Ma trận quản lý thời gian Eisenhower – Bí quyết quản lý thời gian

1. Một số thông tin về ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Ma trận Eisenhower giúp quản lý thời gian, giúp bạn gia tăng hiệu quả trong công việc và có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, giúp bạn tiết kiệm thời gian hiệu quả và bạn có thể hoàn thành mục tiêu nhanh chóng.

1.1. Tìm hiểu về ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Sử dụng ma trận Eisenhower giúp bạn có thể loại bỏ được những việc dư thừa thời gian, dồn sức lực vào những việc quan trọng hơn.

1.1.1. Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower do cựu thống thống thứ 34 của Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower sáng lập nên. Ông từng nói rằng, tôi có hai vấn đề, đó là quan trọng và khẩn cấp, điều quan trọng không khẩn cấp và điều khẩn cấp không quan trọng. Ma trận này giúp bạn đưa ra quyết định cho các hành động và phân biệt được nhiệm vụ nào quan trọng và nhiệm vụ nào khẩn cấp. Khi đó, bạn sẽ trả lời được câu hỏi nhiệm vụ đó có thật sự cần thiết hay không cần thiết.

Ma trận này được sáng tạo trên hai đặc tính là tính khẩn cấp và tính quan trọng. Tuy ma trận Eisenhower không phải là hoàn hảo nhất, nhưng là công cụ giúp bạn loại bỏ những công việc gây lãng phí thời gian và gia tăng hiệu quả trong công việc, giúp bạn nhanh chóng hoàn thành được mục tiêu.

1.1.2. Lý do tại sao ma trận Eisenhower lại có ích?

Bạn có thể tưởng tượng tình huống như sau: Sếp yêu cầu bạn chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng trong buổi họp dành cho ban lãnh đạo vào tuần sau.

Bạn chỉ còn thời gian vài ngày để hoàn thành bài thuyết trình nhưng trong khi đó, bạn vẫn cần thực hiện nhiều công việc khác nữa, những việc đó cũng khẩn cấp cần giải quyết không kém.

Khi đó, bạn mất tập trung, lo lắng và khiến mọi thứ bị rối tung. Nguyên nhân khiến bạn trở nên như vậy liên quan đến các áp lực trong công việc và cũng là hệ quả của việc thực hiện nhiều việc trong thời gian hạn hẹp và ít ỏi.

Lúc này, bạn nên sử dụng phương pháp ma trận quản lý thời gian Eisenhower để xác định được việc nào thật sự quan trọng nhất cần làm đầu tiên, giúp bạn tối ưu được thời gian hiệu quả. Sử dụng ma trận Eisenhower cực kỳ hữu ích vì bạn buộc tìm hiểu xem hoạt động đó có cần thiết hay không, qua đó loại bỏ chúng nếu cảm thấy không quan trọng và không thực hiện lại theo vô thức nữa.

1.2. Nguồn gốc của ma trận Eisenhower

Như đã nói ở trên, cố tổng thống Mỹ Eisenhower đã phát minh ra ma trận quản lý thời gian này. Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và thực hiện hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 cho đến 1961. Eisenhower có khả năng kỳ diệu trong việc duy trì hoạt động và năng suất làm việc của mình, bao gồm trong nhiều tuần, nhiều tháng, nhiều năm liên tiếp và trong nhiều thập kỷ. Do đó, đã rất nhiều người nghiên cứu phương pháp quản lý thời gian của ông và đặt tên là Eisenhower Box, ma trận Eisenhower. Đây là công cụ đơn giản giúp bạn đưa ra quyết định dễ dàng.

Đồng thời, bạn nên sử dụng kết hợp ma trận Eisenhower và phần mềm quản lý lịch làm việc để các hoạt động của bạn được thực hiện thuận lợi và hiệu quả nhất.

2. Các bước sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Để sử dụng ma trận Eisenhower quản lý thời và năng suất làm việc hiệu quả, bạn thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Lên danh sách những công việc mà bạn cần thực hiện, không được bỏ sót những việc tiêu tốn nhiều thời gian nhưng lại không quan trọng.

