Mẫu giấy mời chuẩn cho những lần gặp mặt thêm trang trọng

1. Hiểu hơn về mẫu giấy mời họp

Mẫu giấy mời họp là một trong những hình thức không thể thiếu đối với bất kỳ một doanh nghiệp, một cơ quan nào, thậm chí nó cũng xuất hiện thường xuyên trong các trường học khi có hoạt động họp phụ huynh. Giấy mời họp hiện nay không còn xa lạ với tất cả chúng ta nữa.

Đối với một công ty, một doanh nghiệp khi mà họ có hoạt động nào đó và cần phải lấy ý kiến từ những nhân viên cốt cán thì họ sẽ chủ động gửi giấy mời họp đến cho những người đó. Để họ có thể đến dự buổi họp đúng giờ.

Hơn nữa đối với mẫu giấy mời họp, kể cả những người được nhận hay những người gửi giấy mời cũng sẽ cảm thấy trang trọng hơn. Họ sẽ cảm thấy mình quan trọng hơn trong buổi họp mặt và lấy ý kiến đó. Chính vì thế mà mẫu giấy mời họp thông thường sẽ rất quan trọng đó. Chính vì thế mà bạn càng không được lơ là và xem nhẹ giấy mời họp nhé.

Việc làm truyền thông

2. Nội dung chính của mẫu giấy mời

Đối với mẫu giấy mời họp sẽ có những nội dung khác nhau, bạn không thể áp dụng chung nhất cho tất cả các loại giấy mời với nhau được. Ví dụ, không thể sử dụng mẫu giấy mời dự hội nghị với mẫu giấy mời họp lớp với nhau được. Nếu làm như vậy thì không khác nào bạn đang lấy râu ông nọ cắm cằm bà kia. Người nhận giấy mời cũng sẽ cảm thấy không chuyên nghiệp. Chính vì thế mà bạn cần phải chú ý sử dụng đúng.

Tuy nhiên thì về nội dung chính của mẫu giấy mời về cơ bản là giống nhau, sẽ bao gồm các mục như:

- Quốc hiệu, tiêu ngữ

- Ngày/ tháng/ năm

- Tên cơ quan tổ chức của người gửi

- Tên người nhận

- Tên cuộc họp đó, ví dụ như “tới dự buổi họp lớp liên khóa 2024 – 2024 trường THPT Tam Đảo”.

- Thời gian tham dự cuộc họp

- Địa điểm tham dự cuộc họp đó

- Cảm ơn

Về cơ bản sẽ có các mục nội dung chính như vậy, tuy nhiên thì tùy vào từng nội dung cuộc họp, mục đích cuộc gặp mặt đó như thế nào mà sẽ có nội dung cụ thể rõ ràng hơn. Đối với cách viết

3. Cách viết mẫu giấy mời

Cách viết nội dung giấy mời cũng khá quan trọng, trước khi viết mẫu giấy mời dự hội nghị đẹp thì bạn cần phải xác định rõ được đối tượng của giấy mời đó là ai để có những văn phong phù hợp nhất.

Khi bạn viết giấy mời họp cần phải đảm bảo nội dung ngắn gọn, xúc tích và không được lan man dài dòng. Tránh tuyệt đối gây cho người dùng cảm giác khó chịu, không hài lòng.

Khi viết mẫu giấy mời họp word thì bạn cần phải chú ý các nội dung chính như sau:

- Các thông tin ghi trong mẫu giấy mời bản word cần phải đảm bảo về khách quan, chính xác, tuyệt đối không được ghi sai tên, ghi sai ngày hay địa điểm.

