Từ xưa đến nay, làm hành chính văn phòng vẫn luôn là công việc mơ ước của rất nhiều người, nhất là đối với những ai muốn tìm kiếm một công việc ổn định, lâu dài. Vậy nhu cầu tuyển dụng cũng như tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng hiện nay như thế nào? Bài viết dưới đây của viecday365.com sẽ giúp bạn giải đáp toàn bộ những thắc mắc liên quan đến việc làm văn phòng mới nhất.
1. Những thông tin cơ bản về việc làm hành chính văn phòng
Nhắc đến hành chính văn phòng chắc có lẽ nhiều người sẽ nghĩ ngay đến những công việc nhàm chán, quanh quẩn với đống hồ sơ, sổ sách, dữ liệu,... Vậy sự thật về nghề này có đúng là như vậy?
1.1. Hiểu về khái niệm hành chính văn phòng có nghĩa là gì?
Hành chính văn phòng được xem là một bộ phận vô cùng quan trọng và tuyệt đối không thể thiếu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào hiện nay. Những người làm việc trong bộ phận này sẽ đảm nhiệm toàn bộ những công việc có liên quan đến các thủ tục lưu trữ văn thư, thủ tục hành chính. Đồng thời nhân viên hành chính văn phòng cũng có nhiệm vụ hỗ trợ cho những nhân viên khác tại doanh nghiệp trong quá trình làm việc, đôi khi họ cũng chính là người sẽ đón tiếp khách của doanh nghiệp và được xem như một nhân viên lễ tân.
Bên cạnh những công việc chính trên thì nhân viên làm hành chính văn phòng cũng đảm nhiệm một số công việc khác như là tư vấn những vấn đề liên quan đến pháp lý cho ban lãnh đạo của doanh nghiệp. Và với tính chất công việc như trên thì tại nhiều doanh nghiệp, nhân viên hành chính văn phòng cũng đồng thời được sắp xếp gộp vào với bộ phận nhân sự để có thể cùng trao đổi công việc và hỗ trợ lẫn nhau khi khối lượng công việc tăng lên.
Cũng có rất nhiều người đặt ra câu hỏi là làm việc văn phòng học ngành gì hiện nay? Liệu có doanh nghiệp nào tuyển dụng các vị trí việc làm văn phòng không cần bằng cấp dành cho những người chưa có kinh nghiệm không? Câu trả lời là hầu hết các doanh nghiệp đều tuyển dụng các vị trí hành chính văn phòng là các bạn tốt nghiệp các trường về hành chính, nhân sự, quản trị,... Do đó, bạn có thể lựa chọn các ngành này tại các trường đại học phù hợp để có thể theo đuổi nghề này trong tương lai.
1.2. Những công việc văn phòng là làm gì trong các doanh nghiệp hiện nay?
Công việc của một nhân viên hành chính văn phòng hiện nay thực tế khá đa dạng và gần như bao quát tất cả những hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp. Nhiều người thường ví rằng công việc của nhân viên hành chính văn phòng giống như là một người “bảo mẫu” của doanh nghiệp và phải nắm bắt, quản lý tất cả những vấn đề xảy ra với doanh nghiệp mà nếu như thiếu họ thì chắc chắn mọi thứ sẽ trở nên rối loạn. Vậy cụ thể họ đảm nhiệm những công việc như thế nào?
- Nhân viên hành chính văn phòng có thể làm công việc lễ tân và thực hiện nhiệm vụ đón tiếp khách hàng, các đối tác, nhà đầu tư,... của doanh nghiệp. Nhân viên lễ tân sẽ làm việc tại các sảnh chính và tất cả khách hàng muốn liên lạc với bất cứ ai trong doanh nghiệp đều sẽ cần qua bộ phận lễ tân. Bên cạnh đó, nhân viên lễ tân cũng là người trực và trả lời điện thoại cũng như trực tiếp xử lý các thông tin, giải đáp thắc mắc về doanh nghiệp cho khách hàng, hướng dẫn họ đến các bộ phận mà họ cần để có thể giải quyết công việc.
- Nhân viên hành chính văn phòng có thể làm thư ký giám đốc và hỗ trợ các công việc liên quan đến vấn đề sắp xếp các cuộc họp hay lịch làm việc cho giám đốc, các buổi phỏng vấn tuyển dụng hay cũng có thể là lên các kế hoạch cho các chuyến du lịch của doanh nghiệp.
