Phân tích ưu và nhược điểm của các cách ghi sổ sách bán hàng phổ biến

1. Cách ghi sổ sách bán hàng bằng sổ giấy

1.1. Tổng quan về cách ghi sổ sách bán hàng bằng sổ giấy

Sổ sách bán hàng bằng sổ giấy là phương pháp truyền thống đã được áp dụng từ rất lâu. Sau này, sổ sách bán hàng được ghi chép trên các bảng tính Excel hay các phần mềm khác cũng ứng dụng từ những nguyên lý ghi chép sổ sách bán hàng truyền thống trên giấy.

Sổ giấy chỉ phù hợp với những cửa hàng tư nhân hoặc hộ gia đình quy mô nhỏ, khi mà các mặt hàng có số lượng và chủng loại ít. Hơn nữa, số giao dịch mỗi ngày hoặc mỗi tuần không quá nhiều, giá trị giao dịch không lớn và tương đối dễ quản lý.

Cùng tìm hiểu về những ưu và nhược điểm của cách ghi sổ sách bán hàng bằng sổ giấy truyền thống trong phần tiếp theo nhé!

1.2. Ưu và nhược điểm của cách ghi sổ sách bán hàng bằng sổ giấy

1.2.1. Ưu điểm của cách ghi sổ sách bán hàng bằng sổ giấy

Sổ sách bán hàng bằng sổ giấy truyền thống tương đối linh hoạt. Bạn chỉ cần một cuốn sổ, một cái bút và có thể ghi chép bất cứ lúc nào, đặc biệt là ngay sau khi hoàn thành một giao dịch, vô cùng tiện lợi. Hơn nữa, bạn cũng có thể ghi chú, thêm hoặc bớt một vài nội dung nào đó.

Thêm vào đó, việc có thể ghi chép lại ngay sau khi hoàn thành giao dịch sẽ tránh được những trường hợp quên không ghi chép hoặc ghi chép sai lệch số liệu so với thực tế. Người bán hàng cũng có thể nắm rõ được số lượng hàng bán ra, hàng hóa loại nào đang được khách hàng ưa chuộng để từ đó có kế hoạch nhập thêm hàng về bán.

Mặt khác, việc quản lý bán hàng thông qua ghi chép sổ sách bán hàng bằng sổ giấy truyền thống cũng không hề tốn kém. Giá thành của một cuốn sổ và bút là rất rẻ.

1.2.2. Nhược điểm của cách ghi sổ sách bán hàng bằng sổ giấy

Như đã đề cập trước đó, phương pháp ghi chép sổ sách bán hàng bằng sổ giấy chỉ thực sự phù hợp với những cửa hàng có quy mô nhỏ lẻ, có ít mặt hàng, các mặt hàng có giá trị không cao và số lượng giao dịch phát sinh trong ngày ít.

Với những cửa hàng quy mô lớn, bán nhiều mặt hàng, nhiều hàng hóa giá trị cao và số lượng giao dịch trong ngày nhiều thì sổ sách bán hàng bằng sổ giấy không còn phù hợp nữu. Dung lượng thông tin có thể ghi vào trong sổ quá ít và không đáp ứng được yêu cầu về ghi chép các giao dịch bán hàng trong hoàn cảnh hiện nay.

Hơn nữa, nếu cửa hàng có quy mô lớn hoặc có nhiều cơ sở thì sẽ gặp khó khăn trong khâu đồng bộ dữ liệu ghi chép tại các cửa hàng. Việc quản lý, rà soát và tra cứu lại thông tin cũng gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là đối với những giao dịch phức tạp hoặc giao dịch đã xảy ra rất lâu trước đây.

Phương pháp ghi sổ sách bán hàng bằng sổ giấy truyền thống cũng có hạn chế rất lớn về tính bảo mật và lưu trữ. Sổ sách có thể bị hỏng do mối mọt, ẩm mốc… nếu không được cất giữ cẩn thận.

Mặt khác, khi cần làm báo cáo tuần, tháng hoặc quý thì sẽ mất rất nhiều thời gian để truy xuất dữ liệu. Hơn nữa, đôi khi bạn sẽ cần thêm thời gian để xử lý dữ liệu. Chưa kể việc ghi chép nhầm lẫn sẽ mất tương đối nhiều thời gian để kiểm chứng, đối chiếu và chỉnh lý dữ liệu.

1.3. Nguyên tắc ghi sổ sách bán hàng bằng sổ giấy

Tất cả những gì bạn cần chuẩn bị là sổ và bút. Bạn có thể chuẩn bị nhiều hơn một cuốn sổ cho nhiều nội dung cần ghi chép.

