[Bật mí] Cách sắp xếp kho hàng cực khoa học, cực hợp lý

1. Cách sắp xếp kho hàng khoa học

Cách sắp xếp hàng hóa khoa học sẽ giúp người quản lý dễ dàng hơn trong việc việc cũng như đảm bảo kiểm soát tốt nhất với hàng hóa trong kho. Để làm được điều đó, viecday365.com bất mí đến bạn một số cách sắp xếp kho hàng tối ưu và dễ dàng trong việc quản lý, kiểm soát như sau:

1.1. Cách sắp xếp hàng trong kho theo mã SKU

Cách sắp xếp kho hàng mà nhiều người quản lý khi vẫn thường sử dụng và sử dụng nhiều hiện này đó là dùng mã SKU – Stock Keeping Unit là mã hàng hóa, cách sắp xếp hàng hóa này cũng rất là hiệu quả và thường dễ dàng hơn khi số liệu lên phần mềm của công ty. Mã hàng hóa là chuỗi ký tự có thể là chữ số hoặc cả chữ và số để đánh dấu vị trí của hàng hóa trong kho và lưu trữ giúp dễ dàng kiểm soát hơn.

Từ đó nhân viên kho có thể nhìn vào mã SKU này để nhanh chóng tìm ngay được khu vực lưu trữ và chính xác hàng hóa cần là gì, mã SKU này sẽ được đặt dựa theo khu lưu trữ, dãy lưu trữ, tầng lưu trữ, ổ lưu trữ, màu sắc và size hay loại hàng hóa để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm hàng hóa.

Quy cách đặt mã SKU không có quy chuẩn và sẽ được từng công ty quy định riêng nhằm giúp việc quản lý hàng hóa trong kho được khoa học và hợp lý nhất. Tuy nhiên mã SKU này là bắt buộc phải có trong cách sắp xếp kho hàng ở bất kỳ một công ty hay doanh nghiệp nào hiện nay.

1.2. Cách sắp xếp hàng hóa trong kho theo chủng loại và theo từng khu vực

Phần hàng hóa trong kho theo từng khu vực cụ thể để đưa các hàng hóa và mặt hàng phù hợp vào từng khu vực khác nhau, điều này giúp việc bảo quản dễ dàng hơn, cách sản phẩm đảm bảo không làm ảnh hưởng lẫn nhau dẫn đến tình trạng kém chất lượng.

Đặc biệt đối với hàng có giá trị cao hoặc có những cách thức bảo quản khác biệt cần phải có các tính năng trong cách sắp xếp kho hàng một cách hợp lý nhất để đảm bảo hàng hóa an toàn, không ảnh hưởng đến chất lượng khi sử dụng và đảm bảo đúng với yêu cầu bảo quản từ nhà sản xuất.

1.3. Cách sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc FIFO

Nguyên tắc FIFO – First in, First out có nghĩa nghĩa là thực hiện cách sắp xếp hàng trong khoa theo nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước, điều này đảm bảo hạn sử dụng của hàng hóa được đảm bảo và không để hàng tồn kho quá lâu.

Khi bố trí sắp xếp kho hàng, cần đầy hàng mới nhập kho vào phía trong và hàng cũ đã nhập kho trước đó ra phía trước để xuất hàng đi trước. Đây là cách sắp xếp thường được áp dụng với những sản phẩm dễ hư hỏng khi để lâu ngày như thực phẩm, thời trang, hàng công nghệ, hàng tiêu dùng có hạn sử dụng,…

1.4. Cách sắp xếp kho hàng theo nguyên tắc LIFO

Nguyên tắc LIFO trong cách sắp xếp kho hàng là Last in, First out có nghĩa là hàng nhập sau xuất trước, nguyên tắc này trái ngược với nguyên tắc FIFO ở trên. Đây là nguyên tắc được áp dụng đối với các mặt hàng không bị giới hạn về mặt thời gian lưu trữ, cũng như hạn sử dụng thường rất lấu, tồn kho lâu cũng không bị hư hỏng như vật liệu xây dựng,…

Cách sắp xếp kho hành theo nguyên tắc LIFO này sẽ ưu tiên cách hàng nhập sau sẽ xuất đi trước để giúp doanh nghiệp cân đối được hiệu quả nhất với chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp, hợp lý nhất.

1.5. Cách sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc FEFO

Nguyên tắc FEFO có thể hiểu là First Expired, First out – hàng hết hạn trước xuất trước hoặc First Ended, First out – hàng cuối cùng xuất trước. Đây đều là cách sắp xếp hàng hóa dựa trên hạn sử dụng của sản phẩm để nhằm đẩy những sản phẩm có hạn sử dụng còn ngắn hơn đi trước và những sản phẩm còn hạn sử dụng dài hơn sẽ được đầy về phía sau. Các sản phẩm cuối cùng trong kho sau khi rà soát một lượt phát hiện thấy đã lưu trữ trong kho rất lâu thì cũng cần phải được ưu tiên để xuất đi trước.

