Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng chi tiết và đầy đủ nhất

1. Chứng từ bán hàng có những loại nào? Một số điều cần biết

1.1. Chứng từ bán hàng có nội dung nào?

Chứng từ là những giấy tờ và vật dụng thực hiện công việc phản ánh các nghiệp vụ về kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp, tổ chức, các chứng từ này đã hoàn thành sử dụng để làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Ngoài giấy tờ, chứng từ cũng có thể ghi nhận bằng các thiết bị điện tử và gồm nhiều loại khác nhau, không có giá trị chuyển nhượng hoặc có thể có giá trị và sử dụng chuyển nhượng, phản ánh kinh tế của một chủ thể.

Chứng từ gồm các nội dung chính là yếu tố cơ bản và bổ sung, cụ thể:

1.1.1. Các yếu tố cơ bản

Trong các loại chứng từ, yếu tố cơ bản là yếu tố bắt buộc cần phải có và nó là căn cứ để chứng minh, đảm bảo về tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đóng vai trò làm chức năng thông tin về các kết quả của nghiệp vụ tại doanh nghiệp.

Các yếu tố cơ bản gồm có: Tên chứng từ; tên và địa chỉ đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ; số chứng từ; thời gian (ngày, tháng, năm) lập nên chứng từ; nội dung kinh tế của nghiệp vụ; quy mô của nghiệp vụ đó gồm cả giá trị và số lượng; chữ ký và tên của người lập chứng từ, người có trách nhiệm thi hành và phê duyệt nghiệp vụ.

1.1.2. Các yếu tố bổ sung

Các yếu tố bổ sung chứng từ đối với bản chứng từ là yếu tố không bắt buộc, chỉ đóng vai trò là thông tin thêm để các đặc điểm cá biệt của chứng từ có thể làm rõ theo từng loại nghiệp vụ, góp phần đơn giản hóa hoặc giảm nhẹ công tác kế toán.

Các yếu tố bổ sung gồm có: Quan hệ của chứng từ đến tài khoản kế toán, sổ sách kế toán; phương thức thực hiện; định mức nghiệp vụ hoặc quy mô kế hoạch; thời gian bảo hành.

1.2. Các loại chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng là gì?

Đối với các doanh nghiệp, hoạt động luân chuyển chứng từ bán hàng vô cùng quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của doanh nghiệp. Các chứng từ trong nghiệp vụ gồm có các giấy tờ sau:

- Đối với các doanh nghiệp thực hiện việc nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cần có hóa đơn GTGT.

- Đối với doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng không thuộc vào đối tượng chịu thuế GTGT hoặc đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cần có hóa đơn bán hàng.

- Phiếu xuất kho hàng hóa gửi bán cho các đại lý.

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho thông thường.

- Bảng kê bán lẻ dịch vụ, hàng hóa; báo cáo bán hàng; bảng thanh toán hàng đại lý dùng cho ký gửi.

- Giấy nộp tiền; Thẻ quầy hàng; Bảng kê thanh toán hàng ngày và biên nhận hàng.

- Biên bản giảm giá hàng hóa, biên bản thừa thiếu hàng hóa, biên bản hàng hóa bị trả lại.

- Giấy báo Có, phiếu thu.

- Các chứng từ liên quan khác.

2. Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng chi tiết

Trong quá trình xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng, doanh nghiệp, cá nhân cần phải căn cứ vào một số đặc điểm như cách tổ chức quản lý lưu kho; tổ chức bộ máy kế toán, cơ cấu tổ chức quản lý; đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ cần có yêu cầu quản lý,...

Qua đó, đảm bảo các chứng từ bán hàng luân chuyển tại các bộ phận hợp lý, khoa học, tránh việc bị bỏ sót, trùng hoặc luân chuyển quá vòng vo gây lãng phí nguồn nhân lực hoặc nhầm lẫn.

Cụ thể, quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng và thu tiền gồm có những bước dưới đây:

2.1. Bước 1: Nhận đơn đặt hàng

Nhân viên kinh doanh đàm phán chốt đơn hoặc khách hàng tự chủ động đặt hàng, sau đó thiết lập đơn hàng. Sau đó, nhân viên bán hàng sẽ là người tiếp nhận đơn đặt hàng và thực hiện xử lý đơn đặt hàng đó, kiểm tra tín dụng khách hàng và kho hàng.

Khi nhận được đơn đặt hàng từ nhân viên, trưởng phòng kinh doanh sẽ là người phê duyệt đơn đặt hàng, Phó Tổng giám đốc phụ trách mảng kinh doanh sẽ phê duyệt nếu khách hàng nợ quá nhiều. Nếu đơn hàng đó không được duyệt và chấp thuận, nhân viên cần báo lại cho khách hàng biết vì sao lại hủy đơn hàng đó.

2.2. Bước 2: Kiểm tra công nợ của khách hàng

Kế toán công nợ sẽ tiếp nhận hóa đơn GTGT (liên 3) mà thủ kho giao cho, sau đó cần phải thực hiện ký xác nhận trong sổ “Giao nhận hóa đơn GTGT”, cuối cùng hóa đơn đó sẽ được lưu kho. Nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT của hàng bán, kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào đó và đối chiếu các số liệu trên hóa đơn và trên chương trình kế toán, xem có khớp hay không.

