Giải đáp mọi thắc mắc về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

1. Cần hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử làm gì?

Như đã chia sẻ ở trên thì đây cũng là một trong những nhiệm vụ vô cùng quan trọng và nó thực sự là cần thiết theo đúng với quy định của pháp luật. Tuy nhiên, điều này cũng đã được lý giải một cách cụ thể, đầy đủ và chính xác nhất tại Khoản 1, Điều 12 thuộc Thông tư số 32/2024/TT-BTC.

Trên thực tế thì đôi lúc các doanh nghiệp cần phải chứng minh được văn bản, giấy tờ gốc (hữu hình) về xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông, vậy nên người bán sẽ phải chủ động thực hiện việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để đảm bảo được điều đó. Tuy nhiên, việc chuyển đổi này chỉ được diễn ra một lần duy nhất, nên việc lưu giữ cũng rất quan trọng và cẩn thận.

Đồng thời, việc chuyển đổi hóa đơn này không chỉ đáp ứng những đòi hỏi trong quá trình lưu thông mà còn được sử dụng để phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán. Và nó phải thể hiện được những quy định cần tuân thủ trong quy định của hóa đơn chuyển đổi theo đúng với quy dịnh tại Khoản 2-4 Điều 12. Hay nói một cách dễ hiểu thì trên hóa đơn chuyển đổi sẽ phải có đầy đủ chữ ký cũng như dấu đóng hợp pháp của người đại diện.

2. Điều kiện thực hiện hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Với những cách chia sẻ ở trên thì có lẽ các bạn cũng đã thấy được phần nào về sự khắt khe của việc chuyển đổi hóa đơn này, và đương nhiên khi thực hiện nghiệp vụ này để minh chứng được nguồn gốc hàng hóa thì các bạn cũng cần phải đảm bảo được những điều kiện sau:

- Nội dung của hóa đơn được chuyển đổi phải được toàn vẹn và giống với hóa đơn điện tử tương ứng.

- Hóa đơn giấy chuyển từ hóa đơn điện tử cần có ký hiệu đặc biệt để xác nhận việc chuyển đổi đã được thực hiện.

- Hóa đơn chuyển đổi đó cũng cần phải bao gồm đầy đủ chữ ký, dấu, họ tên của người thực hiện nghiệp vụ chuyển đổi hóa đơn này.

- Những giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử đó vẫn được đảm bảo.

Về nguyên tắc của việc chuyển đổi này các bạn cần phải nắm rõ, đó là hóa đơn điện tử dù đã được chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhưng tính pháp lý vẫn không đổi và được toàn vẹ cả về nội dung, nguồn, ký hiệu riêng cũng như sự xác nhận đã được chuyển đổi kèm theo họ tên và chữ ký của chính đối tượng đã thực hiện theo đúng với quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, hóa đơn được chuyển đổi sang hóa đơn giấy cũng sẽ phải được ghi “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”, kèm theo chữ ký đầy đủ họ tên của đối tượng chuyển đổi.

Việc làm kế toán tại Hà Nội

3. Cách phân biệt hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy

Để thấy được điểm khác biệt giữa hai khái niệm này thì trước tiên các bạn cũng cần hiểu được hóa đơn giấy, là hình thức hóa đơn truyền thống được sử dụng phổ biến cũng như rộng rãi tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên với thời đại tiên tiến hóa như hiện nay thì hình thức hóa đơn giấy đã trở nên lỗi thời, hạn chế về nhiều mặt.

Và chúng ta cũng có thể thấy được những mặt tích cực hơn đối với hóa đơn điện tử, nên nhà nước hay các doanh nghiệp cũng không ngừng đưa ra những khuyến kích về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Để giảm tránh được phần nào về những mặt còn hạn chế của hóa đơn giấy mà lạ phù hợp với thời đại hiện nay. Vậy chúng ta cùng nhau tìm ra những điểm khác biệt giữa hai phạm trù này nhé.

- Về ký hiệu trên hóa đơn:

Điểm khác biệt đầu tiên mà các bạn cần phân biệt được, đó chính là ký hiệu được sử dụng trên hóa đơn, ký hiệu VC/15E là của hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử còn đối với hóa đơn giấy thì sẽ có ký hiệu là VC/15P.

- Về chữ ký trên hóa đơn:

Có lẽ các bạn cũng thấy được điểm khác nhau này, hóa đơn giấy thì sẽ có chữ ký bằng tay viết thông thường nhưng với hóa đơn điện tử thì lại dùng chữ ký số. Bởi chữ ký số có tác dụng xác định được nguồn gốc cũng như xuất xứ của chính hóa đơn đó.

- Về liên của hóa đơn:

Hóa đơn giấy truyền thống thường có nhiều liên, cụ thể là từ 2 - 3 nội dung phải giống nhau. Ngược lại, với hóa đơn điện tử thì chỉ có một bản duy nhất.

Việc làm kế toán tại Hồ Chí Minh

4. Một số câu hỏi thường gặp khác về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Như đã nhắc ở trên thì nhiều bạn vẫn còn chưa hiểu rõ về vấn đề chuyển đổi này, vậy nên để các bạn hiểu rõ hơn về bản chất thì dưới đây sẽ là một vài những vấn đề được nhiều người quan tâm, và bạn đừng bỏ lỡ nhé.

