Những cách quản lý kho vật tư và kinh nghiệm quản lý hiệu quả

1. Tại sao cần phải quản lý kho vật tư?

Doanh nghiệp luôn quan tâm đến cách quản lý kho sao cho hiệu quả nhất. Quản lý kho vật tư giúp cho doanh nghiệp là những công việc kiểm tra, bảo quản, theo dõi và kiểm soát hàng hóa vật tư ở trong kho.

Quản lý kho vật tư có vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa, giảm thiểu các chi phí không cần thiết và sử dụng các cơ sở vật chất có hiệu quả.

Bên cạnh đó, quản lý kho vật tư giúp các doanh nghiệp đảm bảo được sản xuất, cung cấp và phân phối hàng hóa trong doanh nghiệp kịp thời, giúp doanh nghiệp phát triển hơn.

2. Những cách quản lý kho vật tư hiệu quả nhất

2.1. Những công việc của quản lý kho vật tư

Đầu tiên, bạn cần biết được một số công việc mà nhân viên quản lý kho vật tư cần phải làm. Quản lý kho vật tư cần biết cách kết hợp nhiều nhiệm vụ với nhau như bố trí, sắp xếp vật tư, hàng hóa đảm bảo chúng đúng kho và dễ tìm kiếm.

Bên cạnh đó, quản lý kho vật tư cần bảo quản hàng hóa, quản lý xuất nhập tồn kho, kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho và tính toán các chi phí cần thiết.

2.2. Cách quản lý kho vật tư và những kinh nghiệm quản lý kho vật tư

Dưới đây là một số kinh nghiệm giúp bạn quản lý kho vật tư hiệu quả nhất.

2.2.1. Sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc FIFO và LIFO

Thủ kho sẽ là người chịu trách nhiệm trong việc sắp xếp và tháo dỡ các hàng hóa. Đồng thời đưa ra những giải pháp hợp lý để hạn chế tổn thất hàng hóa và vật tư bên trong kho.

Sắp xếp hàng hóa trong kho theo nguyên tắc FIFO (First in – First out) có nghĩa là bạn cần nhập trước xuất trước. Đối với những mặt hàng có hạn sử dụng như thực phẩm, các đồ theo trend, đồ công nghệ,... để tránh sản phẩm quá hạn và lỗi thời, bạn cần áp dụng nguyên tắc này. Những hàng hóa nào nhập vào trước thì xuất ra trước để giữ được chất lượng hàng hóa.

Hàng hóa được sắp xếp theo nguyên tắc LIFO (Last in, First out) có nghĩa là nhập sau xuất trước. Những hàng hóa không có hạn sử dụng, bạn có thể áp dụng cách này để ưu tiên bán và sử dụng các sản phẩm mới hơn sản phẩm cũ, hàng nào nhập ra sau thì xuất đi trước.

2.2.2. Lựa chọn phân quyền sắp xếp trong kho

Để sắp xếp hàng hóa hiệu quả, bạn cũng nên phân quyền sắp xếp trong kho. Bạn nên phân quyền cho những người có quyền hạn và nghĩa vụ mới có thể di chuyển hàng hóa và sắp xếp chúng. Bên cạnh đó, hàng hóa cần sắp xếp ngăn nắp và đảm bảo nguyên tắc trên.

Không nên sắp xếp các hàng hóa ngoài trời khiến chúng bị hư hỏng nhanh hơn. Bạn nên sắp xếp hàng hóa ở những nơi khô thoáng, tránh ẩm ướt những chỗ dễ dính mưa và ẩm ướt thì cần có pallet để bảo quản. Và khi lấy hàng hóa ra khỏi kho cũng cần sắp xếp lại hàng hóa để có không gian cho những mặt hàng sau.

2.2.3. Đưa ra các kế hoạch quản lý kho vật tư

Làm việc cần có kế hoạch thì bạn mới có thể thành công, vì vậy bạn cần đưa ra kế hoạch quản lý kho vật tư của mình. Khi lên kế hoạch chi tiết và hoàn thiện. bạn dễ dàng quản lý được dòng tiền, nhân sự, mua hàng hóa. bố trí kho và quản lý kho vật tư.