- Thực hiện công việc soạn thảo hay lưu trữ văn thư cũng là một trong số những công việc của một nhân viên hành chính văn phòng trong tất cả các doanh nghiệp hiện nay. Cụ thể đó là thực hiện việc soạn thảo các hợp đồng, thư từ,... gửi đến khách hàng, tổng hợp và lưu trữ các hồ sơ của nhân viên hay hồ sơ kinh doanh, sắp xếp giấy tờ quan trọng,...
- Nhân viên hành chính văn phòng như đã phân tích ở trên là còn đảm nhận cả nhiệm vụ của bộ phận nhân sự, đó là thực hiện chấm công cho nhân viên, đồng thời theo dõi các chính sách của doanh nghiệp và phổ biến cho nhân viên khi có sự thay đổi.
- Bên cạnh đó, nhân viên hành chính văn phòng cũng làm công việc quản lý hệ thống cơ sở hạ tầng cùng toàn bộ các trang thiết bị của một doanh nghiệp. Đó là đảm nhiệm việc kiểm tra và bổ sung thêm các trang thiết bị, các vật tư hay văn phòng phẩm cho các bộ phận trong doanh nghiệp,.... Thêm vào đó, họ cũng cần hỗ trợ các vấn đề liên quan đến pháp lý của doanh nghiệp để có thể quản lý và hoạt động doanh nghiệp tốt hơn.
1.3. Giờ làm việc hành chính văn phòng hiện nay được quy định như thế nào?
Giờ làm việc hành chính văn phòng đúng như tên gọi của nó là bạn sẽ chỉ làm việc trong khung giờ hành chính theo quy định. Có nhiều người nghĩ rằng giờ làm việc hành chính sẽ chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp của nhà nước hay có người lại nghĩ giờ hành chính là làm việc trong suốt 1 ngày,...
Và thực tế thì theo quy định của nhà nước hiện nay, giờ hành chính sẽ tính là 8 tiếng 1 ngày, không bao gồm thời gian nghỉ trưa. Quy định này được áp dụng cho hầu hết các vị trí chức vụ hành chính văn phòng hay cả những bộ phận khác tại các doanh nghiệp hiện nay. Cụ thể, giờ hành chính sẽ được chia ra thành 2 ca như sau:
- Ca 1 (ca buổi sáng) sẽ được tính là 8h00’ đến 12h00’.
- Ca 2 (ca buổi chiều) sẽ được tính là 13h30’ đến 17h30’.
Và tùy vào từng doanh nghiệp sẽ có lịch làm việc khác nhau. Có doanh nghiệp sẽ chỉ làm từ thứ 2 – thứ 6. Tuy nhiên có những doanh nghiệp sẽ làm việc cả ngày từ thứ 2 – thứ 6 cộng thêm ca sáng của thứ 7. Một số doanh nghiệp lại làm cả ngày từ thứ 2 – thứ 7 và chỉ nghỉ ngày chủ nhật.
2. Cơ hội rộng mở với việc làm hành chính văn phòng hiện nay
Việc làm ngành hành chính văn phòng hiện nay có rất nhiều điều kiện để phát triển bởi nền kinh tế đang ngày càng đi lên, các doanh nghiệp mở rộng quy mô cũng như được thành lập ngày càng nhiều. Điều đó dẫn đến nhu cầu tuyển dụng nguồn nhân lực cho các vị trí cũng từ đó mà tăng lên mạnh mẽ. Do đó, các bạn sinh viên tốt nghiệp từ các chuyên ngành liên quan đến hành chính văn phòng hiện nay sẽ không cần quá lo lắng về vấn đề việc làm, đồng thời các vị trí công việc cũng ngày càng đa dạng hơn với mức thu nhập vô cùng hấp dẫn.
