Hồ sơ quyết toán công trình và những thông tin liên quan

1. Giới thiệu chung về hồ sơ quyết toán công trình

Hồ sơ quyết toán công trình là tài liệu quan trọng nhất đối với các đơn vị thi công. Sau khi tiếp nhận công trình và tiến hành xây dựng, sửa chữa theo yêu cầu của chủ thầu hay nhà đầu tư, hồ sơ quyết toán công trình sẽ là bước giúp các đơn vị thi công nhận được thù lao và tiến gần hơn đến việc đưa đưa công trình vào hoạt động. 

Trong quá trình quyết toán công trình, chủ thầu, nhà đầu tư và đại diện đơn vị thi công sẽ cùng nhau rà soát lại chất lượng, giá trị nguyên vật liệu, các khoản thu chi phụ phí trong thời gian thi công. Tính đúng đắn, đầy đủ và hợp lệ chính là vũ khí để công trình được quyết toán sớm hơn. 

Giải thích dễ hiểu hơn thì quyết toán công trình chính là bước để bên thi công được nhận tiền, còn bên nhà thầu sẽ xác định được số tiền đã đầu tư vào công trình sau khi bên thi công hoàn thành công việc. 

Trước bước hồ sơ quyết toán công trình, đơn vị thi công và chủ thầu bắt buộc phải có thời gian thương lượng, đàm phán mức thù lao cuối cùng đối với từng loại hợp đồng. Bên lập hồ sơ quyết toán công trình là bộ phận đại diện của đơn vị thi công. Tùy theo nhiệm vụ, thời gian thi công mà có thể phát sinh thêm nhiều loại hợp đồng khác nhau, các loại hợp đồng này đều sẽ được thanh toán sau khi hồ sơ quyết toán công trình được duyệt thu. 

Xem thêm: Hồ sơ quản lý chất lượng công trình là gì và những yêu cầu cần có

2. Xây dựng hồ sơ quyết toán công trình

Hồ sơ quyết toán công trình được xây dựng dựa vào những quy định trong Nghị định 37/2024/NĐ-CP và được bảo trợ bởi pháp luật để đảm bảo quyền và lợi ích của các bên tham gia cũng như đảm bảo 2 bên đều làm đúng nghĩa vụ, trách nhiệm. Mời các bạn đến với phần tiếp theo cùng viecday365.com để nắm vững cách xây dựng hồ sơ quyết toán công trình. 

2.1. Tổng quan những tài liệu trong hồ sơ quyết toán công trình

2.1.1. Yêu cầu chung

Dưới đây là những tài liệu bắt buộc cần chuẩn bị trong hồ sơ quyết toán công trình: 

- Bản vẽ hoàn công: Mỗi công trình sẽ có quy mô riêng, các bảng vẽ cũng không bị giới hạn kích cỡ hay số lượng. Bên thi công sẽ tổng hợp những bản vẽ được nhà thầu chọn sử dụng và được xây dựng, lắp đặt. 

- Nhật ký thi công: Trong thời gian thi công, khi xảy ra bất kỳ vấn đề gì đều cần được nêu rõ: tình trạng, lý do, cách đã khắc phục, chi phí khắc phục. Để cẩn thận hơn, nhiều đơn vị thi công đều sẽ nêu rõ từng ngày đã hoàn thành được phần nào của công trình. 

- Biên bản nghiệm thu và công tác đã có xác nhận: Trong quá trình xây dựng, sửa chữa hoặc lắp đặt của công trình các loại hàng hóa, thiết bị, vật liệu được gửi đến hàng ngay chính vì vậy phải có biên bản nghiệm thu để giúp xác minh các hàng hóa này được xuất đến phục vụ mục đích thi công. Tương tư như vậy với các văn bản liên quan đến công tác trong thời kỳ thi công đều phải có chữ ký, được đóng dấu xác nhận của bộ phận lãnh đạo đơn vị thi công hoặc chủ thầu. 

- Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng: Đây là giấy tờ tối quan trọng, các thông tin trong bảng tính toán này cầu được đảm bảo tuyệt đối về tính chính xác. Trong bảng tính, đơn vị thi công phải nêu rõ khối lượng công việc họ đã hoàn thành, khối lượng công việc phát sinh; thù lao đã được tạm ứng và thù lao cần quyết toán. 

- Những giấy tờ, tài liệu khác tùy theo yêu cầu, đặc điểm của công trình.

