File mềm hồ sơ xin việc là gì - Cách ứng tuyển việc làm online

1. Định nghĩa file mềm hồ sơ xin việc là gì?

File mềm của một hồ sơ xin việc là một bản sao kỹ thuật số của hồ sơ xin việc của bạn, chủ yếu là CV xin việc. Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn đính kèm bản sao sơ ​​yếu lý lịch của mình vào email xin ứng tuyển. Một phiên bản khác của file mềm có thể là một liên kết đến phiên bản trực tuyến của hồ sơ xin việc của bạn.

Trong khi file mềm hồ sơ xin việc của bạn là phiên bản kỹ thuật số, thì bản cứng là phiên bản vật lý hoặc bản in. Tại Việt Nam, đối với hầu hết các doanh nghiệp từ lớn tới nhỏ, trước khi được gọi phỏng vấn, họ thường sẽ yêu cầu bạn gửi file mềm hồ sơ xin việc trước. Sau đó, khi vượt qua vòng này, khi đi phỏng vấn hoặc trước khi được nhận làm việc, bạn cũng sẽ cần nộp hồ sơ bản in.

Thông thường, file mềm hồ sơ xin việc mà nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên gửi chủ yếu cần bao gồm CV, nguyên nhân là do đây là tài liệu quan trọng nhất để họ đánh giá năng lực của từng ứng viên. Sau đó, khi quá trình này suôn sẻ, họ mới đi đến các bước tiếp theo, yêu cầu một bộ hồ sơ giấy đầy đủ hơn để đáp ứng đủ điều kiện liên quan đến hợp đồng và pháp lý.

Xem thêm: Mách bạn cách gửi hồ sơ xin việc qua đường bưu điện đơn giản

2. Lý do các nhà quản lý tuyển dụng yêu cầu file mềm hồ sơ xin việc

Các nhà quản lý tuyển dụng yêu cầu file mềm hồ sơ xin việc vì nhiều lý do, bao gồm những lý do sau:

- Tổ chức dễ dàng:

Không giống như hồ sơ xin việc bản cứng, file mềm hồ sơ xin việc không chiếm dung lượng vật lý vì chúng nằm trên máy tính. Người quản lý thuê có thể dễ dàng tìm và sắp xếp chúng.

- Quy trình nhanh hơn:

Xin vui lòng gửi tệp mềm hồ sơ xin việc ngay lập tức. Việc gửi hồ sơ xin việc bản in trực tiếp có thể mất vài ngày và đôi khi tài liệu có thể bị thất lạc giữa các thủ tục giấy tờ khác. Khi nó được gửi qua email hoặc thông qua một trang web việc làm, bạn có thể chắc chắn rằng người quản lý tuyển dụng sẽ nhận được nó trong vòng vài giây.

- Quản lý dễ dàng:

Vì người quản lý tuyển dụng có thể nhận được nhiều hồ sơ xin việc, họ thường thích file mềm hồ sơ xin việc hơn vì họ có thể chạy chúng thông qua hệ thống theo dõi ứng viên. Với một bản cứng, họ sẽ phải dành nhiều thời gian hơn để quét nó vào máy tính của họ. Hệ thống theo dõi ứng viên quét hồ sơ xin việc để tìm các từ khóa có liên quan và chuyển qua hồ sơ xin việc bao gồm các từ và cụm từ có liên quan đến mô tả công việc.

3. Mẹo để gửi file mềm hồ sơ xin việc

Gửi hồ sơ xin việc của bạn là một trong những phần quan trọng nhất trong quá trình tìm kiếm một công việc mới. Vì vậy, hãy làm cho hồ sơ xin việc của bạn nổi bật bằng cách suy nghĩ về cách bạn gửi nó đến nhà tuyển dụng. Dưới đây là một số mẹo để gửi file mềm hồ sơ xin việc của bạn:

- Đưa vào các từ khóa và cụm từ có liên quan.

- Sử dụng một mẫu hồ sơ xin việc dễ đọc.

- Chọn định dạng tệp phù hợp.

- Đặt tên và định dạng file đúng yêu cầu.

- Gửi thư đính kèm file mềm hồ sơ xin việc.

3.1. Đưa vào các từ khóa và cụm từ có liên quan

Vì nhiều công ty sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên, hãy tối ưu hóa file mềm hồ sơ xin việc của bạn với các từ khóa và cụm từ liên quan đến vai trò mà bạn đang ứng tuyển. Để làm điều này, hãy đọc qua mô tả công việc và nêu bật tất cả các kỹ năng cần thiết cho công việc.

