Tổng hợp cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học và hợp lý

1. Tổng hợp các cách sắp xếp chứng từ kế toán hay nhất

Đối với những nhân viên kế toán, nhân viên quản lý tài liệu thì công việc sắp xếp hồ sơ sổ sách là vô cùng cần thiết, quan trọng đối với họ. Thế nhưng bạn lại là một người có tính cách bừa bộn, sắp xếp lung tung không khoa học. Chính vì thế mà hãy tham khảo ngay 10 cách sắp xếp sau, đảm bảo bạn sẽ thấy hiệu quả bất ngờ đó.

1.1. Sắp xếp theo chứng từ gốc khoa học

Đối với những loại chứng từ gốc khoa học thì nó nên được sắp xếp theo kiểu kê khai thuế đầu ra và đầu vào hàng của doanh nghiệp. Đối với những loại giấy tờ này thì cách tốt nhất để làm chúng trở nên gọn gàng chính là:

- Những hóa đơn bán ra thì bạn hãy kẹp chung với chứng từ thanh toán như: phiếu mua, phiếu thu, giấy báo có,…bên cạnh đó thì cũng có thể kẹp thêm cùng với phiếu xuất kho, hợp đồng (nếu như có).

- Đối với hóa đơn mua vào thì bạn hãy kẹp chung với những loại chứng từ khác như: ủy nhiệm chi, phiếu chi, giấy báo nợ,…cùng với đó là phiếu nhập kho và giấy đề nghị thanh toán, hợp đồng cần thiết.

- Đối với kế toán, người sắp xếp cần phải lưu ý:

+ Đối với số chứng từ, giấy tờ hay hợp đồng đó thì cần phải có đầy đủ các loại chữ ký và đóng dấu cần thiết.

+ Bạn nên phân chia các chứng từ của từng tháng khác nhau và cần phải chuẩn bị cho nó những cái kẹp hoặc bìa khác nhau để dễ tìm hơn nhé.

Đọc thêm: Các hình thức ghi sổ kế toán

1.2. Sắp xếp theo báo cáo nộp cơ quan thuế

Đối với báo cáo mà cần phải nộp cho cơ quan thuế thì luôn luôn phải nộp theo định kỳ hàng tháng theo quy định. Chính vì thế mà bạn cần phải phân loại chúng thật tốt để không bị nhầm lẫn cũng không phải bới lộn lên mỗi khi đến hạn nộp báo cáo. Bạn hãy sắp xếp theo cách sau:

- Bạn hãy tự tạo một file trên máy tính để lưu những tờ khai thuế cho từng năm cụ thể (cách đặt tên file đó phải rõ ràng để khi tìm không mất thời gian)

- Sau đó chia file chung đó thành các file nhỏ hơn nữa và thực hiện lưu theo từng loại thuế (đặt tên cho file nhỏ cụ thể theo tên loại thuế)

- Cần chuẩn bị thêm một file dùng để lưu các văn bản có liên quan đến cơ quan thuế.

Việc làm kế toán

1.3. Sắp xếp theo hợp đồng, chứng từ liên quan

Hợp đồng cùng những chứng từ có liên quan khác cũng vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp, nếu như không cẩn thận thì bạn sẽ làm mất hợp đồng quan trọng, là đối tác làm ăn lớn của doanh nghiệp đó. Bởi vậy mà bạn nên tập hợp tất cả các loại hợp đồng gốc có đầy đủ dấu đỏ và chữ ký để lưu tại phòng kế toán. Nếu như hợp đồng có hai bản thì cần phải để cho phòng kế toán 1 bản, 1 bản nữa lưu tại phòng khác theo yêu cầu.

Nếu như trong trường hợp mà hợp đồng đó được phân chia theo từng dự án khác nhau thì bạn cũng nên tạo cho nó một folder riêng để lưu và dán tên của dự án đó để phân biệt với những dự án khác.

Trong trường hợp cần thiết được cấp trên cho phép thì bạn mới cho bộ phận khác cầm hợp đồng gốc đi ra bên ngoài. Tuy nhiên cần phải hạn chế điều này để tránh làm mất, làm rách, hư hỏng hợp đồng.

