Cách viết thư từ chối nhận việc - Lời khuyên vàng dành cho bạn!

1. Bố cục của một mẫu thư từ chối nhận việc qua Email

Trong quy trình kết nối giữa người tìm việc và nhà tuyển dụng, Email luôn là một công cụ không thể thiếu. Và một mẫu thư từ chối nhận việc cũng nên viết và gửi qua Email. Tương tự như bố cục cơ bản của một “letter”, thư từ chối nhận việc gồm các phần chính như sau:

1.1. Phần tiêu đề

Nhiều ứng viên bỏ qua va xem nhẹ tiêu đề của Email thư từ chối nhận việc. Tuy nhiên, tiêu đề vừa có thể cho thấy mức độ nghiêm túc và thái độ chuyên nghiệp của bạn trong mẫu thư. Vừa là cơ sở giúp nhà tuyển dụng nhận biết dễ hơn, không liệt thư của bạn vào danh mục thùng rác hay thư spam, quảng cáo. Hãy viết tiêu đề theo cấu trúc cơ bản: Họ tên Vị trí việc làm được mời nhận việc.

1.2. Phần mở đầu

Mở đầu mẫu thư bao gồm lời chào mà ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng. Chỉ cần gói gọn trong các thông tin như: Kính gửi ai? (nêu rõ tên người phụ trách tuyển dụng, tên công ty, địa chỉ công ty), Bạn là ai? (nêu rõ tên của bạn, địa chỉ, ngày tháng năm sinh,...).

1.3. Phần nội dung

Nội dung thư từ chối nhận việc cũng là phần quan trọng nhất. Nội dung chia làm hai phần: Bao gồm lời cảm ơn và lời từ chối (có nêu lý do). Một lời cảm ơn gói gọn trong khoảng 1 - 2 câu bày tỏ sự tôn trọng và biết ơn của bạn đối với công sức và thời gian mà nhà tuyển dụng đã bỏ ra. Về phía lời từ chối, ứng viên nên trình bày từ 2 - 3 câu gửi thông điệp từ chối một cách thẳng thắn nhất đến nhà tuyển dụng. Mặc dù không buộc nêu rõ lý do từ chối, nhưng nếu có, hãy tinh gọn lý do của bạn hết mức có thể. Lời từ chối của bạn nên thể hiện thái độ tiếc nuối của bạn đối với nhà tuyển dụng và vị trí tuyển dụng.

1.4. Phần kết thư

Cách kết thư từ chối nhận việc khá khó khăn nếu bạn không thực sự khéo léo. Đây là nội dung đúc kết từ tất cả những nội dung trước đó. Kết thư, ứng viên nên một lần nữa thể hiện sự tiếc nuối và biết ơn đối với nhà tuyển dụng. Trong phần này, các ứng viên cũng nên khéo léo và tinh tế trong việc duy trì mối liên hệ với nhà tuyển dụng. Cuối cùng, mặc dù không bắt buộc, tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể cung cấp thông tin của một ứng viên tiềm năng mà theo bạn, có thể là giải pháp để bổ sung nhân sự thay thế.

Việc làm marketing - pr

2. Nhà tuyển dụng hài lòng với lá thư từ chối nhận việc như thế nào?

Thử đặt mình vào vị trí của nhà tuyển dụng, nhận được một lá thư trên tay với nhiều kỳ vọng nhưng chỉ nhận lại là sự từ chối. Đồng ý luôn dễ dàng, nhưng từ chối có thể là một nghệ thuật giao tiếp và tạo mối quan hệ. Cùng điểm qua các tiêu chí cho thấy một mẫu thư từ chối nhận việc chuyên nghiệp và khéo léo nhé!

2.1. Thời điểm gửi thư

Thời điểm gửi thư là một trong những yếu tố quan trọng có thể làm tiêu chí đánh giá thư từ chối nhận việc của bạn. Ngay khi ứng viên nhận được thư mời nhận việc của nhà tuyển dụng, hãy cố gắng gửi lại phản hồi của bạn trong vòng một ngày (24 tiếng). Việc gửi thư nhanh như thế không có nghĩa là gấp gáp, mà chính là cách bạn tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng. Để họ có thể sắp xếp và lên kế hoạch bổ sung nhân sự mới.

