Chia sẻ cách viết mẫu đơn xin nghỉ việc song ngữ chuẩn nhất

1. Hướng dẫn cách viết mẫu đơn xin nghỉ việc song ngữ

1.1. Hiểu đúng về vai trò đơn xin nghỉ việc

Đơn xin nghỉ việc là văn bản mà người lao động cần phải viết và nộp lên cấp trên hoặc lãnh đạo khi quyết định nghỉ việc tại công ty, doanh nghiệp. Về bản chất thì đơn xin nghỉ việc thuộc loại văn bản hành chính, chủ yếu là để chính thức thông báo với đồng nghiệp, cấp trên và lãnh đạo về quyết định nghỉ việc của một cá nhân.

Đơn xin nghỉ việc sẽ là căn cứ quan trọng để Bộ phận nhân sự nhập hồ sơ, cũng như hoàn tất các thủ tục giấy tờ nghỉ việc và thanh toán hợp đồng lao động.

Bên cạnh đó, đơn xin nghỉ việc cũng sẽ được lưu lại trong hồ sơ làm việc của mỗi cá nhân. Nhiều người lao động không để ý đến điều này và viết đơn xin nghỉ việc một cách qua loa, hay phàn nàn về chế độ làm việc, đãi ngộ… của công ty trong đơn xin nghỉ việc. Điều này “góp phần” làm xấu đi hình ảnh của cá nhân đó trong mắt những người ở lại.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết mẫu đơn xin nghỉ việc qua email chuyên nghiệp

1.2. Hướng dẫn cách viết từng phần trong đơn xin nghỉ việc song ngữ

Nhìn chung, đơn xin nghỉ việc song ngữ không có quá nhiều khác biệt về nội dung so với đơn xin nghỉ việc thông thường. Điểm khác biệt duy nhất đó là thay vì chỉ viết bằng tiếng Việt thì nội dung đơn sẽ được dịch sang ngôn ngữ thứ hai mà công ty hoặc doanh nghiệp sử dụng. Thường thấy nhất là đơn xin nghỉ việc song ngữ Việt – Anh.

Cấu trúc của một lá đơn xin nghỉ việc song ngữ vẫn phải đảm bảo đúng quy chuẩn của một văn bản hành chính và bao gồm đầy đủ 3 phần: Phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc đơn. 

Có hai cách viết bạn có thể áp dụng khi viết đơn xin nghỉ việc song ngữ Việt – Anh:

+ Cách thứ nhất: Sử dụng bố cục song song. Nghĩa là bạn sẽ viết một dòng/ đoạn ngắn bằng tiếng Việt và ở ngay bên dưới là phần dịch sang tiếng Anh tương ứng.

+ Cách thứ hai: Bạn viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Việt thông thường, sau đó đính kèm thêm một bản dịch tiếng Anh ở phía sau.

Tiếp theo hãy cùng viecday365.com tìm hiểu cách viết từng phần trong mẫu đơn xin nghỉ việc song ngữ nhé!

1.2.1. Phần mở đầu đơn

Tương tự như phần mở đầu những văn bản hành chính khác, đơn xin nghỉ việc song ngữ vẫn được mở đầu bằng quốc hiệu và tiêu ngữ.

Dịch Quốc hiệu: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” – “SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM”.

Dịch tiêu ngữ: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” – “Independence – Freedom – Happiness”.

Dịch tên đơn: “ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC” – “RESIGNATION”.

Địa chỉ nhận đơn: “Kính gửi” – “Attention”

1.2.2. Phần nội dung đơn

Trong phần này người viết đơn cần khai rõ ràng và chính xác những thông tin về bản thân để cấp trên và lãnh đạo biết bạn là ai. Đồng thời Bộ phận nhân sự cũng căn cứ vào những thông tin trong đơn để xử lý hồ sơ của nhân viên nghỉ việc.

Cụ thể người viết cần cung cấp những thông tin sau:

+ Họ và tên/ Full name

+ Ngày tháng năm sinh/ D.O.B.

