Mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm và những lưu ý quan trọng

1. Khái quát về mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm 

1.1. Mục đích sử dụng 

Cứ vào đầu mỗi năm học, tất cả các cấp trường thuộc khối giáo dục bắt buộc (mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông) đều tổ chức các cuộc họp phụ huynh. Mục đích của các cuộc họp này để thông báo về kế hoạch học tập của năm mới cũng như đưa ra mục tiêu thi đua. Bên cạnh đó thì tại các buổi họp đầu năm này thì giáo viên cũng thu các khoản phí bắt buộc và tự nguyện như phí xây dựng trường, quỹ phụ huynh, … Với nhiều công việc diễn ra trong cuộc họp như vậy mà bắt buộc phải cần có biên bản họp phụ huynh đầu năm để ghi chép lại, đồng thời trình lên báo cáo cho Ban giám hiệu nhà trường. 

Mẫu biên bản họp phụ huynh có chức năng 

• Thứ nhất: Ghi chép lại nhật ký cuộc họp bao gồm, số lượng phụ huynh tham gia, ý kiến phụ huynh, …
• Thứ hai: Nhận xét về diễn biến cuộc họp, tình hình học tập của học sinh 
• Thứ ba: Báo báo về kế hoạch học tập, chỉ tiêu phấn đấu trong năm học mới 
• Thứ tư: Công khai các khoản thu chi đầu năm 
• Thứ năm: Ghi lại kết quả bầu cử Hội cha mẹ học sinh của lớp 

1.2. Phạm vị sử dụng 

Các biên bản họp phụ huynh đầu năm này được sử dụng trong phạm vi của một lớp học trong một đơn vị trường học. Giá trị thời hạn của nó chỉ kéo dài từ khi bắt đầu năm học mới chính thức cho đến khi kết thúc năm học. Biên bản họp phụ huynh này không có giá trị về pháp lý. Tuy nhiên nó là một giấy tờ bắt buộc để làm căn cứ cho việc tổ chức họp theo kế hoạch của nhà trường và Bộ giáo dục. Và đây cũng là một yếu tố để xét điểm thi đua cho công tác chủ nhiệm của giáo viên nói riêng và của toàn trường nói chung. 

Bên cạnh đó thì hằng năm, nhà trường còn yêu cầu tổ chức họp phụ huynh vào cuối học kỳ I và cuối năm. Vậy nên cùng với các biên bản họp tổng kết này, biên bản họp phụ huynh đầu năm sẽ được lấy so sánh để đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch học tập đã đề ra, cũng như căn cứ để lập thu chi tổng chính xác. Cho nên đánh giá khái quát thì giá trị sử dụng và phạm vi sử dụng của mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm là trong nội quy trường học cũng như quy định của bộ Giáo dục. 

1.3. Người sử dụng 

Những đối tượng liên quan đến các biên bản họp phụ huynh này gồm có:

• Người viết nhận ký: Thư ký cuộc họp là một thành viên của Ban phụ huynh trong học kỳ trước 
• Đối tượng biên tập lại: Giáo viên chủ nhiệm lớp 
• Ý kiến, xác nhận: Giáo viên chủ nhiệm lớp, Trưởng Ban phụ huynh học sinh 
• Đối tượng nhận và đánh giá: Ban giám hiệu nhà trước 
• Đối tượng có quyền xem: Phụ huynh học sinh và thanh tra các cấp Sở, Bộ Giáo dục 

​Việc làm phát triển thị trường

2. Cách viết mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm 

2.1. Các nội dung chính trên mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm 

Một mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm chính xác và đầy đủ gồm có các nội dung chính sau:

Phần 1: Thành phần tham dự: Nêu rõ các thành phần gồm có

• Chủ tọa cuộc họp 
• Thư ký cuộc họp 
• Tổng số phụ huynh tham gia (tính trên tổng số phụ huynh của lớp)
• Số phụ huynh vắng mặt
• Các lý do vắng mặt 