- Trong phần nội dung đầu tiên thì cần phải nêu tên đầy đủ của cơ quan, tổ chức, cá nhân người được mời. Có thể tham khảo ví dụ sau:

“Ông/bà: Nguyễn Hoàng An, chức vụ giám đốc công ty TNHH Thanh Nhiên”

- Cần phải tóm tắt được nội dung cuộc họp bao gồm những gì? Nội dung cuộc họp sẽ là những thông tin để mang tính chất thông báo cho người được mời xem họ cần phải chuẩn bị những gì? Đối với những cuộc họp mang tính chất hội nghị, lấy ý kiến thì người được mời họp còn phải chuẩn bị các công văn, giấy tờ có liên quan. Tuy nhiên với nội dung cuộc họp cũng không nên quá dài dòng mà hãy tóm tắt các đầu việc cho khách mời biết là được.

- Tiếp đến chính là thời gian và địa điểm của cuộc họp trong file mẫu giấy mời, cuộc gặp mặt đó cần phải rõ ràng, cụ thể, tránh mập mờ gây cảm giác không hiểu cho người kia. Ví dụ như: “ Cuộc họp sẽ bắt đầu vào 8h ngày 31/3/2024 tại nhà B, phòng 102 trường Đại học Công Đoàn.”

- Cuối cùng chính là lời cảm ơn với các vị khách của mình, đương nhiên cũng không nên quên hy vọng về một cuộc gặp mặt, cuộc họp đầy đủ nhé.

4. Những lưu ý đối với mẫu giấy mời góp phần thêm đúng chuẩn

Để cho giấy mời của bạn thêm phần trang trọng và lịch sự hơn thì bạn cần phải lưu ý những điều sau đây:

4.1. Hình thức của mẫu giấy mời đẹp

- Mẫu giấy mời làm việc không được phép sai chính tả, đây là một loại giấy mời nó thể hiện tính trang trọng, phù hợp và đặc biệt còn phải thể hiện được sự tôn trọng với những người được nhận giấy mời. Do vậy, bạn cần đảm bảo rằng mẫu giấy mời hội nghị file word của bạn không chứa lỗi chính tả. Một giấy mời chỉ dài khoảng 1 trang giấy A4, thậm chí còn ngắn hơn, chính vì thế mà nếu như sai quá nhiều lỗi chính tả thì người nhận sẽ cảm giác rất khó chịu. Để tôn trọng cũng như nâng cao buổi gặp mặt hơn thì trước khi gửi đi hãy cẩn thận kiểm tra kỹ lại nhé.

- Giọng văn đối với giấy mời họp, tùy thuộc vào từng nội dung bài viết mà bạn cần phải có giọng văn sao cho phù hợp nhất, không nên sử dụng giọng văn quá mang tính chất ra lệnh, cũng không nên sử dụng giọng văn quá tình cảm sướt mướt. Cách tốt nhất chính là sử dụng giọng văn trung tính, khách quan nhưng vẫn phải thể hiện được sự trang trọng và tầm quan trọng của buổi họp mặt đó. Đối với giấy mời, giọng văn, ngôn từ sử dụng cũng rất quan trọng, bạn thật sự cần phải chú trọng đến giọng văn nhiều hơn nếu như phải soạn giấy mời.

- Hình thức, viền của giấy mời, thư mời, đối với những giấy mời mang tính thân mật nhiều hơn như họp lớp hay là tính trang trọng khá cao như mẫu giấy mời hội thảo hay tải mẫu giấy mời hội nghị thì nên trang trí viền giấy mời đẹp mắt, phù hợp hơn. Còn đối với những mẫu giấy mời hội nghị tổng kết thì không cần phải trang trí gì cả. Như vậy tùy vào nhiều trường hợp khác nhau mà có thể trang trí hoặc không trang trí giấy mời họp.

- Độ dài, độ dài của mẫu giấy mời họp thật sự khá quan trọng, nó không phải là những bức thư tình cảm dài sướt mướt, cũng không phải lịch sử. Đối với một mẫu giấy mời họp lớp file word chỉ cần ngắn gọn để người nhận thấy được những thông tin cụ thể rõ ràng. Bởi vậy mà không cần quá dài, chỉ cần từ một trang hoặc mẫu giấy mời 2 mặt là đủ. Nếu như quá dài thì việc tìm thông tin chính sẽ rất bất tiện đối với những vị khách.