+ Số thẻ nhân viên/ Mã số nhân viên/ Staff ID

+ Ngày bắt đầu làm việc/ Starting date

+ Chức vụ/ Position

+ Bộ phận/ Department

+ Phòng ban/ Section

+ Thời gian đã làm việc tại công ty/ The time of working at the Company

+ Thời hạn của hợp đồng lao động hiện tại/ Term of the current labor contract

Tiếp theo bạn cần ghi rõ thời gian bắt đầu nghỉ việc để Bộ phận Nhân sự có cơ sở làm hồ sơ nghỉ việc và các giấy tờ, thủ tục khác trong quy trình nghỉ việc.

Ví dụ:

“Nay tôi làm đơn này kính mong Ban Giám đốc xét duyệt cho tôi được chính thức nghỉ việc bắt đầu từ ngày 14 tháng 8 năm 2024”.

(By this letter, I would like to inform you of my resignation from Data Analyst, to be effective from August 14th 2024).

Tiếp theo là lý do nghỉ việc (Reason). Bạn nên đưa ra một lý do xin nghỉ chính đáng, hợp tình hợp lý để đơn xin nghỉ việc của bạn nhanh chóng được thông qua.

Cuối cùng trong phần nội dung đơn nghỉ việc song ngữ là cam kết của người viết đơn

Ví dụ:

“Tôi cam kết sẽ thực hiện bàn giao các công việc đang phụ trách, các tài liệu và các tài sản của công ty nếu có theo quy định của công ty và quy định của pháp luật trước khi chính thức nghỉ việc”.

(I commit to hand over my works, documents and properties related to the company in accordance with the regulations of the Company hoặc according to the laws before my official resignation).

Hoặc cam kết sẽ là việc và hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao cho đến hết ngày cuối cùng còn làm việc tại công ty: “I do solemnly affirm that I will be at work regularly  until a decision is issued by the GM”.

1.2.3. Phần kết thúc đơn xin việc

Xin cảm ơn công ty một lần nữa và đề cập đến mong muốn nghỉ việc của bản thân.

Ví dụ:

“Thank you for thé great opportunity to work, learn and improve myself during the time. I am looking forward to receiving the support from our company”.

Sau đó người viết cần ký và ghi rõ họ tên của mình. Bên cạnh đó đơn xin nghỉ việc cũng cần có sự xác nhận của quản lý trực tiếp (Direct Manager), phòng Nhân sự (Human Resources Department), Giám đốc điều hành (Manager of Director), trưởng bộ phận (Head of Department) và người viết đơn (Applicant).

Gợi ý từ vựng một số tài sản của công ty cần bàn giao lại:

+ Sổ tay nhân viên: Staff Manual

+ Biển tên: Name Badge

+ Thẻ nhân viên: Staff ID Card

+ Đồng phục: Uniform

+ Thẻ bảo hiểm y tế: Health Insurance Card

+ Chìa khóa tủ đựng đồ: Locker Key

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ việc theo Nghị định 108 

2. Những lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc song ngữ

- Những lưu ý về cách trình bày

Đơn xin nghỉ việc là giấy tờ cuối cùng bạn lưu lại công ty và cũng sẽ được lưu lại trong hồ sơ làm việc, vì vậy bạn cần viết đúng định dạng của văn bản hành chính. Bên cạnh đó bạn cũng cần kiểm tra lại nhiều lần sau khi viết xong để tránh tồn tại những lỗi sai chính tả.

- Những lưu ý về nội dung

Khi dịch đơn sang tiếng Anh, bạn có thể tham khảo những mẫu có sẵn để sử dụng từ ngữ và cách diễn đạt chính xác. Phần lý do viết đơn nên được viết một cách ngắn gọn, chia thành các câu ngắn và sử dụng ngữ pháp tiếng Anh đơn giản.

Trên đây là những chia sẻ về cách viết và những lưu ý khi viết mẫu đơn xin nghỉ việc song ngữ. Xin nghỉ việc là một quyết định quan trọng đối với sự nghiệp của mỗi cá nhân, bởi vậy hãy suy nghĩ cẩn thận trước khi thông báo quyết định này với cấp trên và đồng nghiệp nhé.