4.1. Quy trình hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Trên thị trường hiện nay, có khá nhiều phần mềm hỗ trợ các bạn có thể chuyển đổi hóa đơn theo yêu cầu của mình. Và tương ứng mỗi phần mềm thì cũng đều có những quy trình thực hiện khác nhau. Dưới đây là nội quy trình được tổng hợp lại, các bạn tham khảo nhé:

Quy trình trên phần mềm hóa đơn điện tử:

Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử. Sau đó tìm kiếm loại hóa đơn mà bạn đang có nhu cầu chuyển đổi.

Bước 2: Vào mục “chuyển đổi hóa đơn” >> “Chuyển đổi hóa đơn”

Sau đó giao diện sẽ hiện lên các chức năng để bạn lựa chọn:

- Chức năng Tìm kiếm: Bạn sẽ tìm thông tin theo nhu cầu của mình theo một trong những lựa chọn như: “Mẫu số”; “Ký hiệu”; “Ký hiệu”; “Số hóa đơn”; “ Từ ngày HD – Đến ngày HD”; “ Tên KH, Mã KH”.

- Chức năng “Chuyển đổi chứng minh nguồn gốc”. Đây là phần chức năng mà các bạn cần thực hiện, bạn sẽ chọn “Danh sách hóa đơn” >> chọn chính hóa đơn bạn đang có nhu cầu muốn chuyển đổi.

Sau khi thực hiện thao tác đấy, thì thông tin hóa đơn được giữ nguyên, tuy nhiên để xác nhận cũng như phân biệt được hóa đơn đã chuyển đổi thì lúc này trên hóa đơn cũng hiển thị “Hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa”. Cuối cùng khi lệnh chuyển đổi thành công thì chức năng này cũng sẽ được chuyển đổi thành “xem chi tiết”.

Việc làm xuất nhập khẩu

- Chức năng Chuyển đổi lưu trữ: Như đã chia sẻ ở trên thì có hai lý do chính để người ta cần phải thực hiện việc chuyển đổi. Và ngoài việc được sử dụng để xác minh nguồn gốc cũng như xuất xứ thì hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử còn có tác dụng để lưu trữ chứng từ kế toán, phục vụ cho những vấn đề sau này theo đúng với quy định của Luật kế toán.

Vậy nên, phần chức năng này sẽ giúp các bạn thực hiện được việc đó. Tuy nhiên, tại đây các bạn cần thực hiện theo thao tác: tại màn hình “Danh sách hóa đơn”, bạn cũng sẽ tích chọn loại hóa đơn mà bạn đang có nhu cầu muốn sử dụng để lưu trữ.

Sau đó chọn “chuyển đổi lưu trữ” >> chọn tiếp “chuyển đổi” >> chọn lệnh “In hóa đơn” sau khi chuyển sang màn hình.

Cũng tương tự như trên, thì đối với hóa đơn được chuyển đổi để lưu trữ cũng sẽ được ghi đầy đủ với nội dung “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để lưu trữ” để thể hiện được rõ nhất mục đích khi chuyển đổi hóa đơn điện tử.

4.2. Khi chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn điện tử cần lưu ý gì?

Với những nội dung chia sẻ ở trên thì có lẽ các bạn cũng đã thấy được rất rõ về những quy định cũng như nguyên tắc cần nắm rõ khi thực hiện chuyển đổi này rồi. Tuy nhiên để đảm bảo được việc các bạn thực hiện không có sai sót hay trực trặc gì thì tốt nhất vẫn nên lưu ý vài điều như sau:

- Hóa đơn điện tử sẽ phải chứa cả chữ ký lẫn con dấu của đối tượng đại diện của người bán theo pháp luật.

- Hóa đơn chuyển đổi chỉ được phép thực hiện chuyển đổi 01 lần duy nhất, giá trị pháp lý tương đương nhau. Còn những lần chuyển đổi, in sau chỉ mang tính chất tham khảo, xem chứ không hề có giá trị.

Việc làm điện tử viễn thông

4.3. Các doanh nghiệp có nên chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn điện tử sớm?

Có lẽ đây cũng là tò mò của không ít bạn, mỗi khi nhắc đến việc có nên chuyển đổi hóa đơn hay không? Trên thực tế thì trong khi bạn, hay các doanh nghiệp đang băn khoăn về việc này thì đã có hàng trăm nghìn đơn vị đã và đang đi trước dẫn đầu xu hướng về nghiệp vụ chuyển đổi tất yếu này.

Đương nhiên điều này cũng đã phần nào giúp họ giành được ưu thế chủ động trong việc tiếp cận cũng như phù hợp hóa các quy định liên quan đến chuyển đổi. Không chỉ vậy, họ còn có thể tiết kiệm được chi phí và thời gian, thậm chí là tối ưu độ chính xác trong quá trình lưu trữ và tổng hợp hay báo cáo đều được tự động hóa qua phần mềm. Mọi việc đều được hoàn thành một cách chuyên nghiệp, như vậy cũng sẽ ghi được nhiều điểm tích cực trong mắt khách hàng, tỷ lệ năng lực cạnh tranh cũng sẽ được cải thiện, nâng cao hơn nhiều.

Rõ ràng, những lợi ích cũng như tiềm năng phía trước cũng đã phần nào thúc đẩy được hình thức chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn điện tử này. Chính vì vậy mà các doanh nghiệp cũng đang nhận được khá nhiều sự tạo điều kiện và khuyến khích áp dụng sử dụng các hệ thống phần mềm kế toán, quản lý tài chính cho doanh nghiệp được hiệu quả hơn và chỉ việc yên tâm tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trên đây là những chia sẻ về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, hy vọng đã mang lại nhiều hữu ích đến các bạn!