Cách viết biên bản kỷ luật nhân viên và những điều cần biết

1. Hiểu hơn về biên bản kỷ luật nhân viên

Dường như mẫu biên bản xử lý kỷ luật này đã không còn xa lạ với nhiều người nữa, nó khá thường xuyên xuất hiện trong các doanh nghiệp. Trước tiên để nắm rõ về cách viết thì bạn nên hiểu thế nào là biên bản kỷ luật nhân viên đã.

Hiểu một cách đơn giản và chung nhất thì đây là mẫu biên bản được lập trong một công ty, một doanh nghiệp khi xuất hiện những vi phạm về kỷ luật của người lao động. Trong mẫu biên bản này sẽ có đầy đủ các nội dung thông tin của người lập biên bản, người bị lập biên bản, thời gian, sự việc, thiệt hại,…Đồng thời khi biên bản xử lý kỷ luật nhân viên được lập thì phải có sự chứng kiến của người khác.

Đối với người lao động một khi đã bị lập biên bản này thì rất khó để bạn thăng tiến, có cơ hội phát triển sự nghiệp tại công ty nữa. Bởi tài liệu này sẽ được lưu lại về sau, chính vì thế mà khi tham gia vào môi trường làm việc nào đó, hãy cố gắng đừng làm sai các quy định, gây thiệt hại đến công ty để phải chịu hình thức kỷ luật nhé. Trong một số trường hợp nặng thì có thể bạn còn bị sa thải, mất việc nữa đó nhé.

Về biên bản kỷ luật nhân viên cũng giống như một lời răn đe đến nhân viên vi phạm, giúp họ nhận ra lỗi sai của mình, còn với các nhân viên khác thì như một lời nhắc nhở về các hành vi của mình.

Trong trường hợp bạn được giao nhiệm vụ lập biên bản kỷ luật nhân viên mà lại chưa có kinh nghiệm trong vấn đề này thì sẽ phải làm sao? Bạn hãy tiếp tục theo dõi nội dung bên dưới đây của chúng tôi để biết cách lập biên bản này nhé.

Tham khảo: Hướng dẫn viết biên bản họp xử lý kỷ luật đúng chuẩn

2. Cách viết biên bản kỷ luật nhân viên

2.1. Nội dung chính xuất hiện trong biên bản kỷ luật nhân viên

Trong mẫu biên bản này có khá nhiều các thông tin khác nhau thế nhưng bạn cần phải chú ý đến thông tin chính như:

- Tên công ty

- Quốc hiệu, tiêu ngữ

- Thời gian

- Tên của biên bản

- Thông tin của người lập biên bản (bao gồm họ tên, chức vụ, đơn vị công tác)

- Thông tin của người bị lập biên bản (bao gồm họ tên, chức vụ, đơn vị công tác)

- Tiến hành lập biên bản với nội dung gì (bao gồm thời gian mà việc vi phạm diễn ra, diễn biến của việc đó ra sao, thiệt hại gây ra, các tang vật (nếu có), ý kiến của người bị lập biên bản kỷ luật (nếu có)

- Chữ ký của những người có liên quan

Đó chính là những nội dung chính cần phải xuất hiện trong biên bản kỷ luật nhân viên. Các nội dung này sẽ không được phép thiếu trong biên bản, vì thế mà trong quá trình lập bạn cần hết sức lưu ý.

Xem thêm: Biểu mẫu tại viecday365.com nhé.

2.2. Hướng dẫn cách viết biên bản kỷ luật nhân viên

Thật ra việc lập biên bản kỷ luật này không quá khó và phức tạp, bạn chỉ cần dựa vào các thông tin chính cần xuất hiện và sự việc, hành vi vi phạm diễn ra là có thể lập biên bản được. Trong phần này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn trình bày sao cho đúng nhất để đảm bảo tính trang trọng của một văn bản hành chính.

- Tên công ty sẽ được đặt ở góc trên cùng bên trái của văn bản này, tên công ty sẽ phải viết đầy đủ, in hoa và bôi đậm. Ví dụ như: CÔNG TY TNHH ABCDE

- Một văn bản hành chính thì không thể thiếu được quốc hiệu và tiêu ngữ, bạn sẽ phải viết đúng theo quy định của một văn bản hành chính mẫu và đặt nó ở góc trên cùng bên phải của biên bản.