Bạn nên lưu và cất chung hợp đồng với những loại giấy tờ như sau để dễ kiểm soát nhất:

- Tờ trình, bản kế hoạch

- Những hồ sơ có liên quan đến phê duyệt hoặc hợp đồng, hồ sơ báo giá

- Hợp đồng gốc mà hai bên đã ký

- Các loại phụ lục đính kèm

- Các giấy như: phiếu chi, ủy nhiệm chi (bản sao)

- Hóa đơn đỏ, phiếu nhập kho, xuất kho (bản sao)

- Chứng từ nộp thuế (nếu có)

- Cần phải có bảng tính lãi vay thanh toán nếu như là vay cá nhân và cũng có bảng tính lãi vay nếu như vay ngân hàng

- Cần phải có hồ sơ khác liên quan

- Biên bản thỏa thuận khác có liên quan đến hợp đồng

Đọc thêm: Những sai sót trong kế toán ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp

1.4. Sắp xếp theo chứng từ lương

Mức lương được coi là một trong những điều mà nhiều nhân viên quan tâm, vì vậy các bạn cần bảo quản chứng từ này cẩn thận để khi cần sử dụng ngay.

Bạn hãy tạo cho chúng một folder riêng để có thể lưu giữ và quản lý theo từng tháng một. Ngoài ra thì cũng nên chia thành các file nhỏ để lưu bảng lương theo từng tháng.

Những loại chứng từ về lương cần phải lưu lại hàng tháng bao gồm những loại giấy tờ như sau: bảng thanh toán lương đã có dấu và chữ ký, bảng lương chuyển qua tài khoản ngân hàng, ủy nhiệm chi (bản sao), nếu như có các chứng từ có liên quan đến việc tăng giảm lương thì bạn cũng nên kẹp vào nhé.

Việc làm kế toán tại hà nội

1.5. Sắp xếp theo phiếu nhập và xuất kho

Đối với các chứng từ về phiếu nhập kho và xuất kho thì kế toán cũng cần phải lưu ý để chuẩn bị chúng với những giấy tờ như sau:

- Giấy tờ đề nghị xuất kho đã được ký phê duyệt

- Có bản dự toán nguyên vật liệu đã được ký (bản sao)

- Cần có biên bản giao nhận hàng hóa đối với mỗi lần xuất kho đi

Đối với việc sắp xếp phiếu nhập kho thì cần phải lưu chúng với những giấy tờ như:

- Cần có hóa đơn đầu vào, hóa đơn mua hàng

- Cần có những hợp đồng mua bán hàng hóa cụ thể

- Biên bản giao hàng

- Giấy đề nghị mua bán hàng hóa

Đọc thêm: Thẻ kho là gì? Cách làm việc với thẻ kho trong nghiệp vụ kế toán

1.6. Sắp xếp theo chứng từ thanh toán

Đối với những chứng từ thanh toán như: phiếu chi hay ủy nhiệm chi thì bạn hãy sắp xếp chúng cùng với những loại giấy tờ sau để dễ dàng quản lý hơn nhé.

- Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng đã được phê duyệt

- Đối với một dự án thì sẽ phải có nhiều lần chi khác nhau, chính vì thế mà kế toán cần phải chuẩn bị bản kế hoạch đó cho mỗi lần chi (bản sao).

- Đối với những khoản chi đã có định mức như xăng xe thì cần có bản theo dõi km trên xe (đã có xác nhận của đội xe)

- Đối với những khoản chi theo yêu cầu, quyết định của cấp trên thì kèm theo đó sẽ phải có quyết định, văn bản.

Còn đối với những phiếu thu hoặc là giấy bảo có thì bạn cần phải lưu cùng các giấy tờ như: hợp đồng bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và các loại giấy tờ khác có liên quan đến.