Nếu kinh doanh dịch vụ ăn uống, bạn cần ghi chép rõ ràng các loại nguyên vật liệu, hàng hóa nhập, hàng hóa tồn kho, các loại nguyên vật liệu được sử dụng trong ngày. Những thông tin bạn cần ghi chép bao gồm: Tên các loại nguyên vật liệu hoặc các mặt hàng, số lượng mỗi loại, thời gian nhập hoặc xuất hàng, tình trạng nguyên vật liệu hoặc hàng hóa khi nhập xuất, giá thành…

Bên cạnh đó, bạn cũng cần ghi chép lại tất cả các giao dịch phát sinh trong ngày để cuối ngày tổng kết doanh thu và công nợ. Nếu có những khoản chi phí hoặc khoản thu khác phát sinh thì bạn cũng cần ghi chép lại một cách cẩn thận.

2. Cách ghi sổ sách bán hàng sử dụng Excel

Excel là công cụ rất quen thuộc đối với những người làm việc trong ngành Kế toán và cũng là công cụ rất thích hợp để ghi sổ sách bán hàng. Sổ sách bán hàng được ghi chép trên Excel phù hợp với những cơ sở kinh doanh quy mô nhỏ hoặc vừa. Phương pháp này cũng phù hợp với quán ăn, cửa hàng không phát hành hóa đơn và chỉ cần tổng kết lại số liệu vào mỗi cuối ngày.

Mặc dù Excel miễn phí và linh hoạt hơn rất nhiều so với phương pháp ghi sổ sách bán hàng sử dụng sổ giấy truyền thống, tuy nhiên tính bảo mật chưa thực sự cao. Excel cũng không phù hợp với những cửa hàng có quy mô lớn hoặc có nhiều chi nhánh.

2.1. Ưu điểm của cách ghi sổ sách bán hàng sử dụng Excel

Ưu điểm dễ nhận thấy nhất của cách làm này đó là hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể sử dụng bao nhiêu bảng tính tùy thích, tạo và lưu trữ số lượng lớn bảng tính mà không cần bỏ ra bất kỳ khoản chi phí nào.

Hơn nữa, trong Excel cũng có sẵn hệ thống hàng và cột, cùng với đó là các công thức giúp cho việc nhập và quản lý dữ liệu có thể được thực hiện một cách khoa học, nhanh chóng và chính xác. Từ các bảng tính Excel bạn cũng có nhiều cách để phân tích dữ liệu. Việc lưu trữ, bổ sung, xóa bớt hoặc truy xuất dữ liệu cũng có thể được thực hiện rất dễ dàng.

2.2. Nhược điểm của cách ghi sổ sách bán hàng sử dụng Excel

Không thể phủ nhận là cách ghi sổ sách bán hàng sử dụng Excel có rất nhiều ưu điểm, tuy nhiên cách làm này cũng có một số nhược điểm nhất định. Trước tiên, bạn cần có máy tính và cần biết cách sử dụng Excel thì mới có thể áp dụng cách làm này.

Bạn cũng cần học hỏi nguyên tắc và cách phân chia các hàng, cột sao cho dễ dàng nhập dữ liệu và quản lý dữ liệu nhất. Xét về tính bảo mật thì mức độ bảo mật của Excel là không cao, dễ dàng bị chỉnh sửa mà bạn không thể truy vết được.

Để áp dụng phương pháp ghi sổ sách bán hàng sử dụng Excel bạn cần học tập cách sử dụng và những tính năng của phần mềm này. Hơn nữa, bạn cũng cần tham khảo những file mẫu để biết cách khai thác hiệu quả các hàng và cột trong Excel.

3. Cách ghi sổ sách bán hàng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng 365

Như đã phân tích trong phần trước, phương pháp ghi sổ sách bán hàng sử dụng Excel mặc dù có nhiều cải tiến hơn so với cách ghi sổ sách bán hàng loại sổ giấy truyền thống, tuy nhiên chưa thực sự tối ưu.

Phương pháp tối ưu nhất hiện nay là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và hệ thống máy quét mã vạch như cách mà các cửa hàng lớn, siêu thị hay trung tâm thương mại đang áp dụng.

Với phần mềm quản lý bán hàng 365, bạn sẽ được tiếp cận với một bộ giải pháp toàn diện và đồng bộ trong quản lý bán hàng. Các giao dịch sẽ được tự động cập nhật và lên hóa đơn. Số liệu về các giao dịch trong ngày, doanh thu, hàng hóa vào ra, hàng hóa tồn kho… cũng được cập nhật theo thời gian thực vô cùng tiện lợi.

Trên đây là thông tin về cách cách ghi sổ sách bán hàng và ưu nhược điểm của mỗi cách. Mỗi cách ghi sổ sách bán hàng được đề cập đến trong bài viết lại phù hợp hơn cả trong mỗi trường hợp khác nhau. Bạn cần dựa trên quy mô cửa hàng, đặc điểm của các giao dịch và ưu nhược điểm của mỗi cách để lựa chọn ra cách làm phù hợp nhất. Quản lý bán hàng đúng cách và hiệu quả sẽ giúp cửa hàng của bạn ngày càng phát triển hơn.