- Ngoài ra, trên giấy mời của bạn cần phải ghi rõ lịch trình cụ thể, thời gian dự kiến để cho những khách mời nắm bắt được và sắp xếp công việc của mình một cách ổn thỏa nhất trước khi tham gia buổi gặp mặt đó. Ví dụ như: đối với những giấy mời họp lớp, đã khá lâu các bạn không có thời gian gặp nhau, trò chuyện và đi chơi với nhau. Chính vì thế mà muốn có một khoảng thời gian khá dài để vừa đủ họp lớp vừa có thời gian du lịch hay nghỉ tại đâu đó. Bạn nên ghi rõ lịch trình như thế nào và dự kiến trong thời gian bao lâu. Khi người nhận mẫu giấy mời đẹp trên word họ cũng có thể tự sắp xếp công việc của mình nếu như có thể tham gia được.

4.2. Cách gửi mẫu giấy mời mới nhất

Hiện nay có khá nhiều cách để gửi được mẫu giấy mời, chứ không chỉ đơn giản như ngày trước. Nếu như bạn thấy hình thức phổ biến gửi thư ngày trước chính là gửi bằng bồ câu đưa thư. Cho đến hiện nay thì hình thức đó hầu như không còn tồn tại nữa, mà thanh vào đó là nhiều hình thức gửi khác nhau, nhanh chóng và thuận tiện cho cả người viết và người nhận.

Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, cách gửi giấy mời đơn giản hơn, bạn có thể soạn một mẫu giấy mời trên word, sau đó mẫu in giấy mời đó ra rồi gửi cho những đối tượng cần. Với cách tải mẫu giấy mời đẹp file word này thì bạn có thể gửi cho những người khác qua đường bưu điện, chuyển phát nhanh. Với nhiều dịch vụ vận tải khác nhau sẽ cho bạn đa dạng sự lựa chọn hơn đó.

Tuy nhiên, đối với những trường hợp ở xa hoặc thời gian gấp rút hơn thì cũng có thể gửi mẫu giấy mời file word đó qua email cho người nhận, với những thiết kế khung mẫu giấy mời đẹp file word cũng sẽ là lựa chọn sáng xuất cho bạn khi gửi đó.

Việc làm nhân sự

5. Tải mẫu giấy mời đẹp ở đâu?

Ai cũng muốn cho mình những mẫu giấy mời word thế nhưng lại chưa tải mẫu giấy mời ở đâu và như thế nào? Trong thời đại 4.0 như hiện nay thì không quá khó để bạn có thể tìm cho mình được một mẫu giấy mời đẹp file word. Một công cụ đa năng, hữu ích chính là “Google”. Người ta nói, trên google chẳng thiếu thứ gì, cũng có thể là như vậy. Bởi bạn chỉ cần gõ từ khóa trên công cụ tìm kiếm là đã tìm được những kết quả mà mình muốn. Nếu như gõ “mẫu giấy mời dự hội nghị tổng kết” chỉ sau vài giây bạn sẽ nhận lại được hàng trăm nghìn kết quả khác nhau. Bạn chỉ cần tải về sử dụng là được.

Thế nhưng cũng có khá nhiều trang web yêu cầu bạn phải trả một khoản phí thì mới cho tải mẫu giấy mời họp về. Để tránh bị mất phí thì bạn nên tải ở những trang web không thu phí. Đương nhiên bạn cũng có thể download mẫu giấy mời đẹp file word hoàn toàn miễn phí tại đây:

giay-moi-hoi-nghi.doc

giay-moi-hop.doc

giay-moi-hop-lop.doc

mau-giay-moi-hop-phu-huynh.doc

Một lưu ý dành cho bạn: Khi thực hiện tải các mẫu giấy mời hội nghị đẹp trên mạng về bạn cần phải kiểm tra thật kỹ xem như vậy đã ổn hay chưa, câu chữ và nội dung có phù hợp với bối cảnh, mục đích hay không chứ không nên vội vàng sử dụng luôn nhé.