Sau đó, hãy nghĩ xem bạn có những kỹ năng nào và đưa chúng vào hồ sơ xin việc của bạn. Đảm bảo bao gồm các từ khóa một cách tự nhiên để hệ thống không gắn cờ hồ sơ xin việc của bạn vì việc lạm dụng từ khóa.

Xem thêm: Cách sắp xếp hồ sơ xin việc chuẩn chỉ và những lưu ý cần biết

3.2. Sử dụng mẫu hồ sơ xin việc dễ đọc

Sau khi đi qua hệ thống theo dõi ứng viên, một người nào đó chẳng hạn như người quản lý tuyển dụng tiếp tục chọn lọc, thu hẹp phạm vi hồ sơ mà họ nhận được. Để tăng cơ hội trúng tuyển, hãy đảm bảo rằng hồ sơ xin việc của bạn dễ đọc và bao gồm tất cả các kỹ năng, bằng cấp và kinh nghiệm làm việc có liên quan của bạn.

Để làm được điều này, các bạn cũng cần biết cách làm hồ sơ sao cho khoa học, chuyên nghiệp và đẹp mắt. Cách tốt nhất chính là lựa chọn các mẫu có sẵn trên các trang web hỗ trợ, họ sẽ cung cấp cả hướng dẫn cụ thể, cũng như cho phép bạn truy cập và tải đa dạng mẫu với nhiều màu sắc và kết cấu mang tính thẩm mỹ.

3.3. Chọn định dạng tệp phù hợp

Hai định dạng tệp phổ biến nhất cho hồ sơ xin việc là PDF hoặc Word. Các nhà tuyển dụng thường chỉ định định dạng tệp mà họ mong muốn, hoặc cũng có thể do nhận diện trên hệ thống chỉ phù hợp với một số tệp nhất định. Nguyên nhân là do hầu hết các máy tính đều có thể mở tài liệu PDF và một lợi thế của PDF là định dạng mà tài liệu không thể bị sửa đổi. Khi đó, file mềm hồ sơ xin việc khi đến với nhà tuyển dụng sẽ được đảm bảo được toàn vẹn.

Tài liệu Word thường cũng khá phổ biến để gửi đi, nhưng hãy đảm bảo rằng định dạng giống nhau trên các trình xem tệp khác nhau trước khi gửi cho nhà tuyển dụng. Hệ thống theo dõi người nộp đơn đôi khi sẽ dễ dàng hơn khi đọc các tài liệu Word.

Nếu bạn cho rằng nhà tuyển dụng có khả năng sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên, tốt nhất bạn nên gửi hồ sơ xin việc của mình dưới dạng tài liệu Word. Nếu bạn nghĩ rằng một người quản lý tuyển dụng sẽ xem xét hồ sơ xin việc của bạn ngay lập tức, hãy gửi nó dưới dạng PDF. Tốt nhất bạn nên gửi tài liệu của bạn ở định dạng tệp mà nhà tuyển dụng yêu cầu trong mô tả công việc.

3.4. Đặt tên tệp của bạn một cách thích hợp

Một điều quan trọng khi gửi file mềm hồ sơ xin việc chính là nên đặt tên tệp của bạn trông chuyên nghiệp và phù hợp. Điều này sẽ giúp người quản lý tuyển dụng thấy rằng bạn đang chú ý đến từng chi tiết và nó giúp họ nhận diện hồ sơ xin việc của bạn dễ dàng hơn. Dưới đây là một số cách chuyên nghiệp để đặt tên tệp:

- NguyenDucThanh - CV.doc

- Thanh-Marketing-Manager-Resume.pdf

3.5. Gửi file mềm hồ sơ xin việc qua email

Đây là bước cuối cùng và cũng đặc biệt quan trọng để hoàn tất vòng nộp hồ sơ online. Nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ yêu cầu bạn gửi một email với một chủ đề định sẵn, hoặc nếu không thì bạn cũng phải tự đặt sao cho người đọc thư có thể thấy ngay mục đích bạn gửi là để làm gì. Nội dung thư sẽ tóm tắt bạn là ai, đọc thông tin tuyển dụng ở đâu và mong muốn ứng tuyển vào vị trí nào.

Tiếp đến, hãy đính kèm file mềm hồ sơ xin việc vào thư đó và kết thúc thư với một lời cảm ơn để thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự. Các bạn chú ý cách viết sao cho có đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ, thưa gửi đầy đủ để bày tỏ sự tôn trọng với nhà tuyển dụng.

Mong rằng những thông tin xoay quanh file mềm hồ sơ xin việc mà viecday365.com chia sẻ sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về quy trình tuyển dụng online, cũng như sẽ vận dụng thật tốt trong công việc này nhé!