Trong quá trình đối chiếu, nếu kế toán bán hàng phát hiện chênh lệch cần báo lại cho nhân viên bán hàng biết để có thể giải quyết những sai sót kịp thời, tiếp tục theo dõi công nợ của khách hàng.

Kế toán công nợ nhân Phiếu thu và giấy báo Có từ kế toán thanh toán và thực hiện đối chiếu, kiểm tra về tình hình thu hồi các công nợ, sau đó tiến hành cập nhật đầy đủ các số liệu. Sau cùng, kế toán thanh toán sẽ thực hiện ghi vào sổ những nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ liên quan.

2.3. Bước 3: Kiểm tra hàng tồn

Sau khi hóa đơn đã được phê duyệt, tiếp tục được luân chuyển tới bộ phận quản lý kho. Nhân viên phụ trách kho sẽ thực hiện kiểm tra hàng tồn trong kho.

2.4. Bước 4: Lập lệnh bán hàng

Căn cứ lập lệnh bán hàng sẽ dựa vào hóa đơn VAT, sau đó sẽ thông báo xuất hàng hóa giao cho khách hàng. Dựa theo số lượng và chủng loại hàng mà khách hàng đặt, nhân viên quản lý kho chuẩn bị hàng hóa sao cho phù hợp.

2.5. Bước 5: Chuẩn bị hàng

Nhân viên kho sẽ xác định hàng hóa đó ở vị trí nào trong kho, kiểm tra các thông tin về hàng hóa như tên hàng hóa, nơi sản xuất, hàm lượng nồng độ, số lô và hạn sử dụng trên phiếu báo lô của biểu hàng. Sau đó, nhân viên cần lấy đúng số lượng, chủng loại và số lô đã ghi trên lệnh bán hàng, thực hiện xếp và để riêng từng mặt hàng.

2.6. Bước 6: Giao hàng cho khách hàng vận chuyển hàng

Ở bước này, nhân viên giao hàng sẽ thực hiện giao hóa đơn và hàng hóa cho khách. Khi khách hàng nhận hàng, nhân viên yêu cầu khách hàng ký xác nhận nếu cần thiết.

2.7. Bước 7 và 8: Cập nhật số liệu giảm hàng tồn kho và lập hóa đơn

Khi hàng hóa giao tới khách hàng, nhân viên cần lập số liệu giảm cho hàng tồn kho và nhân viên bán hàng sẽ lập hóa đơn. Phòng kế toán dựa theo lệnh bán hàng, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng để in hóa đơn.

2.8. Bước 9: Theo dõi

Nhân viên bán hàng sẽ gửi sang cho kế toán toàn bộ chứng từ bán hàng, sau đó thực hiện kiểm tra các chứng từ đã có sự thống nhất hay chưa, đối chiếu dữ liệu trên hệ thống với hóa đơn nhận được. Nếu có sự chênh lệch, kế toán bán hàng sẽ báo lại cho nhân viên bán hàng để kịp thời giải quyết các sai sót phát sinh, đồng thời tiến hành ghi nhận các công nợ cho khách hàng mua hàng.

2.9. Bước 10: Thu tiền

Khi nhận được phiếu chi do khách hàng phát hành (trường hợp thu nợ bằng tiền mặt) hoặc nhận được giấy báo ngân hàng, kế toán công nợ và doanh thu sẽ cần chứng minh tiền hàng phải thu từ khách hàng đã được thanh toán và sau đó kiểm tra, đối chiếu số tiền phải thu của khách với số tiền đã nhận. Sau đó, kế toán sẽ cập nhất số tiền mà khách hàng đã thanh toán vào trong “bảng kê thu tiền khách hàng” để có thể theo dõi việc chi trả hoa hồng có nhân viên bán hàng, chi nhánh hoặc đại lý.

2.10. Bước 11: Hạch toán và lập báo cáo

Cuối cùng, kế toán trong doanh nghiệp sẽ hạch toán tổng hợp lại các chứng từ. Đồng thời, kế toán lập báo cáo với những nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong quá trình bán hàng.

Để quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng và quản lý bán hàng trở nên dễ dàng, đơn giản, các kế toán nên sử dụng phần mềm hỗ trợ, ví dụ như phần mềm quản lý bán hàng 365. Phần mềm hỗ trợ bạn quản lý hóa đơn, chứng từ, quá trình bán hàng dễ dàng, giúp đơn giản hóa các nghiệp vụ, chính xác các số liệu, tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng đầy đủ và chi tiết. Trong doanh nghiệp kinh doanh, quá trình luân chuyển các chứng từ vô cùng quan trọng và cần thiết, đảm bảo các giấy tờ, hóa đơn bán hàng chính xác và cập nhật kịp thời các thông tin. Đồng thời, đây cũng là hoạt động chính giúp doanh nghiệp đem lại nguồn thu, vì vậy các kế toán cần đặc biệt quan tâm và chú trọng.