Hướng dẫn cách sử dụng mẫu danh sách khách hàng Excel hiệu quả

1. Những thông tin về mẫu danh sách khách hàng Excel

1.1. Định nghĩa về mẫu danh sách khách hàng Excel

Mẫu danh sách khách hàng Excel có thể được hiểu như một tệp dữ liệu của khách hàng được công ty ghi lại trên nền tảng Microsoft Excel. Nền tảng này cho phép nhập dữ liệu của khách hàng một cách có hệ thống dựa trên những hàng và cột thông tin đã được thiết lập. Trong quá trình sử dụng, người quản lý có thể sử dụng các lệnh của Excel để thực hiện những yêu cầu về chăm sóc khách hàng.

Một mẫu danh sách khách hàng Excel cơ bản thường có 6 đến 8 cột. Cột đầu tiên chính là cột số thứ tự có thể được sử dụng để theo dõi lịch sử của khách hàng. Tiếp đó là cột tên khách hàng và tên liên hệ. Đối với những công ty hoạt động về các lĩnh vực vận chuyển, thông tin về địa chỉ khách hàng cũng thường được ghi lại. Ngoài ra, mẫu danh sách khách hàng Excel cũng bao gồm thông tin liên lạc của khách hàng như Email, Số điện thoại hay Số fax nếu có.

1.2. Cách sử dụng mẫu danh sách khách hàng Excel

Cách sử dụng mẫu danh sách khách hàng Excel cũng tương đối đơn giản và dễ dàng. Đầu tiên, bạn cần tạo file Excel với những hàng và cột theo yêu cầu của cửa hàng. Hoặc bạn cũng có thể tìm và tải những mẫu Excel phù hợp. Sau khi đã tạo xong bảng, bạn chỉ cần nhập những thông tin của khách hàng vào những cột đã cho trước. Mỗi khi có khách hàng mới bạn đều cần cập nhật thông tin. Sau khi có thông tin, bạn có thể sử dụng các thuật toán của Excel để phân loại hoặc xử lý danh sách theo ý bạn hoặc theo ý công ty. 

1.3. Tác dụng của việc sử dụng mẫu danh sách khách hàng Excel

1.3.1. Lưu trữ thông tin của khách hàng

Đây là tác dụng cơ bản nhất của việc sử dụng mẫu danh sách khách hàng Excel. Mẫu danh sách này bao gồm thông tin của tất cả khách hàng. Thông qua việc nhập dữ liệu trên hệ thống, những thông tin đó được tập trung lại. Những thông tin trên sẽ được sử dụng để hỗ trợ theo dõi, tính toán các số liệu khác nhau trong quá trình vận hành công ty.

1.3.2. Quản lý thông tin khách hàng

Nhờ việc tạo dựng được một hệ thống thông tin, mẫu danh sách khách hàng Excel sẽ giúp việc quản lý thông tin được nhanh gọn, dễ dàng và không tốn nhiều công sức. Các khách hàng cũng được chăm sóc tận tình hơn. Đặc biệt các khách hàng cũ sẽ không bị bỏ quên do đã có sự nhắc nhở từ hệ thống.

1.3.3. Phân loại khách hàng

Nhờ có các thuật toán của Excel, việc phân loại khách hàng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Các khách hàng có thể được phân loại dựa trên rất nhiều loại thông tin khác nhau như ngày đăng ký dịch vụ, địa chỉ, tuổi tác,... Từ đó, việc quản lý và hỗ trợ khách hàng cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

1.3.4. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Việc quản lý sổ sách tại những công ty lớn luôn là một vấn đề đau đầu với các cấp lãnh đạo. Một công ty với hàng trăm, hàng nghìn khách hàng sẽ có một lượng thông tin vô cùng lớn. Nhờ có Excel, việc quản lý những thông tin này trở nên dễ dàng và đỡ tốn công sức hơn. Thay vì việc thuê nhiều nhân viên quản lý sổ sách, giờ đây máy tính sẽ trở thành công cụ giúp giảm thiểu nhân công. Ngoài ra, Excel còn là một phần mềm miễn phí nên sẽ tiết kiệm được một số tiền cho cửa hàng hay công ty.