- Tiếp theo là số của biên bản được đặt bên dưới phần tên công ty. Ví dụ: Số:03/BB

- Ngày tháng năm là một nội dung cực kỳ quan trọng không thể không có trong biên bản. Cần phải ghi rõ như: Hà Nội, ngày 4 tháng 2 năm 2024 và đặt phần này ngay bên dưới quốc hiệu, tiêu ngữ.

- Tên của biên bản cần phải viết in hoa to, rõ ràng để khi người khác nhìn vào biết ngay nội dung chính của nó là gì. Tên văn bản sẽ được viết in hoa, bôi đậm và căn chỉnh ở chính giữa của đơn.

Ví dụ như: BIÊN BẢN KỶ LUẬT

- Tiếp đến chính là thời gian thực hiện lập biên bản này, nếu như lập biên bản ở đâu thì ghi ở đó. Ví dụ như: Vào lúc 14h ngày 4/2/2024 tại Công ty TNHH ABCDE.

- Phần thông tin của người lập biên phải phải ghi rõ đầy đủ để người đọc biết bạn cũng là thành viên của công ty và có trách nhiệm lập biên bản này.

Ví dụ như: Họ tên: Trần Văn B

Chức vụ: Trưởng phòng nhân sự

- Thông tin của người bị lập biên bản (chính là người đã mắc phải những sai phạm, gây ra hậu quả cho công ty) cũng phải được viết một cách rõ ràng nhất.

- Phần nội dung chính của biên bản này chính là thời gian, địa điểm diễn ra sự việc vi phạm đó.

+ Về thời gian, địa điểm của vụ việc thì cần phải ghi một cách cụ thể từ giờ, ngày, tháng năm, địa điểm cũng phải rõ ràng ở đâu.

+ Diễn biến việc xảy ra từ đầu cho đến cuối (tường trình của người bị lập biên bản kỷ luật).

+ Những thiệt hại về vật chất đã gây ra cho công ty

+ Riêng về tang vật và ý kiến của người bị lập biên bản có thể có nhưng cũng có thể không.

Ví dụ như sau: “Vào lúc 14h ngày 2/2/2024 tại Công ty TNHH ABCDE ông Nguyễn Văn A đang trong giờ trực ban của mình nhưng đã ngủ say do buổi trưa cùng ngày có uống rượu, việc này đã dẫn đến việc lơ là trong công tác bảo vệ, khiến cho kẻ trộm lẻn vào công ty và trộm mất 10 chiếc máy tính 2 chiếc điều hòa. Sự việc này đã gây thiệt hại cho công ty ước tính khoảng 50 triệu đồng.”

Ngoài ra bạn có thể tải mẫu biên bản kỷ luật nhân viên tại đây:

bien-ban-ky-luat-nhan-vien.docx

bien-ban-ky-luat-nhan-vien-2.docx

Tổng thể, việc lập và trình bày biên bản kỷ luật nhân viên càng chi tiết sẽ mang lại lợi ích cao cho cả người bị lập và cấp trên của bạn. Biên bản này cũng sẽ được lưu lại để làm căn cứ sau này. Chính vì thế mà cuối cùng sẽ phải có chữ ký xác nhận của những bên liên quan như: Người lập biên bản, người lãnh đạo, người chứng kiến, người bị lập biên bản.

Đọc thêm: Tìm hiểu kỷ luật là gì – Sống có kỷ luật đến thành công gần hơn

3. Một vài lưu ý khi lập biên bản kỷ luật nhân viên

Trong quá trình lập biên bản kỷ luật nhân viên thì bạn cần phải lưu ý đến một số vấn đề như sau:

- Thứ nhất, các nội dung trong biên bản phải chính xác sự thật 100%, có sự chứng kiến của người làm chứng khi lập biên bản. Nội dung trình bày càng rõ ràng, chi tiết càng tốt.

- Thứ hai, về hình thức thì biên bản này thông thường sẽ phải được lập thành 2 bản, một bản do người lập giữ và bản còn lại là người vi phạm giữ. Để đảm bảo tính trang trọng của một văn bản hành chính mẫu thì buộc phải có đầy đủ chữ ký của các bên, biên bản không nhàu nát, không rách góc.

- Thứ ba, đối với cả người làm biên bản hay người bị lập biên bản thì cũng cần phải xem xét, đọc kỹ lại biên bản trước khi ký.

Như vậy với những thông tin trong bài viết trên đây bạn cũng đã hiểu hơn về biên bản kỷ luật nhân viên rồi đúng không nào? Rất hy vọng với các thông tin chia sẻ này sẽ giúp cho quá trình lập biên bản của bạn được đơn giản hơn.

Mẫu CV xin việc