2.1.2. Yêu cầu đối với chủ đầu tư trong hồ sơ quyết toán công trình

Để so sánh và xác minh hồ sơ quyết toán công trình, chủ đầu tư cần chủ động chuẩn bị các giấy tờ như: 

- Các bản vẽ và giấy dự toán công trình ban đầu

- Các loại hợp đồng: nghiệm thu, tạm ứng, đã thanh toán, các loại hợp đồng phát sinh…

- Với những công trình yêu cầu hoạt động thẩm tra trong thiết kế, chủ đầu tư sẽ cần chuẩn bị cả hồ sơ thẩm tra thiết kế để xác minh chất lượng, tính ứng dụng của công trình khi đi vào hoạt động 

- Không chỉ đơn vị thi công tiến hành quan sát và ghi chép nhật ký thi công mà đội ngũ giám sát của chủ đầu tư cũng sẽ là những người trực tiếp lưu trữ và báo cáo lại tiến độ cho ban lãnh đạo. Những tài liệu này sẽ được đối chiếu trước khi thanh toán. 

- Trong trường hợp công trình phát sinh các vấn đề cần kéo dài ngày thi công hoặc hoàn thành trước thời hạn đề ra, chủ đầu tư cũng phải lập biên bản để xác thực

- Bản vẽ cuối cùng trước khi quyết toán công trình

- Hợp đồng thanh toán công trình của chủ đầu tư

2.1.3. Yêu cầu đối với đơn vị thi công trong hồ sơ quyết toán công trình

Yêu cầu đối với đơn vị thi công cũng dựa trên những yêu cầu chung. Tuy nhiên để tránh trường hợp tốn thời gian đội ngũ phụ trách quyết toán của đơn vị thi công cần chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh mất thời gian hoặc xảy ra vấn đề ngoài ý muốn.

Ví dụ, trong những vật liệu xây dựng, vật dụng, thiết bị đã sử dụng hết bao nhiêu, được lắp đặt như thế nào? Khối lượng còn thừa ra sao? 

2.2. Các bước xây dựng hồ sơ quyết toán công trình

Để xây dựng hồ sơ quyết toán công trình chỉ cần 2 bước: 

Bước 1: Tính chi phí thực tế thông qua đơn giá dự toán ban đầu của đơn vị thi công với những yếu tố như nguyên liệu, nhân lực, máy móc. Số liệu này phải dựa trên tình hình xây dựng và đúng với nhật ký xây dựng. 

Bước 2: Áp dụng tình hình thực tiễn và chi phí ban đầu ta có thể điều chỉnh các hệ số, đơn giá trong thời điểm làm quyết toán. Chủ đầu tư và đội ngũ thi công phải thống nhất quan điểm để tránh những hiểu lầm không đáng có với 5 phương thức xác định sau: 

- Số vốn thực tế đầu tư được tính = chi phí chuẩn bị + chi phí thực hiện

- Nguyên nhân khách quan ảnh hưởng đến tiến độ thi công (nhân lực, thời tiết, dịch bệnh)

- Tổng số vốn đầu tư

- Phân loại các tài sản cố định của công trình và định giá

- Ghi sổ tăng giảm vốn đầu tư sau khi phân loại và định giá các tài sản cố định

Xem thêm: Hồ sơ hoàn công là gì? Giải đáp kiến thức xoay quanh hồ sơ hoàn công

3. Một số lỗi cần tránh khi lập hồ sơ quyết toán công trình

Trong khi lập hồ sơ quyết toán công trình, rất nhiều đơn vị thi công do sơ sót, thiếu kinh nghiệm có thể gặp một số lỗi như:

- Thông tin về nguyên vật liệu (ngày nhập, giá tiền) không khớp trong sổ sách, cần phải kiểm tra kỹ càng và giữ lại toàn bộ hóa đơn

- Trong thời điểm công trình tạm ngừng hoạt động vẫn tính ngày lương

- Thiếu những thông tin như: lịch trình sử dụng, thuê các loại máy móc, điều động các loại xe

- Trong trường hợp công trình ở xa, cần có người đến công tác, đào tạo giám sát không ghi rõ lịch trình, số ngày công tác, chi phí công tác

- Liệt kê thiếu các loại phụ cấp hoặc liệt kê thừa trong khi hợp đồng không có (ví dụ: tiền ăn của công nhân viên, phí khấu hao tài sản…)

Có thể thấy, hồ sơ quyết toán công trình đóng vai trò quan trọng đối với những doanh nghiệp, công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Việc hồ sơ quyết toán công trình được xét duyệt đồng nghĩa với việc công ty thanh toán được các khoản thù lao còn thiếu cho công nhân viên. Mong rằng những chia sẻ trong bài viết trên của đội ngũ viecday365.com đã hỗ trợ cho bạn đọc nắm rõ được thông tin liên quan đến hồ sơ quyết toán công trình. Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo.