới đây là yêu cầu công việc cụ thể:

- Cử nhân Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Luật, Hành chính văn phòng,...

- Có kinh nghiệm tối thiểu ở vị trí tương đương từ 3 - 5 năm.

- Có kiến thức vững về pháp luật dành cho người lao động.

- Kỹ năng giao tiếp, xây dựng kế hoạch, triển khai thực hiện, hỗ trợ,...

- Kỹ năng làm việc nhóm, làm việc độc lập,...

- Kỹ năng lãnh đạo, điều hành quản lý, tham mưu cố vấn.

- Kỹ năng thu phục lòng người, đọc vị người đối diện, xây dựng và duy trì mối quan hệ,...

- Kỹ năng ứng xử và giải quyết vấn đề, kỹ năng ra quyết định.

Xem thêm: Các chức danh trong phòng nhân sự - Bạn biết được bao nhiêu?

4. Quyền lợi được hưởng

- Tùy vào từng doanh nghiệp, Trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ được thiết lập những quyền hạn riêng biệt.

- Được hưởng quyền lợi theo chính sách nhân sự của công ty.

- Được thường xuyên đánh giá năng lực, nâng cao nghiệp vụ, tham gia vào lộ trình thăng tiến lên lãnh đạo cấp cao.

- Mức lương phổ biến: 20 triệu/tháng

- Mức lương trung bình: 13 - 20 triệu/tháng

Hy vọng, bản mô tả công việc Trưởng phòng hành chính nhân sự trang web do viecday365.com tổng hợp sẽ hỗ trợ các ứng viên hiểu rõ hơn về vị trí công việc, cũng như cách ứng dụng trong quá trình phỏng vấn. Và giúp các nhà tuyển dụng tham khảo để hoàn thiện JD cho chức danh cụ thể này!