Họ sẽ cảm thấy thái độ không chịu hợp tác nếu như bạn không phản hồi thư mời hoặc gửi thư từ chối quá lâu. Mọi sự chờ đợi có thể khiến bạn kém chuyên nghiệp, thậm chí làm mất đi cơ hội hợp tác với nhà tuyển dụng trong tương lai. Thử tưởng tượng xem, bạn được mời đi ăn bữa tối, tuy nhiên bạn không đi và cũng không phản hồi. Lần sau bạn có mời người ta đi ăn lại bữa tối, sự thiếu tôn trọng trước đó sẽ khiến mối quan hệ trở nên tiêu cực hơn.

2.2. Thông điệp trong thư

Thư từ chối nhận việc không dài dòng, do đó những thông điệp, nghĩa là phần nội dung trong thư cần được đơn giản, tinh gọn hết mức có thể. Tốt nhất ở ngay sau lời cảm ơn, hãy đi thẳng vào vấn đề bạn không nhận được việc và có thể nói rõ ràng một lý do phù hợp. Quá dài dòng về lý do hay biểu cảm sự tiếc nuối của bạn quá lan man, sẽ khiến mất thời gian của cả đôi bên, không giải quyết được vấn đề cần giải quyết. Thậm chí nhà tuyển dụng sẽ nghĩ rằng bạn đang cố tình chê bai họ.

Ngoài ra, một trong những điều tối kỵ nhất khi viết thư từ chối nhận việc chính là dùng những lời lẽ đả kích và tiêu cực với nhà tuyển dụng. Kể cả khi lý do bạn không chấp nhận làm việc xuất phát từ chính nguyên nhân nhà tuyển dụng. Bạn cũng không nên sử dụng những từ ngữ khiếm nhã, mất lịch sự, thậm chí là chê bai thẳng mặt doanh nghiệp. Bạn có biết vì sao không? Vì đơn giản, tương lai đôi khi bạn sẽ lại mong muốn ứng tuyển vào một vị trí nào đó trong doanh nghiệp của họ. Chính xác hơn, bạn không thể dự báo những gì sẽ diễn ra sau đó.  

Xem thêm: Việc làm chăm sóc khách hàng

2.3. Ứng viên được giới thiệu từ bạn

Thật tuyệt vời khi một nhà tuyển dụng đang cảm thấy thất vọng vì làm mất đi một ứng viên tiềm năng. Thì họ lại bỗng dưng nhìn thấy tia hy vọng khi nhận được một gợi ý từ lá thư của bạn. Bằng những mối quan hệ hay sự quen biết nào đó, việc bạn giới thiệu hoặc đề cử một ứng viên thay thế chỗ của bạn sẽ làm nhà tuyển dụng cảm động.

Điều đó về phía bạn, có ý nghĩa như là một lời cảm ơn, một sự bù đắp lớn. Đối với nhà tuyển dụng, đó chính là một giải pháp hữu dụng rút ngắn thời gian tuyển dụng nhân sự. Tuy nhiên, khi đề cử một ứng viên trong thư từ chối nhận việc, nên đảm bảo ứng viên đó thỏa mãn tất cả các yêu cầu mà nhà tuyển dụng đề ra. Ít nhất là bằng với tiêu chí mà bạn đã từng đáp ứng nhé!

3. Một số lời khuyên của các chuyên gia khi viết thư từ chối nhận việc

Theo nhiều năm kinh nghiệm của các chuyên gia nhân sự viecday365.com, bạn nên lưu ý những điều sau trong quá trình viết thư từ chối nhận việc.

3.1. Nên gửi thư sớm

Tại sao bạn nên chú tâm vào thời gian gửi thư? Các chuyên gia viecday365.com cho rằng, thư từ chối nhận việc nên càng gửi đi sớm càng tốt. Tốt nhất, ngay khi thời điểm bạn nhận được Email thư mời nhận việc của nhà tuyển dụng. Hãy cố gắng sắp xếp thời gian để soạn một Email thư từ chối nhận việc trả lời họ. Việc gửi Email sớm như thế sẽ giúp cho nhà tuyển dụng nhanh chóng lên phương án tuyển nhân sự mới, không làm ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động của công ty.

