1. Tìm kiếm, xây dựng danh sách nhà cung cấp tiềm năng
Trình trưởng phòng thu mua hồ sơ nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chí hàng hóa cần mua Tiếp nhận ý kiến xem xét, phê duyệt nhà cung cấp của trưởng phòng
Lưu trữ danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, và cả nhà cung cấp chưa được duyệt (làm dữ liệu dự phòng)
Liên tục theo dõi thị trường, nắm bắt bổ sung thông tin những nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chuẩn mua hàng của công ty
2. Khảo sát giá mua hàng trên thị trường
Định kỳ phối hợp bộ phận nghiên cứu thị trường của phòng Marketing để khảo sát giá hàng hóa/ nguyên vật liệu
Cập nhật tình hình biến động giá, lập báo cáo gửi trưởng phòng thu mua
Liên lạc nhà cung cấp công ty đang mua hàng để cập nhật tình hình giá thực tế. So sánh giá nhà cung cấp bán cho công ty và giá trên thị trường theo khảo sát
Cân nhắc, tính toán và đưa ra đề xuất lựa chọn : tiếp tục mua của nhà cung cấp cũ, hay đàm phán với nhà cung cấp mới.
3. Triển khai mua hàng theo kế hoạch
Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban trong công ty
Phân tích, xác định yêu cầu chính xác từ mặt hàng, số lượng, chủng loại, kích thước, màu sắc, thông số kỹ thuật…
Lập kế hoạch thu mua theo yêu cầu, trình trưởng phòng thu mua phê duyệt Lên đơn hàng, liên hệ nhà cung cấp lấy mẫu hàng hóa
Đưa mẫu hàng hóa cho phòng ban cần mua hàng kiểm tra, đánh giá và phê duyệt
Liên hệ ký kết hợp đồng với nhà cung cấp sau khi mẫu hàng đã được phê duyệt. Liên hệ phòng tài vụ làm đề nghị tạm ứng mua hàng
Kiểm soát quá trình hoàn thành hợp đồng mua hàng.
Kiểm tra chất lượng, số lượng, tiêu chuẩn hàng được giao so với yêu cầu.
Thông báo cho trưởng phòng thu mua ngay lập tức nếu có sai sót tiêu cực về số lượng, chất lượng hàng khi giao.
Tiếp nhận các chứng từ giao hàng từ nhân viên giao hàng của nhà cung cấp, chuyển cho kế toán mua hàng của công ty
Gửi thông tin nhập hàng đến các phòng ban liên quan Triển khai tiến trình tiếp nhận hàng theo quy định.
Định kỳ hàng tháng ghi nhận phản hồi chất lượng sử dụng hàng hóa từ phòng ban sử dụng Quản lý hồ sơ theo dõi đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp
4. Triển khai mua hàng phát sinh
Trực tiếp mua phát sinh các mặt hàng cần thiết trong trường hợp không tìm được nhà cung cấp tốt, hoặc nhà cung cấp ký hợp đồng không kịp giao hàng.
Lập báo cáo trình trưởng phòng thu mua các trường hợp mua phát sinh
Đề xuất hướng giải quyết lâu dài sau khi đã hoàn tất tình huống mua phát sinh
Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu nhà cung cấp đã ký hợp đồng bồi thường thiệt hại do không giao kịp hoặc không giao hàng theo hợp đồng.
Phối hợp cùng bộ phận pháp lý công ty nếu xảy ra kiện tụng bồi thường.
5. Các công việc khác theo sắp xếp của quản lý
Nhập tên nhà cung cấp, thông tin biên lai hàng hóa vào hệ thống phần mềm nội bộ Phối hợp phòng kho vận theo dõi lượng hàng tồn kho, đề xuất bổ sung khi cần thiết.
Phối hợp phòng Marketing theo dõi sát xao giá bán hàng hóa/ nguyên vật liệu đặc thù khó tìm nhà cung cấp, dễ biến động giá.
Chủ động cập nhật giá bán thành phẩm của đối thủ cạnh tranh để dự đoán mức giá mua hàng của họ…