Tìm việc làm kho vận

1.6. Cách sắp xếp hàng hóa khi kho không có ô kệ

Trong kho hàng khi không có các ô kệ để sắp xếp và phân loại hàng hóa, bạn có thể thực hiện cách dùng những ván lót để ngăn cách các mặt hành với nhau. Khi thực hiện cách sắp xếp hàng hóa trong kho hàng như vậy thì bạn cần tiến hành để sản phẩm có trọng lượng nặng và kích thước lớn xuống dưới, các hàng nhẹ ở trên và đặc biệt đó là không chất hàng lên quá cao có thể khiến sản phẩm ở dưới bị biến dạng hoặc đổ vỡ không đáng có.

1.7. Cách sắp xếp kho khi thường xuyên xuất hàng lẻ

Trong trường hợp kho hàng của bạn thường xuyên phải xuất hàng lẻ thì bạn có hai cách sắp xếp kho hàng là:

+ Cách thứ nhất, bạn cần lưu trữ hàng thường xuyên xuất lẻ tại khu riêng và hàng nguyên đai, nguyên kiện tổ chức lưu trữ tại một khu riêng.

+ Cách thứ hai, nên sắp xếp hàng hóa xuất lẻ ở tầng dưới với kho hàng có hệ thống ô kệ, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng lấy hàng hóa hơn. Còn đối với các sản phẩm hàng hóa nguyên đai, nguyên kiện ít xuất đi hơn thì bạn nên để ở các tầng phía trên.

1.8. Sử dụng Pallet trong cách sắp xếp kho hàng hợp lý

Trong các sắp xếp kho hàng không thể thiếu đi việc sử dụng Pallet – xe nâng để bốc dỡ hàng hóa và sắp xếp hàng hóa lên kệ. Đây là cách sử dụng đối với kho thường xuyên bị ẩm hoặc nên dễ bị ngập vào mùa mưa để đảm bảo hàng hóa không bị ảnh hưởng và được bảo quản một cách tốt nhất.

2. Một vào điều trong cách sắp xếp kho hàng bạn cần chú ý

Trong cách sắp xếp kho hàng hợp lý, bạn cần phải lưu ý đến một số vấn đề như sau:

2.1. Tách biệt các khu vực trong kho

Khi kho hàng của bạn lớn cần tiến hành tách riêng các khu vực nhỏ với nhau, tác các khu vực cách xa từ 3 – 5m để dễ dàng hơn trong việc nhận biết cách khu vực và quản lý hàng hóa trong kho cũng dễ dàng hơn rất nhiều.

Đặc biệt việc tách riêng các khu vực ra xa này cũng giúp giảm những tác động xấu của các hàng hóa lên nhau trong cách bảo quản và lưu trữ tại kho. Điều này còn giúp giảm tỷ lệ họa hoạn, cũng dễ dàng hơn trong việc di chuyển.

2.2. Phải có nơi soạn hàng riêng

Trong cách sắp xếp kho hàng chuyên nghiệp phải có một nơi soạn hàng riêng và đủ rộng để phân loại hàng hóa trước khi sắp xếp chúng vào các khu vực, kệ để phù hợp và khoa học.

2.3. Tổ chức lối đi khoa học

Phải sắp xếp các lối đi chính hướng ra cửa chính hoặc đặc biệt là kho hàng các lối đi phải phù hợp và thuận tiện nhất cho việc vận chuyển và xuất kho. Việc để các lối đi khoa học giúp hàng hóa thông thoáng là một trong những cách giúp bảo quản hàng hóa hiệu quả.

Lối đi khoa học nhưng cũng tiết kiệm không gian để lưu trữ hàng hóa được tốt nhất. Ngoài ra phải thường xuyên dọn dẹp và luôn phải gọn gàng trong cách sắp xếp hàng hóa trong kho.

2.4. Lên sơ đồ về sắp xếp kho hàng

Lập sơ đồ về vị trí các khu vực lưu trữ hàng hóa chính xác đối như thực tế, điều này giúp nhân viên kho dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm hàng hóa cần thiết và nhanh chóng. Khi có bất kỳ một sản phẩm nào bị thay đổi cần phải cập nhật thông tin ngay cho các nhân viên kho được nắm bắt để tránh tình trang tìm kiếm lâu không thể tìm thấy hàng hóa khi hàng quá nhiều.

