Cách gửi mail cho Sếp chuyên nghiệp, hiệu quả tránh bị “ăn mắng”

1. Cách gửi mail cho sếp cùng các bước cụ thể

Việc thực hiện viết và gửi mail cho sếp sẽ không đơn giống như việc bạn gửi mail cho bạn bè hay đồng nghiệp cùng làm việc. Vì từ hình thức thể hiện cho tới nội dung sẽ đề cao tính chuyên nghiệp, bạn sẽ cần cẩn trọng từ những từ ngữ nhỏ nhất. Tuân theo các quy chuẩn riêng để tránh việc Sếp sẽ không mở hoặc thẳng tay xóa email mà bạn gửi đến. 

Về cách gửi mail cho sếp qua gmail sẽ cần đảm bảo về các bước thực hiện như sau: 

Bước 1: Thực hiện việc đăng nhập Gmail của bạn. 

Bước 2: Sau đó di chuyển tại phí trên cùng và click chọn soạn thư “Compose” để có thể tạo thư mới.

Bước 3: Trong mục form tạo một email mới thì sẽ cần cung cấp đủ các nội dung như dưới đây. 

- Thứ nhất, điền về mail của sếp (chính là người nhận) hoặc là chú ý về 2 trạng thái trong giao diện nội dung về CC và Bcc. 

+ Về CC: đó là việc bạn muốn gửi email cho nhiều người, tất cả những người bạn mời đều biết về danh sách email mà bạn đã gửi. 

+ Về phần người nhận: đó là việc bạn gửi email cho nhiều người, nhưng họ sẽ không biết ai khác nhận được email đó. 

Tên email sẽ không viết dấu chính tả thể hiện thay vì viết dấu nhìn rõ hơn. Đối với email thì sự chuyên nghiệp sẽ khác biệt hoàn toàn nhé. 

- Thứ hai, về chủ đề của email thì hãy ngắn về nội dung cần truyền đạt, ví dụ như “Gửi anh BCCV từ ngày 12/1 - 20/1,...” Tuyệt đối không gửi email mà không có chủ đề đi kèm vì cũng như việc bạn gặp ai đó không chào hỏi ngoài thực tế vậy, bạn sẽ làm gì trong trường hợp này. 

- Thứ ba, mở đầu cho email sẽ thường bắt đầu bằng câu “Dear” giúp bạn thể hiện về sự trân trọng, tôn trọng cho người đọc và xem, hay đó chính là sếp. Như bạn thấy việc đưa ra một lời chào sẽ tạo nên ấn tượng tốt hơn và đặc biệt thu hút được người đọc tiến tới mở email. 

- Thứ tư, về nội dung của email trình bày thì bạn nên viết ngắn gọn sơ qua về nội dung, đủ ý nhất và đúng chính tả về công việc. 

- Thứ năm, mục đính kèm file là nơi mà bạn đưa các file gửi đến sếp, có thể là Excel, PDF hoặc Docx tùy theo yêu cầu.

Theo đó bạn cũng có thể thay đổi màu sắc cùng hình ảnh kèm theo cho mẫu thư tại phía dưới mục thư. Các nội dung quan trong luôn cần ưu tiên đưa lên trước và sử dụng công cụ này để tạo sự nổi bật, kèm theo việc gạch ý rõ ràng và tách đoạn để vấn đề được làm rõ hơn. Chú ý hơn là về việc soạn tràn lan là không nên, không dấu chấm câu hay cách câu tùy ý, hay không viết hoa đầu dòng,...

Còn về hình ảnh thì hiện tại email đã cung cấp về dịch vụ đính kèm nhưng bạn cũng cần lưu ý đặt tên một cách rõ ràng để sếp có thể tìm thấy nội dung dễ dàng hơn. Bên cạnh đó dù sau này sếp có cần tra lại cũng có thể tìm kiếm nhanh qua tên. 

- Thứ sáu, cuối cùng là việc mà bạn gửi email đến sếp qua việc click “Send” để gửi thư đi. 

Ngoài ra với cuối lá thư cũng là nơi mà bạn nên làm điều gì đó thông qua một lời cảm ơn, một lời chúc, gợi ý về nhận phản hồi sớm, gợi mở về cần thông tin gì thêm hãy để lại phản hồi,...Đặc biệt nếu bạn thể hiện được chữ ký của mình trong mail gửi cho sếp thì sẽ giúp thể hiện sự chuyên nghiệp hơn nữa. 