Phần 2: Nội dung chính cuộc họp: Ở phần này được chia ra làm 5 phần nhỏ hơn, tương ứng với mỗi phần sẽ hướng đến một sự việc, công việc cụ thể cũng như đối tượng hướng đến. Cụ thể đó là 

Tình hình chất lượng và số lượng học sinh: Về điểm này, ngoài việc báo cáo dựa trên số liệu thực tế thì Giáo viên chủ nhiệm sẽ căn cứ vào kết quả học tập của học kỳ trước để đánh giá khách quan. Các yếu tố về chất và lượng học sinh như: tổng số học sinh, hoàn cảnh đặc biệt của học sinh, ưu nhược điểm của học sinh. Từ những yếu tố và kết quả này, giáo viên chủ nhiệm cũng đưa ra chỉ tiêu học tập trong năm học mới để viết vào trong biên bản. Chỉ tiêu học tập cần được ghi rõ: số lượng thành tích học tập, số lượng đạo đức phấn đấu, … 

Kế hoạch học tập của nhà trường: Ở phần này sẽ có những sự khác nhau giữa tầng học sinh cũng như khối học. Ví dụ với học sinh cuối cấp lớp 5, lớp 9, và lớp 12 sẽ có kế hoạch học tập trong năm và kế hoạch ôn thi chuyển cấp. Hay với tầng học sinh lớp chọn, lớp chuyên còn có kế hoạch thi học sinh giỏi, … tất cả những điều này, Giáo viên chủ nhiệm và Thư ký cuộc họp cần ghi đầy đủ trong biên bản họp phụ huynh đầu năm. Ngoài việc đưa ra các mục tiêu và cột mốc học tập quan trong, trong biên bản cuộc họp cũng cần ghi rõ về biện pháp cũng như cách thức để có thể hoàn thành được kế hoạch đó. 

Các khoản thu đầu năm: Phần này sẽ ghi rõ tên loại phí thu, số tiền bao nhiêu, kỳ hạn. Trong đó người viết cũng phải vạch ra ra các khoản thu bắt buộc và các khoản thu tự nguyện. Đối với khoản thu tự nguyện cần ghi số lượng phụ huynh đồng ý tham gia và đóng tiền, và tổng số tiền cũng như mục đích sử dụng của số tiền đó. Cũng ở trong mục các khoản đầu năm mà các khoản tiền cũng được chia ra đối tượng thu và quỹ giữa. Ví dụ: các khoản bắt buộc thì do GVCN thu và chịu sự quản lý của nhà trường, một số khoản tự nguyện khác trong nội bộ lớp sẽ do Ban phụ huynh thu và giữ để sử dụng theo đúng mục đích và kế hoạch đưa ra. 

Ý kiến của phụ huynh: Phần này không phải để từng phụ huynh viết lại mà giáo viên chủ nhiệm cũng như thư ký cuộc họp sẽ tổng hợp ý kiến lại và viết đánh giá chung vào phần này. Phụ huynh học sinh sẽ thể hiện các ý kiến, biểu quyết về kế hoạch học tập và khoản thu. Sau đó thư ký cuộc họp sẽ ghi lại nội dung tổng quát nhất về các ý kiến này vào trong biên bản họp phụ huynh đầu năm. Ví dụ: 100% phụ huynh học sinh đồng ý, 80% phụ huynh học sinh đồng ý và đóng các khoản thu, …

Bầu ban đại diện cha mẹ học sinh lớp: Phần này sẽ ghi lại kết quả của việc bầu cử và ứng cử Ban phụ huynh lớp, gồm có: Trưởng Ban phụ huynh, Phó Ban phụ huynh, Ủy viên và Thủ quỹ. Kết quả này sẽ dựa trên biểu quyết, nhất trí của tất cả thành phần tham dự cuộc họp trong đó bao gồm cả Giáo viên chủ nhiệm lớp. 

