Quy trình xác minh văn bằng, chứng chỉ theo quy định chung

1. Căn cứ pháp luật về văn bằng, chứng chỉ

- Các cơ sở cung cấp dịch vụ giáo dục đào tạo thuộc địa phương, do Bộ Giáo và Đào Tạo chịu trách nhiệm quản lý. Khi học viên hoàn thành chương trình học, trung tâm đào tạo cần thực hiện quy trình xác nhận với cơ quan Nhà nước, đảm bảo tính công bằng trong giáo dục.

- Cơ sở để các đơn vị địa phương xác nhận cho bên đào tạo dựa trên Thông tư số 19/2024/TT-BGDĐT chung, áp dụng cho toàn quốc. Thông tư do Bộ Giáo Dục và Đào Tạo ban hành về các Quy chế liên quan đến hệ thống quản lý văn bằng, chứng chỉ các cấp.

- Trong thông tư đề cập đến các vấn đề về việc cấp phát văn bằng từ cấp trung học cơ sở, trung học phổ thông đến văn bằng cấp đại học. Những điều kiện, thủ tục, kiểm tra, tất cả những gì liên quan đến văn bằng được quy định trong Thông tư 19/2024/TT-BGDĐT.

- Việc xác minh văn bằng, chứng chỉ là một trong những giao đoạn cần thực hiện để phát hành văn bằng có hiệu lực. Cơ sở pháp lý của công đoạn này vì thế mà dựa trên Thông tư đã quy định chung của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo.

Xem thêm: Văn bằng chứng chỉ là gì? Thông tin quan trọng cần nắm bắt

2. Thủ tục xác minh văn bằng, chứng chỉ

Quá trình xác minh là một dạng thủ tục hành chính cần được thực hiện theo các bước của cơ quan chức năng. Hoàn thiện thủ tục để nhận được công văn xác minh cần trải qua 5 bước thực hiện chính.

- Bước 1: Đơn vị có nhu cầu xác nhận các trường hợp văn bằng hoặc chứng chỉ cần gửi công văn lên Ban quản lý đào tạo. Đơn vị có thể cử người có giấy giới thiệu lên trực tiếp phòng ban để bắt đầu làm thủ tục xác minh. Trong quá trình gửi công văn, đơn vị phải chịu trách nhiệm với hồ sơ được bàn giao.

- Trong bước thứ hai, nhân viên tại phòng ban khi nhận được hồ sơ sẽ kiểm tra lại thông tin về sổ gốc mà đơn vị đã đăng ký trước đó. Xác nhận cá nhân nhận bằng tốt nghiệp có tham gia hoạt động tại cơ sở đào tạo, đã hoàn thành và có lưu lại bằng tốt nghiệp.

- Bước 3: Người phụ trách công việc kiểm tra đã xác nhận trong sổ gốc cần phải soạn công văn, yêu cầu cơ quan thành phố phê duyệt. Hồ sơ sẽ được lưu tại bên phụ trách kiểm tra, chờ cơ quan cấp trên cấp duyệt theo yêu cầu.

- Bướ 4: Trưởng phòng tiếp nhận công văn của người phụ trách, đánh giá và quyết định ký duyệt và sau đó gửi lại cho bên phụ trách. Các công văn cần xác minh của người yêu cầu đã được chấp nhận và được chuyển lại cho bên văn phòng ban quản lý.

-Bước 5: Người phụ trách khi nhận được công văn đã ký duyệt của cấp trên sẽ tiếp hành đóng dấu đỏ của cơ quan, hoàn tất thủ tục hành chính, xác minh văn bằng của người yêu cầu. Cuối cùng, người yêu cầu sẽ đế nhân lại công văn và sử dụng trong mục đích cần thiết.

3. Thành phần hồ sơ

Hồ sơ cần được cung cấp những giấy tờ theo điều 6 của Nghị định số 23/2024/NĐ-CP quy định.

- Người có nhu cầu xác minh văn bằng thuộc sở hữu của mình cần gửi bản sao căn cước công dân đã chứng thực dấu đỏ hoặc hộ chiếu cá nhân, còn hạn không quá 6 tháng kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

- Tổ chức yêu cầu xác minh phải được pháp luật cho phép hoạt động, yêu cầu xác minh chứng chỉ gốc, văn bằng trong sổ gốc

- Giấy đề nghị xác minh theo mẫu quy định chung về việc chứng nhận lại chứng từ hoặc văn bằng còn lưu lại tổ chức

- Trong trường hợp gửi qua đường bưu điện phải được để trong phong bì có dám tem, điền tên địa chỉ văn phòng có chức năng giải quyết công việc.