Những kho vật tư về xây dựng nếu bạn thường hay thiếu vật tư hoặc vật tư giao chậm dẫn đến chậm tiến độ xây dựng. Khi đó, nguyên nhân đó là do bạn không lên kế hoạch cụ thể quản lý kho hàng, dẫn đến thiếu vật tư. Cùng lúc, bạn cũng không thể dự đoán trước được vấn đề về thiếu hụt vật tư, gây ra việc bạn không xử lý kịp thời. Vì vậy, bạn cần có cho mình kế hoạch quản lý kho vật tư.

2.2.4. Đồng bộ các mã vật tư và tên vật tư

Số lượng vật tư không phải là nhỏ, do đó bạn cần có cách đồng bộ mã vật tư và tên vật tư để quản lý vật tư hiệu quả. Nếu bạn không biết cách để chuẩn hóa mã và tên vật tư sẽ khiến bạn sẽ khó trong thao tác nhập, xuất cũng như kiểm kê tồn kho.

Có nhiều trường hợp, một loại vật tư nhưng lại có tên gọi và mã hàng hóa khác nhau, khiến nhà quản lý khó khăn trong việc kiểm tra, quản lý, mua sắm và điều khiển hoạt động kinh doanh.

2.2.5. Thiết kế không gian vật tư đúng tiêu chuẩn

Đây cũng là một khâu quan trọng trong quản lý vật tư hiệu quả. Bạn cần xây dựng kho vật tư của mình khoa học và theo đúng tiêu chuẩn đưa ra. Vị trí của kệ hàng, khu vực sắp xếp hàng hóa, lối đi, ngăn phân chia hàng hóa cần tối ưu và thuận tiện nhất để có thể di chuyển, quản lý hàng hóa dễ dàng.

Bạn có thể ghi rõ tên kệ hàng hoặc ghi mã hàng, đánh số thứ tự,... để việc quản lý thuận tiện và có thế lập sơ đồ kho của mình để nhớ chính xác tên và mã hàng. Bên cạnh đó, bạn có thể quản lý bằng cách thi thẻ tên. kích thước, màu sắc của hàng hóa trong kho vật tư.

2.2.6. Kiểm kê kho hàng định kỳ

Bạn cần  kiểm kê định kỳ hàng hóa trong kho và về chất lượng và số lượng để luôn đảm bảo hàng hóa của mình luôn được theo dõi sát sao, theo dõi được quá trình kinh doanh và hiệu quả bán hàng dễ dàng.

Qua việc kiểm kê, bạn cũng sẽ biết được sản phẩm nào bán được nhiều và sản phẩm nào ít có nhu cầu, từ đó cân đối việc nhập hàng cho phù hợp. Bạn có thể đánh dấu vào biên bản kiểm kê hàng hóa kho và đưa ra những giải pháp giải quyết hợp lý nhất.

2.2.7. Sử dụng các phần mềm để quản lý kho vật tư

Để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí quản lý kho, bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý để tối ưu được các bước kể trên và giúp bạn phân loại hàng hóa dễ dàng.

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý kho vật tư miễn phí, trả phí và có các ứng dụng liên quan. Bạn có thể tùy theo hàng hóa mà mình quản lý để chọn cho mình phần mềm phù hợp nhất. Nếu bạn đang phân vân giữa các phần mềm thì có thể thử sử dụng phần mềm quanlykhovan.viecday365.com của chúng tôi để dễ dàng quản lý vật tư của mình dễ dàng.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết cách quản lý kho vật tư dễ dàng và hiệu quả nhất. Bạn có thể chọn một số cách quản lý trên đây để sử dụng cho doanh nghiệp của mình, giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phát triển và tiết kiệm được chi phí tối đa nhất. Ngoài ra, bạn cùng cần đánh giá, xem xét các mặt hàng mà mình cần quản lý để có cách quản lý hiệu quả nhất.