Ngoài ra, đó cũng là cách bạn tôn trọng thời gian quý giá của họ và cả của bản thân mình.

3.2. Tối giản lý do từ chối nhận việc

Như đã nói, ứng viên có thể viết thư từ chối nhận việc mà không bao gồm một lý do cụ thể. Nhưng nếu có, hãy cố gắng viết ngắn gọn và đề cập ít nhất có thể. Lý do nên mang tính chủ quan và đơn giản. Dù là lý do gì đi chăng nữa, bạn không nên lấy những lý do như “đổ lỗi” nhà tuyển dụng. Tránh các lý do như: vì bạn thấy công ty không phù hợp, công ty bị nhiều người đánh giá thấp, bạn đã nhận việc ở một công ty khác,...

Tất cả những lý do này có thể sẽ làm ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa hai bên trong tương lai và ngầm tố cáo sự kém chuyên nghiệp từ bạn.

3.3. Chú trọng về thái độ thể hiện trong thư

Trên thực tế, nhà tuyển dụng đã mất rất nhiều thời gian để chọn ra một ứng viên phù hợp nhất trong hàng trăm ứng viên khác. Họ đã đặt kỳ vọng vào bạn và đánh giá cao năng lực của bạn. Nói đúng hơn, trên cương vị của một ứng viên, đó chính là cơ hội mà nhà tuyển dụng chính thức tạo ra cho bạn ở thực tại.

Đó chính là lý do mà ứng viên nên tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến những người phụ trách tuyển dụng và cả doanh nghiệp. Hãy cho nhà tuyển dụng biết thái độ của bạn khi nhận được thư mời nhận việc. Bạn đã vừa vui mừng và cũng vừa tiếc nuối ra sao. Bạn vui mừng vì đã được nhà tuyển dụng tôn trọng tài năng, sự nhiệt huyết cùng nỗ lực ứng tuyển của bạn. Nhưng bạn tiếc nuối vì một lý do nào đó mà bạn không thể tiếp nhận công việc này.

Khôn ngoan khi tỏ thái độ trong thư từ chối nhận việc cũng chính là cách bạn duy trì và giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp giữa bạn và nhà tuyển dụng.

3.4. Tạo ra một cơ hội liên lạc trong tương lai

Cơ hội hợp tác trong một ngày nào đó ở tương lai sẽ có khả thi nếu như bạn xây dựng được mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng. Hãy bày tỏ một lời ngỏ đến nhà tuyển dụng rằng bạn mong muốn được hợp tác với họ ở tương lai. Hoặc bạn cũng có thể đề nghị với nhà tuyển dụng hãy lưu thông tin của bạn cho một dịp cần đến. Động thái này cho thấy bạn là một người giao tiếp, tương tác chuyên nghiệp, ứng xử khôn ngoan sẽ làm cho các mối quan hệ dần trở nên tích cực hơn.

4. Mẫu thư từ chối nhận việc hay nên tham khảo

“Kính gửi: Anh/chị ... - [Chức vụ] - Tại công ty.... , địa chỉ....

Tôi là ứng viên... trước hết xin chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo điều kiện và cơ hội để tôi được tham gia ứng tuyển với vị trí.... + tên công việc. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi phải thông báo rằng, vì một vài lý do cá nhân nên tôi không thể hợp tác với quý công ty.

Tôi thực sự rất cảm kích và trân trọng thời gian quý báu, công sức và cả cơ hội mà quý công ty đã dành cho tôi trong suốt thời gian ứng tuyển. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty, các anh chị trong bộ phận tuyển dụng và phỏng vấn của công ty. Xin kính chúc quý công ty ngày càng lớn mạnh và phát triển hơn nữa ở tương lai. Hy vọng sẽ được hợp tác với quý công ty vào một dịp nào đó ở tương lai!

Trân trọng

Ứng viên ký tên.”

Hy vọng những lời khuyên trên đây sẽ giúp bạn có một mẫu thư từ chối nhận việc hoàn chỉnh nhất!