- Bước 2: Bạn cần suy nghĩ, cân nhắc, sau đó sắp xếp các nhiệm vụ cần làm trong 4 mục:

+ Khẩn cấp và quan trọng: Ưu tiên làm ngay lập tức.

+ Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Bạn lên kế hoạch trước rồi thực hiện nhiệm vụ sau.

+ Không quan trọng nhưng lại khẩn cấp: Bạn sẽ giao phó nhiệm vụ cho người khác thực hiện.

+ Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Nhiệm vụ cần được loại bỏ.

- Bước 3: Bạn xử lý 4 nhóm công việc theo thứ tự như sau:

+ Cấp độ 1: Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp cần được ưu tiên. Những nhiệm vụ và hoạt động này cần được ưu tiên thực hiện vì chúng quan trọng và khẩn cấp, bao gồm 3 loại.

Loại 1: Không thể đoán trước thời điểm xảy ra: Các cuộc họp khẩn cấp, người thân bị ốm, xung đột với khách hàng, email của những dự án quan trọng…

Loại 2: Có thể đoán được thời điểm xảy ra: Sinh nhật bố mẹ, người yêu, ngày cưới, lễ kỷ niệm của công ty…

Loại 3: Một số công việc tồn đọng do chây ì và lười: Gửi các bản chào hàng, báo cáo thuyết trình…

Ở loại 1 và loại 2, bạn nên ưu tiên thực hiện ngay lập tức, còn loại 3 nên giảm thiểu áp lực bằng xếp chúng vào cấp độ 2.

+ Cấp độ 2: Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ở cấp độ này, các nhiệm vụ bạn không cần thực hiện ngay vì không quá khẩn cấp, tuy nhiên bạn cần hoàn thành hết vì chúng quan trọng. Do đó, bạn cần dành nhiều thời gian cho các hoạt động trong cấp độ này và tăng cường các kỹ năng rèn luyện các thói quen như học ngoại ngữ, đọc sách, học kỹ năng mới, ngồi thiền…

Nếu bạn đang thực hiện công việc ở cấp độ 2 nhưng lại có một số công việc ở cấp độ 1 phát sinh, bạn nên ưu tiên hoàn thành cấp độ 1 trước, tránh để sang ngay mai.

+ Cấp độ 3: Nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp. Các công việc và hoạt động ở cấp độ này không liên quan đến cấp độ của bạn, tuy nhiên chúng lại khẩn cấp như: Tin nhắn từ bạn bè lâu ngày không gặp, cuộc gọi từ người thân… Các tốt nhất để thực hiện những công việc này là giải quyết nhanh chóng nhất, có thể ủy quyền cho người khác thực hiện. Bạn cũng cần học cách nói không và cần thông báo trước khi nhận tin nhắn hoặc điện thoại, từ chối các tin nhắn và cuộc gọi đó khéo léo, lịch sự để những việc quan trọng được ưu tiên hàng đầu.

+ Cấp độ 4: Nhiệm vụ, hoạt động không quan trọng cũng chẳng khẩn cấp. Bạn nên hạn chế dành thời gian cho mục này vì chúng không mang lại quá nhiều lợi ích đáng kể cho bạn. Ví dụ: Buôn chuyện, lắng nghe các tin giật gân, xem phí, xem video giải trí hay lướt mạng xã hội…

Khi nào bạn muốn thực hiện các hoạt động ở cấp độ này, cần hỏi bản thân xem bạn nhận được gì. Nếu quá ít lợi ích hoặc không có, bạn nên chuyển sang việc khác để không lãng phí thời gian.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được sáng lập ra để giúp những người có mục tiêu nhưng không thể hoàn thành được vì không có đủ thời gian cần thiết. Khi sử dụng ma trận Eisenhower, bạn biết được cách đánh giá các công việc, nhiệm vụ cần ưu tiên của mình và thực hiện theo các cấp độ. Bạn có thể tập trung vào những thứ quan trọng cần thiết hơn là những công việc khẩn cấp. Khi đó, bạn sẽ không quá căng thẳng và rối tung thời gian của mình.