Hồ sơ giải thể công ty và những điểm cần phải lưu ý

1. Những quy định chung liên quan đến giải thể công ty

Quá trình giải thể công ty đã được quy định rất rõ ràng tại Điều 207 Luật doanh nghiệp 2024. Căn cứ theo điều luật đó chủ doanh nghiệp, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông quyết định việc giải thể doanh nghiệp với các lý do như sau:

Khi đã kết thúc thời hạn hoạt động đã ghi trong Điều lệ công ty tuy nhiên công ty không có quyết định gia hạn;

Trong thời hạn 06 tháng liên tục mà công ty lại không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của Luật Doanh nghiệp và công ty không làm thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;

Công ty tiến hành giải thể theo nghị quyết, quyết định của chủ doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân, của Đại hội đồng cổ đông khi là công ty cổ phần, của Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, của Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty khi công ty là công ty trách nhiệm hữu hạn;

Công ty bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Ngoại trừ trường hợp Luật Quản lý thuế có quy định khác)

Trước khi nộp hồ sơ giải thể, công ty phải bảo đảm thanh toán hết các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản khác như thủ tục quyết toán thuế và đóng cửa mã số thuế doanh nghiệp. Đồng thời công ty không được ở trong quá trình giải quyết tranh chấp tại tòa án.

Sau khi giải thể công ty hợp pháp, người đại diện theo pháp luật của công ty có thể được thành lập công ty mới mà không có bất kỳ một hạn chế nào như phá sản doanh nghiệp.

Xem thêm: [Hỏi đáp] vấn đề liên quan tới giấy chứng nhận đăng ký thuế

2. Những tài liệu cần chuẩn bị trong hồ sơ và thủ tục giải thể

2.1. Cần chuẩn bị tài liệu gì trong hồ sơ giải thể công ty?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2024, đối với một bộ hồ sơ giải thể doanh nghiệp cần có đầy đủ những thành phần sau:

- Thông báo của doanh nghiệp về việc giải thể doanh nghiệp

- Biên bản họp của Đại hội cổ đông và Quyết định việc giải thể doanh nghiệp

- Danh sách về những người lao động hiện tại và những quyền lợi đã giải quyết cho người lao động.

- Danh sách về các chủ nợ, số nợ đã thanh toán trong đó bao gồm cả việc thanh toán các khoản nợ thuế của công ty và các khoản nợ bảo hiểm xã hội.

- Nếu công ty đã tất toán tài khoản tại Ngân hàng thì công ty cần có giấy xác nhận của chính Ngân hàng mà Công ty đã mở tài khoản.

Trong trường hợp Công ty chưa mở tài khoản tại Ngân hàng, thì công ty cần có văn cam kết việc công ty chưa thực hiện mở tài khoản tại bất kỳ Ngân hàng nào và không tồn đọng nợ tại bất kỳ Ngân hàng hay tổ chức cá nhân nào khác.

- Giấy tờ liên quan đến việc chứng minh doanh nghiệp đã đăng bố cáo giải thể theo đúng như quy định.

- Công ty đã có đăng ký mã số thuế cần có thông báo của Cơ quan Thuế về việc công ty đóng mã số thuế. Nếu công ty chưa đăng ký mã số thuế thì phải có văn bản xác nhận chưa đăng ký mã số thuế của Cơ quan Thuế.

- Trước việc nộp và huỷ con dấu công ty, cần có giấy chứng nhận từ Cơ quan công an theo quy định. Nếu như công ty chưa khắc con dấu thì cần phải có văn bản xác nhận của Cơ quan Công an.

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký doanh nghiệp bản gốc. Riêng trường hợp những doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/01/2024 phải nộp thêm vào Giấy phép thành lập doanh nghiệp.

- Báo cáo của công ty, doanh nghiệp về việc đã thực hiện thủ tục giải thể. Trong báo cáo đó cần có cam kết về việc doanh nghiệp đã thanh toán hết các khoản nợ bao gồm cả nợ thuế cũng như giải quyết các quyền lợi hợp pháp của người lao động.

- Nếu trong trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh và văn phòng đại diện thì doanh nghiệp phải nộp kèm theo hồ sơ giải thể hay hồ sơ chấm dứt hoạt động của chính chi nhánh, văn phòng đại diện đó.

2.2. Thủ tục giải thể công ty diễn ra như thế nào?

Mỗi công ty khi tiến hành giải thể sẽ phải chuẩn bị bộ hồ sơ với nhiều loại giấy tờ khác nhau. Tùy thuộc vào tình hình kinh doanh của công ty mà việc chuẩn bị các giấy tờ sẽ mất nhiều hay ít thời gian. Tuy nhiên khi tiến hành giải thể các công ty đều phải thực hiện theo những thủ tục cơ bản viecday365 liệt kê sau đây:

Bước đầu tiên là thông qua quyết định giải thể công ty.