Tham khảo: Học lòng “5 điều sếp dạy” để gia tăng hiệu quả làm việc

2. Lưu ý về một số quy tắc khác trong cách gửi mail cho sếp

Trước khi gửi một email đến sếp của mình có lẽ bạn sẽ cần dành thời gian nhiều hơn cho việc rà soát lại nội dung nhiều lần sau đó mới lựa chọn send. Cụ thể về gợi ý mà viecday365.com chắt lọc được cho bạn như sau: 

* Luôn nghĩ trước khi viết email

Khi tiến hành việc soạn một email thì có lẽ bạn sẽ cần biết được về vấn đề mình định viết là gì từ đó cho thấy được về hiệu quả của email. Ví dụ như việc bạn đang gửi báo cáo công việc cho kịp thời gian thì bạn sẽ cần chủ động hơn trong việc hoàn thành, hay giải quyết 1 vấn đề nào đó cùng đồng nghiệp thì bạn cần kết nối trực tiếp với họ. 

* Viết ngắn gọn và xúc tích

Trên thực tế một email thực sự hiệu quả nhất là khi đưa ra thông điệp đơn giản với 2 dòng. Còn khi email của bạn nhiều hơn con số 2 dòng đó thì sẽ rất khó thu hút người đọc và họ cảm thấy về việc bạn đang làm lãng phí thời gian của chính họ. 

* Dòng Subject hãy tận dụng nó

Subject được sử dụng trong email trong vai trò là một thanh công cụ tài hòm thư cho biết người viết đang cần làm gì. Cũng như qua chính Subject sẽ giúp người nhận dễ dàng trong việc phân loại mức độ quan trọng của vấn đề hay như mục đích mail gửi đến là gì. Khi bạn sử dụng linh hoạt chắc chắn sếp sẽ đánh giá cao về năng lực của bạn đó. 

* Đặt một cấu trúc cho email gửi sếp

Theo đúng quy chuẩn thì một email sẽ luôn cần đảm bảo đủ về phần mở, phần thân cũng như phần kết mail. Tại phần thân chính là nơi thể hiện rõ ràng về mục đích email với những việc cần phải thực hiện và nội dung này cũng nên chỉ ngắn hơn 15 từ hay là 1 câu ngắn. Đối với phần mở và phần kết sẽ chỉ tóm lược ngắn nhất trong giới hạn 7 câu cho sự chào hỏi và tóm lược, phần thân cân đối nên tối thiểu 5 câu. 

Đọc thêm: Mách bạn cách báo cáo công việc cho sếp gây ấn tượng tuyệt đối

* Bạn cần làm chủ email của mình thay vì người khác

Dù là sau khi hoàn tất gửi mail cho sếp thì bạn cũng nên chủ động hơn trong việc đưa ra những câu hỏi liên quan. Ví dụ như: Tôi có thể giúp gì được bạn hay không? Thông tin tôi cung cấp đã đủ với mong muốn hay chưa? Tôi có cần bổ sung về điều gì hay không?,...Đó cũng là một cách mà bạn gợi ý cho người nhận về việc bạn đang mong chờ về phản hồi email hay xác định về việc bạn đã gửi thành công hay là chưa thành công. 

* Cần tránh các từ và cấu trúc trình bày câu khó hiểu

Việc mà bạn giao tiếp qua email sẽ cho sếp thấy về sự chuyên nghiệp của bạn ra sao. Do đó mà hãy biết cách tránh về các từ ngữ mang tính châm biếm hay thể hiện về sự xúc phạm hay chính là việc ai đó gửi đến bạn những lời khiếm nhã thì cũng nên học cách lịch sự hơn. 

Hơn nữa trong việc đưa ra các câu hỏi về tính chất phòng thủ về tại sao lại như vậy vì nếu bạn mong muốn nhận được kết quả tốt hơn thì sẽ cần liên hệ trực tiếp qua điện thoại hoặc gặp mặt. Cũng như trong mail gửi sẽ cần tránh về các từ ngữ khiêu khích về “phải, tại sao lại, tôi không hiểu, tôi chắc chắn bạn sẽ đồng ý,...”, dù là điều nhỏ nhưng đó lại là cách tạo ra sự thất bại trong giao tiếp email, sếp sẽ không trả lời bạn. 

Như vậy chỉ cần nắm chắc về cách gửi email cho sếp theo quy chuẩn trên và các bước cần chú ý là bạn đã có được một mail gửi đi đem lại kết quả thành công ngoài mong đợi.

CV xin việc