2.5. Xử lý các sự cố về sắp xếp hàng hóa nhanh chóng

Khi có những sự cố bất ngờ xảy ra trong khó, nếu nhà người quản lý kho biết cách sắp xếp kho hàng một cách hợp lý và có những lối thoát hiểm nhanh chóng sẽ giúp giảm tình trạng thiệt hại và xử lý hiệu quả nhất với các tình huống không mong muốn xảy ra.

2.6. Phải có khu vực dành riêng với hàng có vấn đề

Với hàng lỗi, hàng bị hư hỏng cần được sắp xếp tại một khu riêng để chờ xử lý. Điều này giúp giảm ảnh hưởng của các sản phẩm lối đối với các sản phẩm còn nguyên vẹn, đặc biệt là tránh được việc xuất đi nhầm hàng kém chất lượng và hàng lỗi cho khách, điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến uy tin của công ty.

Tìm việc làm trưởng phòng kho vận

3. Một số sai lầm cần tránh trong cách sắp xếp kho hàng hiện nay

Không phải ai cũng có cách sắp xếp kho hàng hiệu quả, hợp lý và khoa học cả, đôi khi sẽ có những trường hợp bị rơi vào sai lầm trong cách sắp xếp hàng hóa trong kho như:

3.1. Bảo quản sai cách

Bảo quản hàng hóa trong kho không đúng với hướng dẫn của nhà sản xuất khiến hàng bị hỏng và giảm chất lượng, nhiều khi còn gây ảnh hưởng đến những hàng hóa khác, điều này khiến ảnh hướng rất nhiều đến tài chính của công ty.

3.2. Cách sắp xếp thiếu khoa học

Cách sắp xếp hàng hóa không khoa học, tập trung nhiều loại hàng hóa khác nhau vào một ô, một khu vực. Điều này không chỉ gây khó khăn cho nhân viên trong việc tìm kiếm hàng hóa, mà còn có thể dẫn đến sai lầm trong việc bảo quản các loại hàng hóa khác nhau.

Cách sắp xếp thiếu khoa học này sẽ làm tốn thời gian của việc tìm kiếm hàng hóa và công sức trong việc kiểm kê đối với nhân viên quản lý kho. Dẫn đến tình trạng hỗn độn, khó kiểm soát và nhiều vấn đề khác xảy ra.

Xem thêm: Tìm việc làm thủ kho

3.3. Mức hàng tồn kho không xác định chính xác

Một trong cách sắp xếp kho hàng mà nhiều người đang mắc phải sai lầm đó chính là không kiểm soát được lượng hàng hóa tồn kho, không đẩy các hàng hóa cũ, còn hạn sử dụng ít lên trước đi xuất đi trước. Đây là một cách lỗ hỏng rất lớn trong các quản lý kho hàng mà một người quản lý chưa hiệu quả, cần phải có biện pháp khắc phục nhanh chóng để đảm bảo không làm ảnh hướng đến tài chính của công ty và nhiều vấn đề khác có liên quan.

3.4. Số liệu trên phần mềm quản lý và thực tế không thống nhất

Sai lầm khác mà trong cách sắp xếp kho hàng thường gặp phải đó chính là số liệu trên phần mềm quản lý được nhập khác với số liệu thực tế tại kho, việc khác số liệu này có thể do việc sắp xếp chưa khoa học hoặc có lỗ hổng nào đó trong quy trình sắp xếp hàng hóa tại kho bị rối loạn hoặc làm không chính xác.

Điều này dẫn đến tình trạng hàng hóa thất lạc và có thể lẫn đâu đó trong những khu hàng khác, hậu quả xấu nhất có thể xảy ra đó chính là giao nhầm hàng cho khách, xuất sai hàng ra khỏi kho,..

3.5. Không thường xuyên kiểm kê hàng

Việc không thường xuyên kiểm kê hàng để biết được cách sắp xếp hàng hóa tại kho đã hiệu quả hay chưa chính là điều sai lầm đối với những người quản lý kho bảo thủ. Việc kiểm kê cũng giúp nhân viên kho biết được hàng hóa nào cần sắp xếp lên trước để đảm bảo ưu tiên hàng đầu được xuất trước đảm bảo thu lại doanh thu tốt nhất và ổn định cho công ty, tránh được tình trang để hàng tồn kho quá lâu và không kiểm soát được khiến hàng bị hỏng, bị quá hạn và buộc phải bỏ hàng.

Qua chia sẻ về cách sắp xếp kho hàng khoa học, hợp lý trong bài viết này giúp bạn biết được nên áp dụng cách sắp xếp nào để thành công và hiệu quả nhất trong công tác quản lý kho. Hy vọng với những thông tin được chia sẻ trong bài viết này sẽ có ích đối với bạn, đặc biệt là các bạn làm việc tại kho hàng trong bộ phần kho vận hiện nay.