- Với cấp bậc dành cho vị trí nhân viên hành chính văn phòng thì sẽ bao gồm như là nhân viên phụ trách mảng lễ tân, nhân viên phụ trách hỗ trợ công việc hành chính tại doanh nghiệp,... Và yêu cầu đối với những vị trí này cũng không quá khắt khe, bạn chỉ cần am hiểu về nghiệp vụ hành chính văn phòng là đã có thể có cơ hội được làm việc. Đây là vị trí phù hợp với những bạn sinh viên mới ra trường chuyên ngành về hành chính, quản trị, nhân sự,... Đối với vị trí này, bạn sẽ nhận được mức thu nhập từ 5 – 10 triệu đồng/tháng tùy vào từng vị trí cũng như trình độ, kinh nghiệm làm việc.
- Cấp bậc thư ký tại doanh nghiệp thì bao gồm những vị trí như thư ký riêng cho giám đốc hay thư ký tổng quát lo công việc cho cả doanh nghiệp. Đối với vị trí công việc này thì yêu cầu đặt ra khá cao đó là cần phải có hiểu viết về nghiệp vụ chuyên môn, có khả năng phân tích, tầm nhìn xa trông rộng, có khả năng ngoại ngữ tốt và ít nhất là 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đường. Làm thư ký văn phòng bạn sẽ nhận được mức thu nhập khá tốt từ 8 – 14 triệu đồng/tháng xét theo năng lực và kinh nghiệm của mỗi người.
- Với cấp bậc quản trị văn phòng thì yêu cầu bạn phải có trình độ chuyên môn thật tốt, am hiểu về mọi lĩnh vực liên quan tới doanh nghiệp. Làm việc ở vị trí này bạn sẽ cần phải tốt nghiệp từ các trường đại học chuyên ngành nhân sự, quản trị và phải có trình độ ngoại ngữ tốt. Kinh nghiệm yêu cầu với vị trí này sẽ là từ 2 năm trở lên ở vị trí tương đương. Mức thu nhập cho quản trị văn phòng vô cùng hấp dẫn, từ 25 – 55 triệu đồng/tháng xét theo năng lực, kinh nghiệm làm việc của mỗi người.
Như vậy, có thể thấy cơ hội đối với các vị trí việc làm hành chính văn phòng hiện nay là vô cùng rộng mở. Và đây cũng chính là lý do tại sao đây lại là ngành nghề nhận được nhiều sự quan tâm và theo đuổi hiện nay.
3. Giải đáp thắc mắc làm thế nào để làm tốt công việc hành chính văn phòng?
Hành chính văn phòng trong suy nghĩ của nhiều người là công việc khá nhẹ nhàng và không có quá nhiều áp lực so với nhiều công việc khác. Tuy nhiên, trên thực tế thì đây lại là bộ phận làm việc rất nhiều và cũng không kém phần áp lực, vất vả. Và để có thể làm tốt được những công việc hành chính văn phòng này thì bạn sẽ cần phải đảm bảo được những vấn đề sau đây:
3.1. Cần có tính cẩn thận, tỉ mỉ, ngăn nắp
Chắc hẳn ai cũng đã từng nghe đến câu “làm dâu trăm họ” rồi phải không nào? Và làm công việc hành chính văn phòng cũng được xem là như vậy. Chính vì vậy mà yêu cầu đặt ra đó là bạn cần phải là người cẩn thận, tỉ mỉ, luôn ngăn nắp trong quá trình làm việc. Đặc biệt là trong việc quản lý các hồ sơ, dữ liệu, các hợp đồng,... quan trọng của doanh nghiệp. Bởi nếu bạn làm việc không khoa học và mọi thứ không được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng thì khi ban lãnh đạo cần đến hồ sơ nào đó chắc chắn sẽ mất rất nhiều thời gian và làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Bên cạnh đó thì tính tỉ mỉ cũng sẽ giúp bạn làm việc được chính xác, hiệu quả hơn bởi các con số, dữ liệu mà bạn thường xuyên phải tiếp xúc nếu như để xảy ra sai sót dù rất nhỏ cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh và hiệu quả công việc của doanh nghiệp. Do đó, đây là điều quan trọng bạn cần phải chú ý khi làm công việc hành chính văn phòng.
3.2. Cần biết tạo ra nét văn hóa riêng của doanh nghiệp
Có thể thấy, hành chính văn phòng là công việc được liệt kê trong top những bộ phận hàng đầu không thể thiếu của bất kỳ một doanh nghiệp nào, do đó khi xử lý tất cả các công việc thì đều cần phải tuân thủ theo đúng quy định và làm việc theo đúng quy trình mà doanh nghiệp đã đưa ra.