2.2. Cách trình trên mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm 

Vì bản chất là một loại văn bản hành chính cho nên mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm cũng có những phần trình bày chung như:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ
• Tên đơn vị giáo dục: Phòng GD ĐT Quận/Huyện, Tên Trường học
• Tên biên bản cuộc họp kèm năm học 
• Sự việc diễn ra: Cuộc họp phụ huynh đầu năm 
• Mục đích cuộc họp: Thông qua kế hoạch học tập và các khoản thu đầu năm 
• Nội dung chính của biên bản: Như các phần gồm có đã ghi ở trên 
• Thời gian lập biên bản 
• Địa điểm lập biên bản 
• Chữ ký và ý kiến của GVCN và Đại diện CMHS 

Hình thức của biên bản được soạn thảo trên word, in ra giấy A4 trên một mặt của tờ giấy. Các phần chữ trên biên bản được sử dụng chung các phông chữ lịch sự, trang trọng như: Arial hoặc Times new roman, cỡ chữ cho nội dung chính là 14. Bên cạnh đó, ở các phần tên, tiêu đề bắt buộc phải viết in hoa và in đậm. Chú ý tuyệt đối mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm không được trang trí hoa văn hay các icon, biểu tượng khác làm mất đi tính trang nghiêm, trang trọng cho một biên bản. Ngoài ra, người lập cũng tránh ghi sai thông tin hay các lỗi chính tả cơ bản trên các loại giấy tờ đơn, biên bản như thế này. Các bạn có thể tham khảo các mẫu sau:

Mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm (mẫu 3).docx 

Mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm (mẫu 2).docx 

Mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm (mẫu 1).docx

Việc làm bảo hiểm

3. Một số điểm khác biệt trong nội dung biên bản họp phụ huynh đầu năm các cấp

Mặc dù có một quy chuẩn chung về cách viết mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm học, song ở mỗi cấp thì phần nội dung sẽ có sự khác nhau. Điều này bắt nguồn từ ý thức tự quản khác nhau của các học sinh cùng với chương trình học và giáo dục riêng biệt từ cấp mầm non cho đến cấp Trung học phổ thông. Cụ thể sự khác biệt ở nội dung các các mẫu biên bản họp này như sau:

Đối với mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm cấp mầm non, kế hoạch học tập có thể được bao gồm cả những kỹ năng, năng khiếu được học và các chương trình về chăm sóc sức khỏe 

Đối với mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm cấp 1 (Tiểu  học) kế hoạch học tập chỉ dừng lại ở việc học văn hóa cũng như ý thức học tập, chưa có các kế hoạch về thi cử nhiều

Đối với mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm cấp 2 (THCS) kế hoạch học tập sẽ gồm có kế hoạch học tập cơ bản (chung) và kế hoạch học nâng cao (chuyên). Bên cạnh đó với khối 9 sẽ có kế hoạch thi nghề và thi vào lớp 10 

Đối với mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm cấp 3 (THPT) kế hoạch học tập sẽ gồm có kế hoạch học tập cơ bản (chung), kế hoạch học bồi dưỡng theo khối thi đại học, kế hoạch thi học sinh giỏi quốc gia. Đặc biệt với học sinh lớp 12 còn có kế hoạch thi nghề và kế hoạch thi THPT Quốc gia.

Bài viết trên đây là hướng dẫn cách viết mẫu biên bản họp phụ huynh đầu năm đầy đủ và chi tiết nhất. Hy vọng rằng với những thông tin trên, các bạn đã có thể tự mình soạn thảo một mẫu biên bản chính xác cho cuộc họp đầu năm của lớp mình. Bên cạnh đó, các bạn cũng biết được một cuộc họp phụ huynh đầu năm cần chuẩn bị những gì mà có những nội dung gì. Từ đó có thể lên các kế hoạch cụ thể, các chỉ tiêu hướng đến để cuộc họp diễn ra được thành công.