Với quyết định giải thể công ty cần trình bày đầy đủ các nội dung như: Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính của công ty; Lý do mà công ty giải thể; Thời hạn và thủ tục thanh lý hợp đồng, thanh toán các khoản nợ của công ty (Lưu ý thời hạn thanh toán nợ và thanh lý hợp đồng không được vượt quá 06 tháng tính từ ngày thông qua quyết định giải thể); Trình bày phương án xử lý đối với các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng lao động; Họ và tên, chữ ký người đại diện  công ty theo pháp luật.

Bước tiếp theo công ty sẽ tiến hành thanh lý tài sản.

Đối với việc thanh lý tài sản công ty được trực tiếp thực hiện bởi chủ sở hữu công ty, Hội đồng quản trị. Nếu như điều lệ công ty có quy định thành lập tổ chức thanh lý riêng thì sẽ tiến hành lập tổ chức và thực hiện thanh lý.

Bước cuối cùng chính là gửi hồ sơ đến các cơ quan quản lý có thẩm quyền.

Với mỗi loại giấy tờ thủ tục trong hồ sơ sẽ được gửi đến những cơ quan quản lý khác nhau. Điển hình như:

Thủ tục công bố giải thể doanh nghiệp sẽ được gửi tới Sở Kế hoạch và đầu tư; Thủ tục chốt nghĩa vụ bảo hiểm hay chốt sổ bảo hiểm sẽ gửi tới cơ quan bảo hiểm; Với thủ tục quyết toán đóng cửa mã số thuế công ty cần gửi tới Cơ quan thuế; Phần xác nhận nghĩa vụ hải quan công ty gửi tới cơ quan Hải quan; Gửi đến các chủ nợ và người có quyền lợi, nghĩa vụ có liên quan phương án giải quyết nợ (Khi gửi phương án giải quyết nợ cần ghi rõ các thông tin liên quan đến tên, địa chỉ của chủ nợ, số nợ hiện có, thời gian thanh toán nợ, phương thức và địa điểm thanh toán nợ cùng với cách thức giải quyết khiếu nại của chủ nợ); 

Trong thời hạn là 07 ngày kể từ ngày công ty ban hành quyết định giải thể thì quyết định phải được niêm yết công khai tại tất cả trụ sở chính, văn phòng đại diện và chi nhánh của doanh nghiệp.

Tình trạng doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể phải được thông báo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đính kèm theo đó là quyết định giải thể và phương án giải quyết nợ nếu như công ty còn tồn đọng các khoản nợ.

Căn cứ theo hồ sơ quyết toán thuế của công ty mà cơ quan thuế sẽ đưa ra bản kiểm tra thuế. Những thông tin này sẽ được chuyển đến Sở Kế hoạch và Đầu tư để tiếp thực hiện thủ tục đóng mã số thuế. Và cuối cùng là giải thể doanh nghiệp tại chính Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Xem thêm: Tìm hiểu thủ tục thay đổi người đứng tên trên giấy phép kinh doanh

3. Một vài điểm cần chú ý trong quá trình làm hồ sơ giải thể

Trong quá trình là hồ sơ giải thể sẽ có một vài điểm mà bạn cần lưu ý để quá trình giải thể diễn ra nhanh chóng, tránh việc mất nhiều thời gian.

Rà soát lại về việc công ty đăng ký chi nhánh hay văn phòng đại diện. Nếu như công ty có đăng ký văn phòng đại diện cần làm thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp hiện nay không còn bị giới hạn về thời gian thanh toán nợ và thanh lý hợp đồng. Tuy nhiên khi có thông báo quyết định giải thể gửi đến phòng đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ này.

Khi bản cứng hồ sơ được nộp lên Sở Kế hoạch – Đầu tư, công ty cũng cần lưu ý, bên cạnh những loại giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật, cũng cần chuẩn bị thêm các loại giấy tờ khác. Đó là bản photo giấy chứng minh nhân dân của người đã thực hiện thủ tục nộp hồ sơ qua mạng (Nên mang theo cả bản gốc để đối chiếu), hai loại giấy tờ được Sở gửi về sau khi nộp thành công hồ sơ qua mạng là thông báo hồ sơ hợp lệ và giấy biên nhận.

Việc lập một bộ hồ sơ giải thể công ty có ý nghĩa vô cùng quan trọng nhưng không phải ai cũng có thể chuẩn bị bộ hồ sơ đó tốt nhất. Mong rằng những thông tin bạn vừa nhận được qua bài viết sẽ giúp cho bạn có thêm những hiểu biết khi làm hồ sơ giải thể công ty và bạn có thể tự mình chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn thiện nhất.