Việc làm kế toán bán hàng

1.7. Sắp xếp theo chứng từ của tiền và các khoản khác tương đương tiền

Đây là một loại chứng từ khá quan trọng vì nó là tài sản liên quan trực tiếp đến tiền. Khi bạn sắp xếp chứng từ này cần phải tạo cho nó một folder sau đó chia thành các file nhỏ để lưu tài liệu:

- Biên bản đối chiếu, kiểm kê quỹ tiền của doanh nghiệp

- Tờ khai để mở các tài khoản ngân hàng

- Biên bản dùng để xác nhận số dư tài khoản trong ngân hàng

- Các quyết định, giấy tờ có liên quan đến xử lý hao hụt quỹ tiền,…

- Những bản hợp đồng gửi tiết kiệm, thanh lý gửi tiết kiệm

1.8. Sắp xếp theo chứng từ tài sản doanh nghiệp

Mỗi một doanh nghiệp sẽ có khá nhiều tài sản khác nhau, bởi thế mà mỗi loại tải sản nên sắp xếp theo folder và chia thành các file nhỏ khác nhau. Mỗi một loại tài sản cần phải có những chứng từ kèm theo:

- Giấy phê duyệt mua tài sản đó trong doanh nghiệp, có chữ ký đầy đủ

- Quyết định phê duyệt thầu và chỉ định thầu, báo giá

- Hợp đồng mua bán tài sản

- Những tài liệu kỹ thuật, số liệu liên quan đến tài sản

- Bản thanh lý hợp đồng tài sản

- Giấy giao nhận tài sản giữa doanh nghiệp và bên bán tài sản

- Biên bản bàn giao tài sản trong doanh nghiệp với từng phòng ban cụ thể

- Quyết định khấu hao tài sản

- Các mã tài sản theo sổ sách

- Giấy kiểm kê tài sản theo doanh nghiệp

- …và nhiều loại giấy tờ có liên quan đi kèm khác

Đọc thêm: Kế toán doanh nghiệp là gì

1.9. Sắp xếp theo chứng từ công nợ

Những chứng từ công nợ thì bạn nên sắp xếp và phân chia chúng theo các file riêng trong một folder chung, đi kèm với các giấy tờ như: Biên bản thỏa thuận đã đổi trừ công nợ, bản bản đối chiếu công nợ hàng tháng, giấy tờ đòi nợ, quyết định xử lý nợ.

1.10. Sắp xếp theo chứng từ pháp lý

Đối với chứng từ pháp lý thì bạn nên sắp xếp và kẹp chúng chung với những loại giấy tờ như sau:

- Các biên bản trong mỗi cuộc họp, các quyết định của hội đồng cổ đông có liên quan đến tài chính doanh nghiệp

- Giấy ủy quyền liên quan đến tài chính

- Giấy đăng ký kinh doanh đã có công chứng

- Tờ trình đã được phê duyệt

- Các quy chế và điều lệ của công ty

2. Những lưu ý khi sắp xếp chứng từ kế toán

Sắp xếp các chứng từ kế toán theo một cách khoa học và hợp lý thì có rất nhiều cách khác nhau, thế nhưng tùy vào vào cách của từng kế toán họ cũng sẽ lựa cho mình nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên bạn cần phải lưu ý những điều như sau:

- Hãy lựa chọn cho mình một cách hợp lý và khoa học nhất mà bạn cảm thấy rằng mình phù hợp với chính nó. Như vậy sẽ giúp cho bạn dễ dàng hơn trong công tác quản lý và sắp xếp đó nhé.

- Bạn không nên thay đổi cách sắp xếp một cách thường xuyên, điều này sẽ khiến cho chính bạn phải tự thích nghi lại với cách mới đó, thông thường sẽ phải mất một khoảng thời gian khá dài để có thể thay đổi và thích nghi đó.

- Khi tìm tài liệu, giấy tờ cần phải tìm đúng mục mà mình đã cất nó, bạn không nên bới lộn lên mặc dù cần tài liệu gấp, điều này chỉ làm cho bạn thêm rối và mất thời gian để sắp xếp lại chúng mà thôi.

Toàn bộ thông tin trong bài viết trên đây chúng ta cũng đã tìm hiểu xong về cách sắp xếp chứng từ kế toán. Hy vọng rằng với những cách này sẽ giúp bạn nhẹ nhàng hơn với công việc.