2. Những lưu ý khi dùng mẫu quản lý khách hàng Excel

Mặc dù mẫu quản lý khách hàng Excel đã thể hiện những ưu điểm vượt trội so với cách quản lý sổ sách thông thường nhưng người sử dụng mẫu quản lý khách hàng Excel vẫn cần chú ý những điều sau.

2.1. Cần nắm rõ các thuật toán của Excel

Việc sử dụng Excel đồng nghĩa với việc người sử dụng sẽ cần dùng các câu lệnh để thực hiện các chức năng của nó. Excel có một hệ thống các câu lệnh rất lớn để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của quản lý thông tin. Đối với người chưa thành thạo Excel, việc sử dụng có thể sẽ rất khó khăn và tốn thời gian.

2.2. Để ý các lỗi trong Excel

Trong quá trình thực hiện các câu lệnh, người dùng rất có khả năng sẽ mắc phải lỗi. Những lỗi không phù hợp sẽ được Excel báo dưới dạng ERROR. Tuy nhiên, với những trường hợp nhầm lẫn nhỏ, Excel sẽ không thể phát hiện được. Điều này rất có thể sẽ dẫn đến việc sai lệch trong quá trình xử lý sổ sách. Đôi khi chỉ nhầm lẫn dấu chấm dấu phẩy cũng có thể tạo những sai lệch đáng nói.

2.3. Nguy cơ về việc mất dữ liệu

Excel là một phần mềm offline nên hoàn toàn có thể xảy ra việc mất dữ liệu trong trường hợp các thiết bị lưu trữ gặp trục trặc. Nếu điều này xảy ra, các doanh nghiệp sẽ phải gặp không ít khó khăn do mất một lượng tài sản lớn như thông tin.

2.4. Excel không tối ưu hóa cho điện thoại

Excel là một phần mềm tập trung vào việc quản lý trên máy tính. Trong một số trường hợp, Excel cũng có thể miễn cưỡng được sử dụng trên điện thoại thông minh để thực hiện một số chức năng cơ bản. Điều này khiến cho việc quản lý khách hàng gặp những gián đoạn.

2.5. Cần chia thành nhiều phần dữ liệu

Tuy mẫu Excel có khả năng chứa dữ liệu tương đối lớn nhưng vẫn có thể xảy ra tình trạng xử lý chậm nếu như file được mở quá lớn. Bạn cần chia những thông tin đã tìm được thành những file bé hơn. Tuy nhiên, điều này cũng vô hình chung tăng lượng công việc cũng như rủi ro về mất dữ liệu lên.

3. Các phần mềm quản lý bán hàng tích hợp mẫu danh sách khách hàng Excel

Hiện nay, nhiều phần mềm quản lý bán hàng đã nhanh chóng triển khai việc tích hợp mẫu danh sách bán hàng Excel. Điều này khiến cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Những phần mềm trên cũng được tối ưu hóa để giảm thiểu những thiếu sót của Excel.

Dữ liệu của khách hàng được lưu lên máy chủ để đề phòng những rủỉ ro về mất dữ liệu. Ngoài ra, các phần mềm này cũng cho phép người quản lý truy cập cơ sở dữ liệu ở mọi lúc mọi nơi nếu cần thiết.

Một trong những phần mềm mà chúng tôi muốn giới thiệu để giúp cho việc sử dụng mẫu danh sách khách hàng Excel được hiệu quả hơn đó chính là phần mềm khovan.viecday365.com. Được tích hợp sẵn mẫu danh sách khách hàng cùng rất nhiều tiện ích khác, khovan.viecday365.com hứa hẹn sẽ mang lại những trải nghiệm tốt cho các công ty sử dụng với giá cả rất phải chăng

Trên đây là những thông tin về mẫu danh sách khách hàng Excel để cho bạn có thể tham khảo. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.