Bên cạnh đó, việc tuân thủ theo quy định một phần cũng tạo nên văn hóa hoạt động của một doanh nghiệp. Nhân viên bộ phận hành chính văn phòng cần phải biết giữ gìn, đồng thời phát huy những nét văn hóa riêng biệt của doanh nghiệp mình. Do đó, bên cạnh việc nắm rõ về văn hóa công ty, bạn còn cần phải phát hiện ra đâu là nét riêng để có thể có phương pháp phát triển một cách tốt nhất.
3.3. Cần có sự chu đáo
Cẩn thận và chu đáo là điều tuyệt đối không thể thiếu đối với một nhân viên làm hành chính văn phòng bởi đây là nhiệm vụ của họ để có thể giúp công ty phát triển tốt hơn. Làm hành chính văn phòng là cần phải biết quan tâm đến các hoạt động, công việc của các bộ phận trong doanh nghiệp, biết gắn kết tinh thần đoàn kết của nhân viên với nhau.
Ngoài ra thì nhân viên hành chính văn phòng cũng cần biết linh hoạt trong các tình huống và tuyệt đối không làm việc một cách quá máy móc thì mới có thể quản lý được hệ thống nhân sự và những công việc quan trọng của doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp đạt đến thành công lớn trong tương lai.
4. [Cập nhật] Một số thông tin tuyển dụng việc làm hành chính văn phòng cho bạn
4.1. Yêu cầu tuyển dụng chung đối với nhân viên hành chính văn phòng
Đối với công việc hành chính văn phòng thì tùy từng doanh nghiệp sẽ có những tiêu chí tuyển dụng riêng biệt. Tuy nhiên, yêu cầu chung nhất mà các nhà tuyển dụng thường đưa ra trong các bài test tuyển dụng nhân viên hành chính cho các ứng viên cần phải đáp ứng được bao gồm như sau:
- Về trình độ chuyên môn:
+ Các ứng viên cần phải đảm bảo tốt nghiệp từ trung cấp trở lên về chuyên ngành hành chính văn phòng hay một số chuyên ngành khác như là khoa học xã hội & nhân văn, sư phạm, lưu trữ văn thư,...
+ Có trình độ tiếng Anh đạt từ loại A trở lên, trình độ về tin học loại B trở lên.
+ Cần có những kiến thức chuyên môn liên quan đến công tác hành chính văn phòng.
- Về kỹ năng chuyên môn:
+ Ứng viên cần phải có khả năng giao tiếp tốt, linh hoạt xử lý trong các tình huống.
+ Có khả năng soạn thảo các văn bản, công văn, hợp đồng,... tốt.
+ Biết sử dụng thành thạo những công cụ và phần mềm vi tính văn phòng cơ bản như Word, Excel,...
- Về kinh nghiệm làm việc: Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc đối với các ứng viên hành chính văn phòng tùy từng vị trí sẽ có quy định khác nhau. Đối với những vị trí nhân viên thì thường sẽ không yêu cầu cao về kinh nghiệm. Còn với những vị trí thư ký hay quản lý,... thì sẽ đòi hỏi ít nhất từ 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
4.2. Một số thông tin tuyển dụng việc làm hành chính văn phòng dành cho bạn
Hiện nay, thông tin các công ty tuyển dụng nhân viên văn phòng ở các tỉnh, thành phố tại Việt Nam ngày càng nhiều với nhu cầu về số lượng nhân lực là rất cao, cụ thể tại một số doanh nghiệp hay địa điểm cụ thể với nhu cầu tìm kiếm hay tuyển dụng cao như sau:
- Tuyển dụng và tìm việc làm tại Hà Nội giờ hành chính.
- Tuyển dụng và tìm việc làm văn phòng tại Đồng Nai.
- Thông tin tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hành chính tại Hồ Chí Minh trong đó có nhu cầu tìm việc làm giờ hành chính tại Gò Vấp, tuyển dụng và tìm việc làm văn phòng quận 2, tuyển dụng và tìm việc làm văn phòng tại quận 4, tuyển dụng và tìm việc làm văn phòng quận 7, tuyển dụng và tìm việc văn phòng quận 9, tuyển dụng và tìm việc làm văn phòng quận 12, nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng tại quận Thủ Đức, tuyển dụng và tìm việc làm văn phòng tại Củ Chi,...