Các bên quản lý, lưu trữ hồ sơ đang dần cải thiện và đưa các giải pháp về công nghệ số, thay đổi những thủ tục hành chính cần thực hiện. Giảm bớt thời gian xử lý và quản lý dữ liệu tốt hơn. Giải quyết, tra cứu văn bằng trong tương lai sẽ được cập nhập và sử dụng thường xuyên trên nền tảng công nghệ, các thủ tục về hồ sơ có thể thay đổi về hình thức và cách gửi.

Xem thêm: Cách kiểm tra bằng đại học thật hay giả siêu đơn giản, nhanh chóng

4. Các thông tin khác

- Các đơn vị tham gia vào thủ tục xác minh là cá nhân, tổ chức đơn vị giáo dục cấp phát văn bằng, Sở giáo dục và đào tạo. Các đối tượng có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ để đưa ra kết quả là văn bản trả lời cho yêu cầu xác minh bằng cấp.

- Thời gian để hoàn thành thủ tục là khoảng 10 ngày tính từ ngày ban quản ly tiếp nhận hồ sơ. Trong giai đoạn kiểm tra lại văn bằng, đối chiếu với sổ gốc mất nhiều thời gian cần thực hiện trong khoảng 5 ngày. Các thủ tục phế duyệt, đóng dấu, ký duyệt mất khoảng 2 ngày cả thời gian chuyển và lưu dữ liệu.

- Các công văn về đề nghị xác minh tốt nghiệp, trả lời về việc xác minh tốt nghiệp sẽ được lưu lại tại ban quản lý trong thời hạn 1 năm. Sau đó sẽ được trả về kho của nhà trường đào tạo, cung cấp tiếp tục thời gian lưu trữ theo quy định hiện hành.

- Công việc thực hiện xác minh văn bằng theo quy định sẽ không mất phí để thực hiện thủ tục hành chính. Không có thêm yêu cầu và điều kiện gì theo kèm khi giải quyết vấn đề xác minh, kết quả cuối cùng là công văn xác minh, không phải văn bằng tốt nghiệp hay chứng chỉ có giá trị.

5. Tại sao cần xác minh văn bằng, chứng chỉ

- Hàng năm có hàng chục nghìn các loại văn bằng, chứng chỉ được cấp phát phục vụ cho mục đích của các học viên. Hệ thống giáo dục đào tạo cần phải có phương pháp để quan lý các dữ liệu này và cần phải có một quy trình trong khoảng thời gian nhất định, xác minh tính chính xác của bằng cấp.

- Bằng cấp trong quá trình làm việc và làm thủ tục hồ sơ liên quan khác có giá trị lớn, ảnh hưởng nhiều đến người sở hữu trong tương lai. Cần phải được thực hiện nghiêm ngặt, tránh những đối tượng lợi dụng kẽ hở để thực hiện hành vi kiếm thu nhập trái phép.

- Quá trình xác minh văn bằng và lưu trự tại nhiều nơi quản lý khác nhau, làm tăng tính bảo mật và chắc chắn trong việc cấp phát các văn bằng, chứng chỉ cho học viên sử dụng. Chứng chỉ tại nhiều nơi là điều kiện thực hiện các công việc khác, có tính quyết định và ảnh hưởng tới lĩnh vực khác.

- Loại bỏ các cơ sở hoạt động cấp chứng chỉ chưa đúng quy định, nhanh chóng sửa đổi các thay đổi trong việc học tập, thi cử, cấp phát các chứng chỉ theo quy định. Các thông tin về chứng chỉ bằng cấp có thể thay đổi một số điều, các cơ sở cần phải có biện pháp thay đổi kịp thời, chính xác.

Cuối cùng, quá trình xác minh văn bằng chứng chỉ cần phải được thực hiện nghiêm ngặt theo quy định chung của Bộ Giáo Dục. Thủ tục hành chính xác minh bằng cấp có tác động đến người sở hữu, cơ sở đào tạo cấp phát và cần đươc lưu trữ lại trong thời gian dài.