- Thông tin về nhu cầu tuyển dụng cũng như tìm việc làm văn phòng ở Huế.
- Thông tin tuyển dụng và nhu cầu tìm việc làm văn phòng tại Vũng Tàu.
- Thông tin tuyển dụng và tìm việc làm hành chính tại Biên Hòa.
- Thông tin tuyển dụng và tìm việc làm văn phòng tại Diễn Châu.
- Tuyển dụng và tìm việc làm hành chính tại Vĩnh Yên Vĩnh Phúc.
- Thông tin tuyển dụng và nhu cầu tìm việc làm hành chính tại Quảng Ninh mới nhất 2020.
- Thông tin tuyển dụng và tìm kiếm việc làm nhân viên văn phòng biết tiếng Anh và những thông tin về vấn đề tuyển dụng nhân viên văn phòng biết tiếng hoa tại Hà Nội mới nhất.
- Thông tin tuyển dụng và tìm kiếm việc làm nhân viên văn phòng tại Hưng Yên.
- Thông tin tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng tại Bắc Ninh.
- Thông tin về tuyển dụng và tìm kiếm việc làm văn phòng Tiền Giang.
- Thông tin tuyển dụng cũng như nhu cầu về tìm kiếm những công việc làm hành chính văn phòng tại Bình Dương 2020 mới nhất.
- Thông tin tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng tại Đà Nẵng.
- Tuyển dụng và tìm việc làm văn phòng Đồng Tháp.
- Thông tin tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng tại Cần Thơ.
- Thông tin tuyển dụng cũng như nhu cầu về vấn đề tìm việc làm nhân viên văn phòng tại Đức Hòa.
- Thông tin tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng tại Hà Nam.
- Thông tin tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hành chính tại Hải Phòng.
- Tuyển dụng và tìm việc làm văn phòng Tân An – Long An.
- Tuyển dụng và tìm việc làm văn phòng tại Hà Tĩnh.
- Thông tin tuyển dụng và tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng tại Nha Trang.
- Tuyển dụng và tìm việc làm văn phòng tại An Giang.
- Tuyển dụng và tìm việc làm văn phòng tại Bình Phước.
- Thông tin mới nhất về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề tuyển dụng nhân viên văn phòng tại Bến Tre.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề Đông Anh tuyển dụng nhân viên văn phòng.
- Thông tin mới nhất cho bạn về vấn đề tìm kiếm việc làm cũng như nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng tại Bắc Giang hiện nay.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề tuyển dụng nhân viên văn phòng tại Hải Dương.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề tuyển dụng nhân viên văn phòng tại Tây Ninh.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề tuyển dụng nhân viên văn phòng tại Nghệ An.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề Vinschool tuyển dụng nhân viên hành chính.
- Thông tin mới nhất về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề Aia tuyển dụng nhân viên văn phòng.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề Manulife tuyển dụng nhân viên văn phòng.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề Hansol tuyển dụng nhân viên văn phòng.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề ngân hàng tuyển dụng nhân viên hành chính.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề Aeon mall tuyển dụng nhân viên văn phòng.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề Canon tuyển dụng nhân viên hành chính.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề Cengroup tuyển dụng nhân viên hành chính.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề BKAV tuyển dụng nhân viên hành chính.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề FPT tuyển dụng nhân viên hành chính.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề Juno tuyển dụng nhân viên hành chính.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề khu công nghệ cao tuyển dụng nhân viên văn phòng.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề Lotteria tuyển dụng nhân viên văn phòng.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề Grab tuyển dụng nhân viên văn phòng.
- Thông tin về nhu cầu tìm kiếm việc làm cũng như vấn đề Công ty Prudential tuyển dụng nhân viên văn phòng.
- Tuyển dụng và tìm kiếm việc làm văn phòng cho sinh viên tại Hà Nội.
Trên đây là những thông tin mới nhất về vấn đề tuyển dụng cũng như tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng hiện nay. Hy vọng đây sẽ là những thông tin hữu ích nhất và giúp các bạn tìm kiếm được công việc hành chính văn phòng phù hợp nhất cho mình.
Trả lời
